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企業(yè)面對(duì)體系審查如何更好地迎檢?八大項(xiàng)。

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-11-15  來源:制藥人職場(chǎng)加油站
核心提示:企業(yè)面對(duì)體系審查如何更好地迎檢?八大項(xiàng)。
   所有的準(zhǔn)備,都是為了更好取得更好的結(jié)果。
 
  但是,并不是所有的準(zhǔn)備,都會(huì)有更好的結(jié)果的。策略很重要,但也不是很重要。條框是死的,人是活的。
 
  一個(gè)教訓(xùn),不管你做了多少準(zhǔn)備,還是需要靈活、應(yīng)變。
 
  一、迎審準(zhǔn)備
 
  1、對(duì)認(rèn)證人員要熱情大方:
 
  熱情、友好地詢問認(rèn)證人員有沒有忌口,有沒有名字信仰,有沒有機(jī)會(huì)以便在安排上予以注意。
 
  大方、說話要注意禮貌,要尊敬長(zhǎng)者,要尊重婦女。
 
  2、要選擇好安全衛(wèi)生路線
 
  安全路線、根據(jù)企業(yè)特點(diǎn),給認(rèn)證人員佩戴勞保用品講解安全注意事項(xiàng)及應(yīng)急響應(yīng)程序,走不易發(fā)生事故(事件)的地點(diǎn),選擇不易發(fā)生事故(事件)的時(shí)間。
 
  衛(wèi)生路線、在認(rèn)證人員必須走的路線、必須去的地方、視力所及的部位要徹底打掃衛(wèi)生并保持住。
 
  3、要對(duì)相關(guān)方做出妥善安排
 
  4、對(duì)本組織的人員要強(qiáng)調(diào)紀(jì)律
 
  5、要注意現(xiàn)場(chǎng)人員的安排
 
  6、在認(rèn)證前要統(tǒng)一文件的版本
 
  二、開好首次會(huì)議
 
  1、與審核組商議參加人員范圍
 
  2、首次會(huì)議由認(rèn)證機(jī)構(gòu)主持,并注意:
 
  不喧賓奪主,安排好主賓席位;
 
  不遲到,要提前10分鐘左右到場(chǎng);
 
  “一把手”應(yīng)參加,如確實(shí)參加不了要加以說明;
 
  管理者代表不缺席
 
  3、記錄參加會(huì)議的人員
 
  4、明確認(rèn)證范圍
 
  5、確認(rèn)手冊(cè)、程序、文件的有效版本
 
  6、明確一旦發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不符合,立即告知管理者代表
 
  7、確認(rèn)審核準(zhǔn)則
 
  三、明確陪審人員及其責(zé)任
 
  1、陪同人員的作用及注意事項(xiàng)
 
  2、應(yīng)由被審核方確定
 
  3、陪同人一般是企業(yè)貫徹推動(dòng)過程中的骨干;
 
  對(duì)標(biāo)準(zhǔn)了解、掌握或精通的人員;
 
  善于交往、應(yīng)變能力強(qiáng),能很快與審核人員溝通關(guān)系;
 
  關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮作用,能控制自己;
 
  要注意說話的分寸,該說的說足,不該說的不多說一句。
 
  4、只起向?qū)ё饔?/div>
 
  5、能準(zhǔn)確確認(rèn)不符合項(xiàng)及性質(zhì)
 
  6、切忌為被審核者報(bào)班代替回答問題,可做必要的梯隊(duì),或運(yùn)用形體語言
 
  7、與審核人員不宜當(dāng)面爭(zhēng)論,氣氛好時(shí)可恰當(dāng)解釋
 
  8、切忌陪同人員與內(nèi)部人員之間爭(zhēng)論問題
 
  9、始終不宜離開陪審現(xiàn)場(chǎng)
 
  10、及時(shí)通知下一部門
 
  11、找合適機(jī)會(huì),現(xiàn)實(shí)自己的水平對(duì)誤判,利用什么的機(jī)會(huì)現(xiàn)實(shí)水平;
 
  解釋時(shí)多用標(biāo)準(zhǔn)語言;
 
