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一、概述
1．記錄：
用于記載事物或過程的文字、表格一類的文件。
2．記錄的重要性：
記錄是記載生產與質量管理過程中的每一步操作，和我們所制定的文件相符。每一文件都應有相應的記錄來支持。
各種檢查的重點有三部分：現場、記錄、軟件等�，F場主要檢查硬件、操作及現場所處的狀態；文件主要檢查所制定的文件的內容是否生產情況一致，文件的制定是否合理、齊全等。記錄的檢查有三個方面：
2.1 記錄的格式、內容是否齊全，GMP中規定的項目都應齊全。
2.2 檢查過去的生產狀況。
通過對過去所填定的批生產記錄及其他記錄的檢查，可發現過去的生產情況、設備運行情況、質量檢驗情況等。
2.3 檢查現狀（由點到面）：
批生產記錄中的某一物料情況引申到倉庫的物料情況，物料的采購、入庫、發放、質量部的檢驗、留樣等情況；
批生產記錄中的工藝參數、物料平衡、偏差、操作要點等引申到工藝規程、工藝執行情況、工藝監控等；
批生產記錄中的物料傳遞過程引申到工藝流動情況、中間站運轉情況；
壓差、溫濕度記錄引申到廠房情況、空氣凈化系統運行情況；
設備運行記錄引申到設備情況；
清場記錄引申到衛生執行情況、衛生SOP、現場衛生監控；
銷售記錄引申到銷售情況；
檢驗記錄引申到質量管理情況（質量標準、檢驗SOP、質量管理制度、全檢等）。
二、分類
人員管理：員工培訓記錄、培訓檔案、體檢表等
物料管理：采購記錄、驗收記錄、入庫記錄、庫卡、臺帳、請驗單、發放記錄、不合格品處理記錄等。
生產技術管理：批生產記錄、批包裝記錄、合箱記錄、中間站記錄、偏差處理記錄等，工藝查證記錄。
質量管理：現場監控記錄、檢驗記錄、檢驗臺帳、留樣觀察記錄等。
設備管理：設備運行記錄、維修保養記錄、巡回檢查記錄、購置、開箱驗收記錄等。
衛生管理：廠房、地漏清潔記錄、清場記錄等。
銷售管理：產品銷售記錄、退貨記錄等。
憑證：合格證、不合格證、桶簽、檢驗等。
三、記錄的內容、編制要求
（以批生產記錄為例）
1．批生產記錄的定義：
一個批次的待包裝品或成品的所有生產記錄。批生產記錄能提供該批產品的生產歷史、以及與質量有關的情況。
2．批生產記錄的內容
2.1 編號
2.2 產品名稱、規格
2.3 生產批號、生產指令
2.4 開始生產的日期和時間、各工序中間產品及成品的完成日期
2.5 各工序生產負責人、操作人及檢查員姓名
2.6 各工序清場操作記錄、操作者及檢查者姓名
2.7 各工序采用的原輔料名稱、規格、質量情況及數量
2.8 工藝過程中各種關鍵參數及產品數量
2.9 各工序使用的設備及使用情況
2.10 各工序生產過程中質量控制記錄及質控人員姓名
2.11 各工序的物料平衡及評估和說明
2.12 本批產量
2.13 本批產品成品檢驗記錄及檢驗報告單號碼
2.14 對特殊情況的記要和注釋
2.15 該產品生產負責人簽名
清場記錄的內容包括：工序、品名、生產批號、清場日期、檢查項目及結果、清場負責人及復查人簽名等。
3．編制要求
按文件的起草、審核、批準、修訂、廢止規程進行。
批生產記錄由車間工藝員起草，車間主任或生產、質量管理部門負責人審核，企業主管生產副總經理批準生效。
4.生產記錄的編制
4.1凡是生產的產品都應有完整的生產記錄。內容要全面、準確地反映生產操作情況及半成品、成品質量情況。
