當第一次到受審核組織審核時，作為實習審核員的我，心情十分緊張，如何編寫檢查表，如何向受審核方的部門領導提問，如何現場抽樣，如何查閱樣本。真如老虎吃刺猬，不知如何下口。

 

    根據中國發布的審核員的注冊準則及其實施指南的要求，要想成為一名注冊審核員，必須在技能和知識方面滿足體系和審核所依據的標準以及審核程序、過程和技巧等能力，且這些能力應在作為審核組成員至少完成4次完整體系審核，且現場審核人日不少于20天中獲得。內容多、要求嚴、時間緊，如何才能完成實習要求？筆者的切身經驗是應該在熟悉標準、編寫檢查表、現場抽樣、編寫不合格報告等方面下足工夫。

 

 

    作為審核隊伍中的一名新人，經過系統的標準培訓，不僅從字面上認識和理解了標準，還掌握了一些審核的基本理論，但在現場審核時如何依據標準運用審核技能完成審核任務，還需要從實踐中取得經驗。

 

    ISO 9001標準1.2條款指出：“本標準規定的所有要求是通用的，旨在適用于各種類型、不同規模和提供不同產品的組織。”這就給了標準的使用者適宜的靈活性。而且，標準中的條款多處使用了“適當時”、“適用時”、“適宜時”、“必要時”、“只要可能”等，更給了標準的使用者結合實際、靈活處置之便 。

 

    在現實中，因為受審核組織的產品不同，對標準條款的側重點不同，就是生產同一種產品的不同組織，也可能因為工藝的不同，確定的過程存在一定的差別。這就要求審核員熟悉標準、理解標準和依據標準，既不能拘泥成法，生搬硬套，更不能脫離標準。只有這樣，才能對體系的適宜性、充分性、有效性做出正確的判斷　認真對待每一次實習機會。

 

 

    一份有價值的檢查表，體現的是審核員的審核思路。條理清晰的檢查表，能使審核中保持審核目標的明確、審核目的的周密完整，以及審核的節奏等，還能減少審核員的偏見和隨意性。;

 

    我第一次編寫檢查表差不多用了一個通宵，但還是條理不清、重點不突出。事后，我在認真學習和研究了級別審核員的檢查表后發現，我編寫的檢查表忽視了受審核方產品和過程的特點，只把條文變成了疑問句，而且，檢查表只列出了審核項目，缺少審核方法和對抽樣量的策劃。

 

    這時，我才認識到應該如何編寫檢查表。首先，要明確審核原則，就是體系標準、受審核方現行有效的體系文件、適用于組織的產品及過程的法律法規等要素。其次，要認真閱讀受審核組織的質量手冊和程序文件，以便了解受審核組織的基本情況，以及專業技術知識，如產品及服務的提供過程、產品及服務所需主要設施、主要監測設施等，做到心中有數。第三，要明確審核序列。初次審核和復審是關系到受審核組織能否獲得和保持認證證書的問題，時間相對充裕，檢查表準備要詳細。監督審核時間較短，要突出重點。第四，要清楚審核計劃。審核計劃將由組長在審核組預備會議上傳達。會上，審核組長還要介紹受審核方的基本概況、產品和過程的特點及控制要點，明確審核重點，下達現場審核任務并對實習審核員進行培訓，講明審核活動的時間安排和審核路線等要求。這些信息對實習審核員準備檢查表及提高自己的審核水平尤為必要。

 

 

    抽樣是審核的基本方法。由于審核時間的限制，審核員不可能檢查到審核范圍內的所有活動、操作、過程、文件記錄，只能以樣本來證實相應的審核對象是否符合要求。從這個意義上說，審核就是一個抽樣調查的過程，具有一定的局限性，也具有一定的風險性。要保證審核的系統性和完整性，選定的樣本必須應該具有代表性。自己一定要堅持“親”、“量”、“層”、“均”、“信”五字方針。“親”就是親至現場抽樣，不能由受審核組織推薦提供。“量”是要保證一定的數量。抽取的樣本通常有兩種狀況，一是現場樣本數量的抽取，一般情況下，初次審核時為受審核組織所有現場數的平方根取整；復審時與初次審核相同，或可減少為現場數量平方根的0.8倍；監督審核為現場數量平方根的0.6倍。二是抽取工作樣本，一般以3～5個為宜。“層”是指要分層抽樣，按照產品、活動、設備、生產線、崗位或記錄等分層。“均”是要適度均衡，要綜合考慮各個部門抽取的樣本量，不能此多彼少。“信”就是要相信自己的樣本。