  出現(xiàn)不符合時(shí)能立即確認(rèn),并表明所違背的標(biāo)準(zhǔn)條款,表現(xiàn)自己的水平;
 
  12、找到合適的人來回答問題
 
  13、必要時(shí)用身體語言提示被問審人員
 
  四、迎審
 
  1、人員安排
 
  最高管理者準(zhǔn)備、方針、目標(biāo)、指標(biāo)的含義,制定過程;
 
  貫徹標(biāo)準(zhǔn)的目的、意義以及如何策劃的,貫標(biāo)以來取得的成績(jī)以及須持續(xù)改進(jìn)的方面;
 
  機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能分配、資源等是否充分和合理;
 
  管理者代表、管理者代表的職責(zé)與權(quán)限;
 
  方針、目標(biāo)如何使全體員工了解并貫徹執(zhí)行;
 
  職責(zé)分配與組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的關(guān)系;
 
  標(biāo)準(zhǔn)推行的過程;
 
  標(biāo)準(zhǔn)建立、實(shí)施的步驟如何和最高管理者溝通。
 
  各級(jí)管理人員、自己的工作內(nèi)同以及職責(zé);
 
  部門工作與標(biāo)準(zhǔn)以及程序的關(guān)系;
 
  如何貫徹方針、目標(biāo)和指標(biāo)。
 
  2、回答問題的技巧、能直接提供證據(jù)可不回答;
 
  回答問題的語言盡量簡(jiǎn)明;
 
  盡可能多用標(biāo)準(zhǔn)語言講話;
 
  可以看文件、記錄回答問題;
 
  與自己無關(guān)的說明原因,不要回答;
 
  不強(qiáng)調(diào)任何客觀原因;
 
  聽不懂或一時(shí)回答不上來時(shí)可反問;
 
  旁人可主動(dòng)協(xié)調(diào)回答;
 
  回答問題時(shí)盡可能表露自己的水平,審核員審核時(shí)更加慎重。
 
  3、出示證據(jù)、證據(jù)一定要準(zhǔn)確;
 
  提供最好的證據(jù);
 
  盡可能不解釋;
 
  不主動(dòng)出示任何證據(jù)。
 
  4、末次會(huì)議、由審核組長(zhǎng)主持;
 
  首次會(huì)議沒參加人盡可能不參加;
 
  重申認(rèn)證范圍;
 
  報(bào)告審核結(jié)果;
 
  宣讀審核報(bào)告和審核結(jié)論;
 
  對(duì)不同看法做解釋;
 
  約定不符合項(xiàng)完成糾正的時(shí)間;
 
  需要時(shí)請(qǐng)說明采取的跟蹤方式;
 
  確認(rèn)正視報(bào)告和證書送達(dá)時(shí)間;
 
  最高管理者表態(tài)
 
  五、各部門及人員準(zhǔn)備工作
 
  1.熟悉公司管理方針,并能闡述其內(nèi)含。知道公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全目標(biāo)及本部門目標(biāo)。
 
  2.各崗位對(duì)自己本職工作的要求應(yīng)熟悉并能清楚描述重要的過程、方法、參數(shù)、數(shù)據(jù),有關(guān)環(huán)境因素、危險(xiǎn)源及管理措施要求。
 
  3.對(duì)審核員可能會(huì)問到的問題,資料應(yīng)事先準(zhǔn)備好,或隨身攜帶。確保所需的文件和資料可快速找到。
 
  4.各部門對(duì)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行整理,保持清潔整齊。
 
  5.各部門的不合格品、廢品、測(cè)試品等應(yīng)于認(rèn)證前一天全部清理,留在現(xiàn)場(chǎng)的只能是當(dāng)時(shí)的,不合格品的處理應(yīng)有記錄,可追溯形成閉環(huán)。
 
