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第一章 總 則
第一條 為規(guī)范物料的計劃、采購、倉儲、出入庫等內(nèi)部管理流程，控制存貨采購成本，防范存貨呆滯積壓的損失風(fēng)險，促進(jìn)公司經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高，特制定本制度。
第二條 本制度中存貨范圍是公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為生產(chǎn)或銷售而儲存的各種有形資產(chǎn)，包括原材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料。
第三條 存貨管理的一般原則：
1、計劃性原則 存貨的采購、生產(chǎn)領(lǐng)用應(yīng)按已審批的計劃進(jìn)行；
2、合同控制原則 除臨時性的零星采購?fù)猓写尕洸少従鶓?yīng)先簽訂合同，并按審批程序報批后方可實(shí)施；
3、職責(zé)分離原則 存貨管理的不相容職務(wù)應(yīng)實(shí)行部門或崗位的職責(zé)分離，如存貨的計劃與采購，采購與價格（合同）批準(zhǔn)，采購與入庫（驗收），倉管與財務(wù)記錄，銷售與倉管，收、付款與賬務(wù)處理等實(shí)行分離；
4、憑證記錄原則 存貨的收、發(fā)、轉(zhuǎn)移等應(yīng)有相關(guān)憑證記錄；PMC管理
5、賬實(shí)相符原則 存貨的會計記錄應(yīng)與實(shí)際的數(shù)量、品質(zhì)、狀態(tài)相一致。
第二章 職責(zé)劃分
第四條 存貨管理中倉儲部門的責(zé)任劃分
① 以“定貨通知單”為依據(jù)對存貨辦理驗收入庫；
② 通知質(zhì)檢部門及時檢驗；
③ 打印“收料報告單”并提交審核簽字；
④ 制作登記“物料存卡”；
⑤ 拒收料的堆放及備查；
⑥ 編制及保送“倉存日報表”；
⑦ 依據(jù)“定額”或“超定額”、“補(bǔ)充領(lǐng)料單”發(fā)料；
第五條 生產(chǎn)部門職責(zé)劃分
①編制月度（季、年）物料需求計劃；
②對采購部門采購實(shí)績的考核；
③編制外協(xié)件的需求計劃；
④臨時性采購計劃的下達(dá)及審批；
⑤生產(chǎn)領(lǐng)料單的制作及下達(dá)；
⑥“超定額”或“補(bǔ)充領(lǐng)料單”的審批及下達(dá)；
⑦參與合格供應(yīng)商的評審；
⑧參與對生產(chǎn)環(huán)節(jié)物料及半成品的盤點(diǎn)分析。
第六條 采購部門職責(zé)劃分
①依據(jù)“物料需求計劃”擬訂“采購合同”；
②分解“月度采購計劃”；
③下達(dá)“訂貨通知單”；
④對市場價格調(diào)整的收集處理；
⑤對“訂貨調(diào)整（取消）通知書”的處理及執(zhí)行；
⑥協(xié)助物管及質(zhì)檢部門對存貨進(jìn)行驗收入庫；
⑦訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)；
⑧發(fā)票及貨款跟進(jìn)；
⑨參與“合格供應(yīng)商”的評審工作；
⑩設(shè)定采購周期，達(dá)到經(jīng)濟(jì)訂貨量的要求；
⑾其他物料的采購工作。
第七條 財務(wù)部門職責(zé)劃分
PMC管理
①月（季、年）物料需求計劃的審核；
②根據(jù)采購資金需求計劃籌集資金；
③入庫物料數(shù)量的核對；
④發(fā)票及有關(guān)入庫手續(xù)的審核結(jié)算；
⑤物料價格監(jiān)控及差異分析；
⑥經(jīng)濟(jì)存貨量的考核；
⑦參與合格供應(yīng)商的評審；
⑧參與臨時性采購計劃的審批；
⑨參與對采購部門采購實(shí)績的考核；
⑩負(fù)責(zé)組織對存貨的盤點(diǎn)，并對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析。
第三章 供應(yīng)商管理
第八條 供應(yīng)商優(yōu)化管理
供應(yīng)商優(yōu)化屬品質(zhì)部重要職責(zé)之一，品質(zhì)部應(yīng)主導(dǎo)推動供應(yīng)商優(yōu)化工作，對供應(yīng)商優(yōu)化，并有足夠的否決權(quán)和調(diào)整權(quán)，制造、財務(wù)等部門須積極配合。
第九條 合格供應(yīng)商評定