 

    剛開始時，我總想在一個部門找出些不合格，以證明自己的認真。同行的級別審核員及時給我指出，“審核尋找的是審核證據而非不合格項，要對抽樣調查的結果有信心。
 

 

    作為實習審核員，首先要弄清不符合項就是體系審核過程中發現的不合格。第二，要弄清不符合項形成原因的3種情況：一是體系文件不符合標準，二是體系現狀未按體系文件或適用的法律法規的要求執行，三是體系運行的結果未達到預期目標。第三，要正確界定嚴重不符合項和一般不符合項。判定為不符合項及其性質時，要經審核組的級別審核員和審核組長的同意。特別是嚴重不符合項的判定，要經全審核組討論并報認證機構同意后再定。因為它對受審核方能否通過體系認證具有關鍵性的作用。

 

 

    現場審核主要是通過觀察、查閱文件和記錄、提問與交談、追蹤驗證等方法來實施。從哪兒開始問起以及怎么問，是有一定技巧的。雖然書本里介紹了如“開放式”、“封閉式”、“澄清式”等多種方法，但采取何種方法最合適，要因人而異。如審核領導層時，審核組的級別審核員告訴我說，可以先讓領導簡明介紹一下組織的概況，逐步引入主題。如果受審核方的整個領導班子參加，就不要只問一位領導，那樣會給其他領導造成錯覺，好像審核與自己無關，而應逐個詢問，既可活躍氣氛又增強了其他領導的信心。提問時，對審核對象的回答要仔細傾聽，表現出感興趣的表情，同時要注意引導。

 

    審核中，對調查獲取的信息和證據做好記錄。記錄應清楚、準確、具體，易于再查。記錄時，要把審核取證時間、地點、調查對象、主要過程和活動實施概要、憑證材料、涉及的文件、標識以及不符合事實的主要情節、具有可追溯性的信息等反映出來。

 

    觀察也很重要。在現場審核時要仔細觀察審核現場的環境、設備狀態、產品和標識、過程和記錄等。當發現問題時應進行深入的調查以確定審核證據。如發現不符合項時，應適當增加抽樣量，以確定所發現的不符合項是屬于偶然問題還是系統問題。

 

    審核要靠口問、耳聽、眼看、手寫。實習審核員要注意鍛煉這些方面的能力。再者，在審核組內的例會上，要爭取先發言，主動談出自己的看法和認識，表明自己的看法，級別審核員會根據自己的發言給予具體分析和指導，做出恰當的結論。

 

    天下無難事，只怕有心人。每位實習審核員只要用心，都能盡快成長為一名級別審核員。

 

 

    1、接到通知之后，主動與審核組長聯系，從而得到審核計劃。

 

    2、根據審核計劃，看看你所在的組，看看需要審核的條款。

 

    3、一定要熟悉條款，的別是公共條款（文件，記錄，管理評審等）。

 

    4、實習生是不可以獨立審核的，但是現實中就是可以的，所以要求你去獨立審核的時候，你要扛的起。

 

   5、最好自己根據審核計劃編寫審核檢查表，防止萬一某一個條款你不熟悉。

 

    6、在整個審核過程中，自己要用心去學，去看，去記。

 

 

    一、少說多聽。

 

    二、多聽少問，（問的時候要注意場合）。

 

    三、很多事情并不是按理論流程來的，所以自己心中有數就可以了。

 

    四、實習審核員：最少4次完整的體系，15天現場，20天總經歷。