本期我們圍繞著物料供應商的準入評估這一環節來展開分享。

 

1、首先，在開展準入評估時，需要把待評估的物料供應商進行引進的處理

 

　　在這個過程中采購人員需要根據SOP 的要求收集對應的生產商、經銷商以及物料的基本信息和證照材料。

 

　　關于基本信息，可以通過供應商基礎信息調查表的方式來進行收集，企業可以設計對應的記錄表單，在該記錄中收集供應商的名稱、地址、聯系人、聯系電話、營業情況等等一些基本的內容，企業可以根據不同的供應商類別，如原料、輔料、內包裝材料、外包裝材料設計不同的信息調查表樣式，用于更加細分的管理。

 

　　在物料供應商證照方面，建議在SOP中通過矩陣的方式清晰地定義出來不同類別，不同等級的供應商、物料需要提供的證照材料類型，這種方法可以有效指導采購員向供應商索取對應的材料，在源頭盡可能保證資質材料的完整性和正確性，以減少后端審核的壓力。

 

2、引進完成之后，我們就可以去對其進行準入評估。

 

　　評估的流程可以包括：資質審核、質量標準對比、樣品檢測、物料試用、工藝驗證、供應商現場審計、穩定性考察以及質量保證協議多個活動。

 

　　可以根據不同的物料等級及用途，靈活組合上述評估活動，采用與風險等級相適應的評估深度和廣度，在保證合規的前提下盡可能避免資源浪費。

 

3、在證照審核過程中，供應商管理員需要對采購員提交的證照材料進行全方位的審核。

 

　　在該環節需要著重確認證照的完整性和真實性，尤其是針對營業范圍和有效期制這兩部分信息要進行確認，防止供應商有造假的行為。

 

　　實際執行過程中，可以在天眼查、企查查等網站內核實供應商的營業范圍和有效期至等信息。

 

4、證照審核通過后，可以進行技術方面的評估。

 

　　我們建議開展質量標準對比和樣品檢驗。通過對比供應商的質量標準和企業內部的質量標準。供應商所提供物料是否能夠滿足公司的使用要求。

 

　　除此之外，那么也可以通過這一環節來對公司內部的質量標準進行修訂、升級。

 

　　質量標準對比完成之后，可以開展小樣的檢測，通過實際的檢驗來確認供應商所提供的物料是否能夠真實滿足其質量標準的要求。

 

5、經過上述事項確認之后，使用待評估的物料進行實際的生產

 

　　如果滿足要求，可以進行下一步小試、中試，可以安排對應批量的產品試用。

 

　　使用待評估的物料進行實際的生產，確認生產出來的產品能夠滿足既定的質量要求。

 

6、試用完成之后，進行供應商審計工作。

 

　　考慮到工藝驗證使用的是正常批量的成品，將投入比較大的成本，因此建議在開展正式的工藝驗證之前，先進行供應商審計工作。

 

　　通過現場審計、遠程審計、第三方審計或書面審計等方式來確認供應商的質量、檢驗、生產、倉儲等體系能夠滿足相關的要求。

 

　　針對審計過程中發現的問題，需要根據SOP的內容判斷其關鍵程度及數量是否在可接受范圍內，如果有發現項但是在可接受范圍內時，可以先給定審計通過的結論，但是需要注意的是，拿到供應商的整改回復計劃之后，依然需要持續對發現項整改進行跟蹤，而非在給定審計通過結論后不予處理，防止在整改期間多次整改不到位的情況。

 

7、審計通過后，需要對物料進行工藝驗證

 

　　那么在此期間可以按照既定的方案來開展對應的工作。在工藝驗證完成后。

 

　　根據相關要求決定是否開展成品的穩定性考察，如需，跟蹤對應的加速、長期穩定性考察結果。

 

8、上述環節完成之后，簽訂質量保證協議

 

　　如果評價效果較好，可以和物料供應商簽訂質量保證協議，約束雙方的權責。

 

　　質量保證協議雙方確認無誤后，可以明確下達物料供應商予以準入的評估結果。

 

　　當然，在任何一個評估環節都有可能發現物料供應商無法滿足相關質量要求，那么可以及時做出對應的決定（如轉不合格或凍結），包括對物料本身進行處理（如質量不穩定），或者對供應商做出處理（如供應商造假），并根據實際的審核情況來限定禁入期限，例如一年、三年或永久。

 

9、總結

 

　　通過上述方式對物料供應商的準入進行評價和控制。

 

　　當然，在實際業務管理過程當中，可能會存在一次性準入多個物料用于同一成品的生產，那么可以將這些物料供應商進行批量的準入評估，那么針對資質審核、質量標準對比、樣品檢測，以及供應商審計、質量保證協議，可以分不同的供應商來開展。

 

　　但是對于物料試用、工藝驗證、穩定性考察，需要將這些物料用于同一批次的生產來綜合評估這些物料共同使用之后的實際效果。

 

　　綜上，可以采用這樣拆分以及合并評估的方式來進行對應的管理。