1、項目投產(chǎn)初期，由品質(zhì)部負(fù)責(zé)組織收集、篩選有關(guān)供應(yīng)商資料，并組織技術(shù)、制造、財務(wù)等有關(guān)部門進(jìn)行審評，編制《合格供應(yīng)商清單》，并報總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)相關(guān)部門執(zhí)行，制造部據(jù)此采購，財務(wù)部據(jù)此驗收付款結(jié)算。
2、生產(chǎn)經(jīng)營初期，每月由品質(zhì)部組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行評審，優(yōu)勝劣汰，重新編制《合格供應(yīng)商清單》。待合格供應(yīng)商逐漸穩(wěn)定后，每半年評審一次。
第十條 臨時新增供應(yīng)商評定
1、當(dāng)合格供應(yīng)商無法滿足新的物料需求或無法達(dá)到公司對現(xiàn)供物料在品質(zhì)、價格、供貨期等方面的要求時，采購員及其他有關(guān)部門需新增供應(yīng)商時，由需求人員提供物料清單或新增加的供應(yīng)商名單，交品質(zhì)部初評；
2、初評合格后，由采購員聯(lián)系供應(yīng)商提供所需物料樣品及供應(yīng)商資料；
3、技術(shù)部門對樣品進(jìn)行檢測合格后交品質(zhì)部確認(rèn)；
4、品質(zhì)部對供應(yīng)商情況進(jìn)行評估和評審，并組織技術(shù)、制造、財務(wù)部商談價格及服務(wù)；
5、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后的新增供應(yīng)商由財務(wù)部納入合格供應(yīng)商系統(tǒng)中，進(jìn)行編碼；未經(jīng)審批程序采購物料拒絕檢驗入庫，拒絕付款。
第四章 存貨采購計劃
第十一條 采購計劃是存貨管理的首要環(huán)節(jié)和重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)計劃管理是加強(qiáng)存貨管理，提高存貨周轉(zhuǎn)速度的主要手段，采購計劃分為季度、月度采購計劃及臨時性采購計劃。
第十二條 季度（半年）物料需求計劃
制造部根據(jù)每年初公司制定的有關(guān)年度生產(chǎn)計劃大綱，以及對生產(chǎn)情況的合理預(yù)計，作出“季度（半年）物料需求計劃”，并提交總經(jīng)理審批。采購部門依據(jù)該計劃及《合格供應(yīng)商名單》擬定“采購合同”。“采購合同”是公司與供應(yīng)商簽訂的意向性采購計劃書，一般每季度（或半年）簽訂一次。具體執(zhí)行合同標(biāo)的以公司發(fā)出的“訂貨通知單”為準(zhǔn)。
采購部門將擬定的“采購合同”連同“季度（或半年）物料需求計劃”、“采購合同審批表”依次提交制造部長、財務(wù)部門審核并呈總經(jīng)理審批后方可與供應(yīng)商正式簽訂。
采購部門應(yīng)對合同的全部內(nèi)容負(fù)責(zé)，制造部主要審核合同的計劃性，財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)審核價格，總經(jīng)理負(fù)責(zé)合同的批準(zhǔn)確認(rèn)。
第十三條 月度采購計劃.
采購部門依“月度生產(chǎn)計劃”及技術(shù)工藝部門制定的材料工藝定額標(biāo)準(zhǔn)，考慮采購周期生產(chǎn)和倉庫庫存動態(tài)情況，結(jié)合公司的零部件加工能力，合理編制“月度采購計劃”。報制造部長及財務(wù)部門審核后呈總經(jīng)理批準(zhǔn)，與“采購合同”共同作為采購實(shí)施的依據(jù)。
第五章 采購價格的確定及訂單審批
第十四條 以制造部長和采購員為主，財務(wù)部參與供應(yīng)商采購價格談判；
第十五條 制造部根據(jù)供應(yīng)商報價，提出意見，交由品質(zhì)部門會簽，財務(wù)部審核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，然后由供應(yīng)商簽字蓋章確認(rèn)生效；
第十六條 未經(jīng)總經(jīng)理審批的價格無效，財務(wù)部應(yīng)拒絕付款。
第十七條 采購訂單的審批流程：
