第一講 創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單
在中文Excel 2000中，排序與篩選數(shù)據(jù)記錄的操作需要通過“數(shù)據(jù)清單”來進(jìn)行，因此在操作前應(yīng)先創(chuàng)建好“數(shù)據(jù)清單”。“數(shù)據(jù)清單”是工作表中包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列數(shù)據(jù)行，如前面所建立的“員工工資表”，這張電子報(bào)表就包含有這樣的數(shù)據(jù)行，它可以像數(shù)據(jù)庫一樣接受瀏覽與編輯等操作。這與使用中文Visual FoxPro 6相類似，只是在中文Excel 2000中可以很容易地將數(shù)據(jù)清單用作數(shù)據(jù)庫，而在執(zhí)行數(shù)據(jù)庫操作時(shí)，例如查詢、排序或匯總數(shù)據(jù)時(shí)也會(huì)自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單視作數(shù)據(jù)庫，并使用下列數(shù)據(jù)清單元素來組織數(shù)據(jù)：
·數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫中的字段
·數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)志是數(shù)據(jù)庫中的字段名稱
·數(shù)據(jù)清單中的每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)記錄
那么數(shù)據(jù)清單與電子報(bào)表的區(qū)別是什么呢？
其實(shí)沒有多大的區(qū)別，前者的第一行含有列標(biāo)題，后者是包含數(shù)據(jù)清單在內(nèi)的數(shù)據(jù)庫，而且還有標(biāo)題！所以，您能很容易的建立數(shù)據(jù)清單。如員工工資表中的“姓名”、“年齡”、“職務(wù)”、“工資額”，這些就可以作為數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)題，使用鼠標(biāo)器選定如圖1所示的單元格區(qū)域，一份數(shù)據(jù)清單就建立好了。
圖1 選定這個(gè)區(qū)域建立數(shù)據(jù)清單
其實(shí)，若選定一個(gè)區(qū)域，中文Excel 2000也會(huì)在需要的時(shí)候自動(dòng)建立一份數(shù)據(jù)清單，只是該數(shù)據(jù)清單將包含所有的單元格，自動(dòng)找到的列標(biāo)題也不一定正確。
注意：在每張工作表上只能建立并使用一份數(shù)據(jù)清單。您也應(yīng)避免在一張工作表上建立多份數(shù)據(jù)清單，因?yàn)槟承⿺?shù)據(jù)清單管理功能(如篩選)等一次也只能在一份數(shù)據(jù)清單中使用。
一旦建立好了數(shù)據(jù)清單，還可以繼續(xù)在它所包含的單元格中輸入數(shù)據(jù)。無論何時(shí)輸入數(shù)據(jù)，初學(xué)都應(yīng)當(dāng)注意遵循下列準(zhǔn)則：
1.將類型相同的數(shù)據(jù)項(xiàng)置于同一列中
在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)清單時(shí)，應(yīng)使同一列中的各行具有相同類型的數(shù)據(jù)項(xiàng)。這一點(diǎn)在前面建立“員工工資表”時(shí)就體現(xiàn)了出來，這是初學(xué)者一眼就能看明白的。
2.使數(shù)據(jù)清單獨(dú)立于其它數(shù)據(jù)
在工作表中，數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)間至少要留出一個(gè)空列和一個(gè)空行，以便在執(zhí)行排序、篩選或插入自動(dòng)匯總等操作時(shí)，有利于中文Excel 2000檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)清單。
3.將關(guān)鍵數(shù)據(jù)置于清單的頂部或底部
這樣可避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)。因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)在中文Excel 2000篩選數(shù)據(jù)清單時(shí)可能會(huì)被隱藏。
4.注意顯示行和列
在修改數(shù)據(jù)清單之前，應(yīng)確保隱藏的行或列也被顯示。因?yàn)椋绻鍐沃械男泻土袥]有被顯示，那么數(shù)據(jù)有可能會(huì)被刪除。
圖2 進(jìn)入“邊框”選項(xiàng)卡
5.注意數(shù)據(jù)清單格式
如前所述，數(shù)據(jù)清單需要列標(biāo)，若沒有的話應(yīng)在清單的第一行中創(chuàng)建，因?yàn)橹形腅xcel 2000將使用列標(biāo)創(chuàng)建報(bào)告并查找和組織數(shù)據(jù)。列標(biāo)可以使用與數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)不同的字體、對(duì)齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫類型等。在鍵入列標(biāo)之前，應(yīng)將單元格設(shè)置為文本格式。
6.使用單元格邊框突出顯示數(shù)據(jù)清單
如果要將數(shù)據(jù)清單標(biāo)志和其他數(shù)據(jù)分開，可使用單元格邊框（不是空格或短劃線）。
其操作步驟如下：
步驟一、右擊選定的單元格，然后從快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，進(jìn)入“單元格格式”對(duì)話框后單擊“邊框”選項(xiàng)卡。
步驟二、單擊“外邊框”按鈕后，從“線條”區(qū)域的“樣式”列表窗中選擇一種線型，參見圖3。
圖3 選擇邊框線的樣式
步驟三、從“顏色”下拉列表中選擇邊框線的顏色，接著在“預(yù)覽窗”中單擊要使用邊框線的邊線，參見圖4。
圖4 單擊要使用邊框線的邊線
步驟四、單擊了每一條要使用邊框線的邊后，單擊“確定”按鈕，然后在中文Excel 2000的工作窗口中單擊數(shù)據(jù)清單外的任意一處，就能在屏幕上看到所加入的邊框線了，如圖5所示。
圖5 上述操作的結(jié)果
7.避免空行和空列
避免在數(shù)據(jù)清單中隨便放置空行和空列，將有利于中文Excel 2000檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)清單，因?yàn)閱卧耖_頭和末尾的多余空格會(huì)影響排序與搜索，所以不要在單元格內(nèi)文本前面或后面鍵入空格，可采用縮進(jìn)單元格內(nèi)文本的辦法來代替鍵入空格。
圖6 進(jìn)入數(shù)據(jù)記錄單