  六、回答問題的技巧
 
  1、認(rèn)證審核當(dāng)天,公司會(huì)安排每組一位主陪審員確保審核順利。
 
  陪審員不可代替被審核部門人員作答,更不可搶答問題。
 
  對(duì)審核中的每一作業(yè)項(xiàng)目,各部門需安排一個(gè)人主答。
 
  作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)要安排班、組長(zhǎng)在場(chǎng)。
 
  2.各部門在受審前首先簡(jiǎn)要介紹部門的大致情況,現(xiàn)場(chǎng)人員的姓名,職務(wù)。
 
  3.有問必答,答其所問
 
  先確定了解問題后再回答,沒有了解清楚的問題可向?qū)徍藛T請(qǐng)教。
 
  4.能直接提供證據(jù)可不回答;
 
  回答問題的語言盡量簡(jiǎn)明;
 
  盡可能多用標(biāo)準(zhǔn)語言講話;
 
  可以看文件、記錄回答問題;
 
  與自己無關(guān)的說明原因,不要回答;不強(qiáng)調(diào)任何客觀原因;
 
  5.審核員認(rèn)可所答的問題后,不需要延伸,發(fā)展該問題。
 
  6.團(tuán)結(jié)一致,不要推卸責(zé)任,不要向?qū)徍私M抱怨對(duì)公司、對(duì)其他部門的不滿意見。
 
  七、出示證據(jù)
 
  1、證據(jù)一定要準(zhǔn)確;
 
  出示的證據(jù)需為有效證據(jù)(正確版本的受控文件、技術(shù)資料、正確的質(zhì)量記錄等)。
 
  2、各種記錄均應(yīng)加以簽名確認(rèn)。
 
  任何修改或涂改要有簽名或蓋章。
 
  表單記錄內(nèi)容的空白處要?jiǎng)澯洝?”。
 
  電腦打印的質(zhì)量記錄,有打出姓名者,亦需簽名或蓋章。
 
  記錄修改不能剪貼,不要用涂改帶/液涂改。
 
  確保表單記錄的完整性,尤其是需要做持續(xù)追蹤的記錄。
 
  涂改過多的記錄(多于三處以上)的應(yīng)予撤換,重寫。
 
  審核時(shí)盡可能提供三個(gè)月內(nèi)的記錄,以便追蹤審核。
 
  文件或記錄,禁用鉛筆書寫。
 
  3、文件和記錄提交給審核員前經(jīng)過確認(rèn),避免有明顯的錯(cuò)誤和漏洞。
 
  4、不主動(dòng)出示任何證據(jù)。不要提供與審核無關(guān)的資料,以免主動(dòng)暴露問題。
 
  5、提供最好的證據(jù);
 
  八、其他事項(xiàng)
 
  1、受審者在接受審核時(shí),保持良好的心態(tài),沉著冷靜、不要緊張、從容應(yīng)對(duì)。
 
  2、應(yīng)切忌與審核員的沖突,避免強(qiáng)辯,明顯的錯(cuò)誤應(yīng)謙虛接受。
 
  3、接待審核文明禮貌,有工作服著工作服,佩戴工號(hào)牌,體現(xiàn)公司的精神面貌。
 
  4、審核工作應(yīng)予以配合。如到下班時(shí),審核未結(jié)束應(yīng)予配合。
 
  5、審核員所提及之缺點(diǎn)或建議事項(xiàng)要隨時(shí)記下來(記清楚),盡量在審核后會(huì)議(總結(jié)會(huì))之前完成文件方面的糾正措施。
 
  6、審核中發(fā)現(xiàn)的欠缺部分應(yīng)盡可能臨時(shí)完善。
 
  7、對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題,通常以“培訓(xùn)”和“糾正/預(yù)防措施實(shí)施表”方式處理,并以點(diǎn)帶面,而非只局部處理被發(fā)現(xiàn)的其中一個(gè)問題。
 
  8、多做不一定是符合審核要求,多做部分應(yīng)予說明、規(guī)定。
 
  9、審核開始會(huì)議茶水等的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)的布置、參加人員安排。生產(chǎn)工作計(jì)劃適當(dāng)調(diào)整,使生產(chǎn)順暢。各部門會(huì)議室進(jìn)行整理,作審核辦公場(chǎng)所。
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