1、一般情況下，要求采購價格協(xié)議簽署后方可下達(dá)采購訂單，特殊情況下可先采購，再定價，但定價時間不得超過物料入庫起算30天。
2、采購員根據(jù)計劃編制采購訂單。
3、采購訂單由制造部長審核，報主管副總經(jīng)理審批執(zhí)行，并報由品質(zhì)部、財務(wù)部備案。
4、對違反上述審批權(quán)限的采購訂單，倉管員不得辦理入庫手續(xù)。
第六章 存貨采購實(shí)施
第十八條 下達(dá)“訂貨通知單”
日常采購實(shí)施采用“訂貨通知單”形式。“訂貨通知單”是公司與供應(yīng)商簽訂的“采購合同”的實(shí)際履行文件，也是公司倉庫允許收料、財務(wù)同意結(jié)算的必要依據(jù)之一。
采購部門依生產(chǎn)計劃和已簽訂的“采購合同”、倉庫實(shí)際庫存動態(tài)及公司訂貨批量政策，將“月度采購計劃”分解到各供應(yīng)商，發(fā)出“訂貨通知單”。
“訂貨通知單”需分年度連續(xù)編號，呈制造部長審批。然后以傳真或其他由供應(yīng)商簽收確認(rèn)的形式發(fā)出。
第十九條 定貨數(shù)量及價格的確定
“訂貨通知單”累積訂貨數(shù)量一般不得超出“采購合同”。因生產(chǎn)原因確需超過，需呈總經(jīng)理特別批準(zhǔn)并補(bǔ)簽合同。
“訂貨通知單”價格不得高于采購合同規(guī)定的價格。如市場價格已低于合同價格，采購部門必須按新的市場價格發(fā)出“訂貨通知單”；如市場價格已超出合同價格且供應(yīng)商特別要求的情況下，可依核價程序呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后執(zhí)行。
非特殊情況不允許發(fā)出無價格“訂貨通知單”。
第二十條 訂貨的調(diào)整、取消
如因生產(chǎn)計劃的變更等原因需調(diào)整或取消訂貨，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，發(fā)出“訂貨調(diào)整（取消）通知書”。
對訂貨的調(diào)整、取消，應(yīng)盡一切努力爭取供應(yīng)商的配合、支持。如供應(yīng)商不考慮我方實(shí)際執(zhí)意要繼續(xù)執(zhí)行，則執(zhí)行完該訂單后，暫停訂貨。待來年進(jìn)行合格供應(yīng)商年審時取消其資格。采購部門日常發(fā)出訂單時應(yīng)考慮此因素，盡量將訂單做細(xì)，以避免囤積物料。
第七章 存貨的檢驗和入庫
第二十一條 物料驗收入庫原則
①公司所有物料都必須由倉庫辦理驗收入庫手續(xù)，除辦公用品等公司另有規(guī)定的以外，其他任何部門均不得代替?zhèn)}庫驗收。
②除特殊采購或公司另有規(guī)定的以外，所有采購物料的實(shí)物入倉必須以“訂貨通知單”為允收依據(jù)。無“訂貨通知單”倉庫不得辦理進(jìn)倉手續(xù)。
③未經(jīng)質(zhì)檢部門判定為合格品的物料不得驗收入庫。倉庫應(yīng)將供應(yīng)商送來的經(jīng)質(zhì)檢部門判定為不合格品的物料置放于待退料區(qū)并做明顯標(biāo)識，不合格物料嚴(yán)禁發(fā)出使用，嚴(yán)禁與合格品混雜堆放。
第二十二條 驗收、入帳流程
對供應(yīng)商送交的物料，倉管員應(yīng)根據(jù)“訂貨通知單”及送貨單位開具的正規(guī)的“送貨單”，仔細(xì)核對物料品名、規(guī)格、包裝、數(shù)量，確認(rèn)無誤后在“送貨單”上簽名，并分別按以下情況處理：
①對當(dāng)天能辦妥質(zhì)檢手續(xù)且質(zhì)量和數(shù)量都符合要求的物料，倉管員應(yīng)及時將“送貨單”連同質(zhì)檢報告提交倉庫總部，由倉庫總部電腦輸單員打印“收料報告單”（注：應(yīng)注明質(zhì)檢報告單號），并由倉管員在“收料報告單”上簽收后提交倉庫主管簽名確認(rèn)。倉管員憑“收料報告單”及時登記“物料存卡”。“物料存卡”要置于物品顯眼位置。
②對當(dāng)天不能辦妥質(zhì)檢手續(xù)的，由倉管員在“送貨單”上加蓋“未質(zhì)檢”，暫按包裝收件，請供應(yīng)商在3天內(nèi)持本單到本公司倉庫換領(lǐng)正式“收料報告單”。
對未開“收料報告單”或其他原因暫存于本公司（但未入電腦帳）且尚未退回、處理的物料，倉庫需用明顯的標(biāo)識與正常物料相區(qū)別，并設(shè)立專門的備查簿進(jìn)行登記。
