一些企業(yè)里面周例會開得確實挺糟糕，怎么開的都有。有的是流水賬式，主持人宣布會議開始，每個人按照既定的順序，把自己想說的話一下，大家說完了，主持人說：“會議到此結(jié)束！”于是各自散去。有的是一言堂式，主持人說：“會議開始，請張總講話…… ”總經(jīng)理說了上周的工作，說了工作中的問題，對大家提出了工作要求，講完了。主持人說，請大家針對張總發(fā)言談自己想法。“沒有想法，好，希望大家認(rèn)真執(zhí)行，散會！”于是各自散去。有的是聊天式，并沒有固定之模式，想說什么的都有，到時間就結(jié)束，各自散去。

 

　　怎么開好周例會呢？

 

　　要知道如何開好會，其實記住一個英語單詞就夠了，PATIO，這個英語單詞的中文意思是“庭院”。我們可以想象，開會在庭院里開，就更容易記住。英文是這個單詞的每一個首字母代表會議的一個原則。

 

　　一、會議的目的（Purpose）

 

　　會議一定要有目的，而且這個目的應(yīng)該具體。有沒有想過，周例會的目的是什么？

 

　　通過跟進(jìn)、細(xì)化、發(fā)現(xiàn)問題，改進(jìn)，推進(jìn)月度、年度目標(biāo)的實現(xiàn)。

 

　　總之，目的應(yīng)該非常明確，不是為了開會而開會，是為了達(dá)成目標(biāo)解決實際問題。

 

　　二、議程（Agenda）

 

　　會議都有一個議程，例會的議程相對固定，可以提高效率。可以來個三段論：

 

　　（1）上周行動計劃目標(biāo)的完成情況；

 

　　（2）過程中好的方面及存在的問題，需要改進(jìn)的地方；

 

　　（3）新的行動計劃和目標(biāo)、責(zé)任人。

 

　　三、時間（Time）

 

　　時間相對也固定下來，周例會1個小時就可以了，超過1.5個小時的會議一定在浪費時間。如果覺得會議內(nèi)容太多，1個小時時間不夠，怎么辦？那就精減會議內(nèi)容，直到控制在1小時之內(nèi)。

 

　　四、信息（Information）

 

　　其實就是會議的內(nèi)容。

 

　　會議內(nèi)容應(yīng)強化目標(biāo)導(dǎo)向性，聚焦在上周的行動計劃和目標(biāo)上和新一周的行動計劃上。我能夠聽到很多人在讀自己的流水賬，把日常工作都說了出來，這大大地浪費了時間。

 

　　五、結(jié)果（Outcomes）

 

　　會議要有結(jié)果，并不僅僅指記錄員寫的會議紀(jì)要，而是指會議上制定的行動計劃如何落實，目標(biāo)和評價標(biāo)準(zhǔn)是什么？責(zé)任人是誰？資源保障是什么？總之是為了落地。發(fā)現(xiàn)問題，為下一步的改進(jìn)提供基礎(chǔ)。

 

　　這五條原則，其中蘊含著PDCA的管理閉環(huán)過程，如果都做到了，就會使各項工作不斷得到改進(jìn)和提升。