4.2崗位操作記錄、批生產記錄的設計須經廠技術部門審定、批準后方可印刷使用，并留樣存檔。
四、生產記錄的填寫
1.崗位操作記錄由崗位操作人員填寫、崗位負責人、崗位工藝員審核并簽字。
2.批生產記錄可由車間工藝員匯總，車間主任審核并簽字。
3.原始記錄填寫時不得使用鉛筆。要做到字跡清晰、真實、準確和及時。不得提前憑空臆造，也不得事后回憶補填。
4.不得撕毀或任意涂改，需要更改時不得使用涂改液，應在原來錯誤的地方畫上兩道橫線，并把正確的寫在其上方，在旁簽名并標明日期。
5.按表格內容填寫齊全，不得留有空格，如無內容填寫時要用“——”表示，內容與上項相同時應重復抄寫，不得用“……”或“同上”表示。
6.品名不得簡寫。
7.每個工序或崗位的操作記錄與有關工序或崗位的操作記錄不應前后矛盾。要做到一致性，連貫性和追蹤性。
8.操作者、復核者應填全名，不得只寫姓或名。
9.填寫日期一律橫寫，并不得簡寫。如10月1日不得寫成1/10或者10/1，應寫成：10月1日。
10.記錄應有專人復核。對不符合填寫方法的記錄，復核人應監督填寫人更正。
五、生產記錄的整理與保存
1.崗位操作記錄由崗位操作人員填寫，崗位負責人，崗位工藝員審核并簽字。
2.崗位操作記錄由班組長整理后并交車間工藝員，批生產記錄由工藝員根據原編號匯總整理，不得缺頁、漏頁，由車間主任或車間專職工程師審核并簽名。最后由QA審核簽名，決定產品的放行。
3.整理完的批生產記錄，由QA按品種分批存檔，保存至有效期后一年，沒有有效期的產品，保存三年。
4.生產記錄分品種、分批存檔，保存三年。
5.生產記錄保存三年后，需銷毀時，應由車間負責人審查、監督、指定專人銷毀。
6.復核生產記錄的注意事項
6.1 必須按每批崗位操作記錄串聯復核；
6.2 必須將記錄內容與生產工藝規程，崗位操作規程對照審核；
6.3 上下工序及成品記錄中的數量、質量、批號、容器必須一致、正確；
6.4 對生產記錄中不符合要求的填寫方法，必須由填寫人更正并簽字；
6.5 若發現異常情況必須查明原因，作出合理的說明，并作詳細記錄，經辦人，復核人要簽字。
六、批生產記錄
批生產記錄內容包括：產品名稱、生產批號、生產日期、操作者、復核者的簽名，有關操作與設備、相關生產階段的產品數量、物料平衡的計算、生產過程的控制記錄及特殊問題記錄。
第七十三條 每批藥品的每一生產階段完成后必須由生產操作人員清場，填寫清場記錄。清場記錄內容包括：工序、品名、生產批號、清場日期、檢查項目及結果、清場負責人及復查人簽名。清場記錄應納入批生產記錄。
批生產記錄：一個批次的待包裝品或成品的所有生產記錄。批生產記錄能提供該批產品的生產歷史、以及與質量有關的情況。
物料平衡：產品或物料的理論產量或理論用量與實際產量或用量之間的比較，并適當考慮可允許的正常偏差。
批號：用于識別“批”的一組數字或字母加數字。用以追溯和審查該批產品的生產歷史�！ �
第六十八條 批生產記錄應字跡清晰、內容真實、數據完整，并由操作人及復核人簽名。記錄應保持整潔，不得撕毀和任意涂改；更改時，在更改處簽名，并使原數據仍可辨認。
批生產記錄應按批號歸檔，保存至藥品有效期后一年。未規定有效期的藥品，其批生產記錄至少保存三年。
第六十九條 在規定限度內具有同一性質和質量，并在同一連續生產周期中生產出來的一定數量的藥品為一批。每批藥品均應編制生產批號。