供應(yīng)單位換領(lǐng)“收料報告單”時，倉庫應(yīng)要求與經(jīng)辦人在“收料報告單”結(jié)算聯(lián)和倉庫聯(lián)備注欄簽名并注明換領(lǐng)日期。
③各倉庫的倉管員應(yīng)將每日的收料情況登錄于電腦“倉存日報表”，還應(yīng)同時登錄上月結(jié)存、當(dāng)日進(jìn)入、當(dāng)月累計進(jìn)入、當(dāng)日發(fā)出、當(dāng)日結(jié)存等詳細(xì)數(shù)據(jù)。
第八章 采購結(jié)果的跟進(jìn)、考核
第二十三條 訂單執(zhí)行情況跟進(jìn)
采購部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)員應(yīng)根據(jù)質(zhì)檢報告、倉庫日報表等及時跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況，采用“訂單執(zhí)行情況登記表”形式管理。對無訂單送貨不得辦理入庫手續(xù)。對生產(chǎn)中臨時采購的急需物料，必須經(jīng)制造部長及財務(wù)部長審批方可購買，驗收入庫，月終對無定單庫存需盤點(diǎn)考核，對無定單庫存比例上升的原因要由生產(chǎn)計劃部門作出分析，調(diào)整采購計劃，提出改進(jìn)措施。
第二十四條 貨款結(jié)算跟蹤
采購部門與財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)貨款結(jié)算的跟蹤。其中采購部門負(fù)責(zé)根據(jù)合同、訂單及訂單執(zhí)行進(jìn)度、發(fā)票收取和已付貨款等情況提出資金需求計劃和付款申請；財務(wù)部門負(fù)責(zé)核對已收物料及相應(yīng)發(fā)票、已付貨款數(shù)，對付款申請簽署審核意見。
第二十五條 存貨周轉(zhuǎn)管理及考核
根據(jù)生產(chǎn)特點(diǎn)，存貨周轉(zhuǎn)期超過三個月或自采購入庫之日連續(xù)一個月未使用的存貨既視同呆滯品，由財務(wù)部對采購部門提出預(yù)警，按照呆滯物料管理辦法進(jìn)行考核。
第九章 訂貨批量及采購周期
第二十六條 采購部門應(yīng)會同相關(guān)部門對各種物料分類設(shè)定采購周期，并考慮××行業(yè)的特點(diǎn)，及資金、采購成本等因素，設(shè)定最高存量、最低存量、經(jīng)濟(jì)批量等指標(biāo)值。日常采購盡量按最優(yōu)經(jīng)濟(jì)批量組織。
第十章 存貨領(lǐng)用及發(fā)放
第二十七條 生產(chǎn)定額領(lǐng)料
制造部每日向車間下達(dá)“每日生產(chǎn)通知單”的同時，依“每日生產(chǎn)通知單”的排產(chǎn)數(shù)量和工藝技術(shù)部門制定的工藝定額標(biāo)準(zhǔn)，編制、打印“生產(chǎn)定額領(lǐng)料單”。
“生產(chǎn)定額領(lǐng)料單”經(jīng)制造部部長或其授權(quán)人簽署批準(zhǔn)后，隨“生產(chǎn)通知單”同時下達(dá)，作為倉庫定額發(fā)料的唯一憑證。
對于某些難以分批領(lǐng)用或分批領(lǐng)用難以適用于生產(chǎn)的物料，允許按月度排產(chǎn)計劃分批領(lǐng)用。
第二十八條 超定額領(lǐng)料
車間因加工報廢、超定額損耗等責(zé)任原因需超定額領(lǐng)料的，須填制“超定額領(lǐng)料單”辦理。
“超定額領(lǐng)料單”由車間主任簽署并報制造部，核準(zhǔn)后交倉庫發(fā)料。
第二十九條 補(bǔ)充領(lǐng)料
生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量不合格并將不合格材料退回倉庫后，車間可憑倉庫已簽收的“生產(chǎn)退料單”填制“補(bǔ)充領(lǐng)料單”，辦理補(bǔ)充領(lǐng)料。
第十一章 存貨盤點(diǎn)制度
第三十條 各類存貨必須做到日清月結(jié)，保管員每月對存貨明細(xì)帳及存貨卡進(jìn)行核對，對實(shí)物進(jìn)行自查。財務(wù)部將不定期對各類存貨進(jìn)行抽查。
第三十一條 財務(wù)部將組織有關(guān)人員每半年對各類存貨進(jìn)行大盤點(diǎn)，查找差異原因，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處罰。
第三十二條 本制度自 年 月 日正式執(zhí)行。
