食品微生物實驗室必須具有進行食品微生物檢測所需的儀器設備、試劑和材料，分析結果的可靠性在很大程度上受使用儀器設備、試劑和材料的影響。為了確保采購服務和供給質量，確保所采購的物品符合測試工作要求，實驗室應對所需購買的儀器設備和材料制定文件化內容并規(guī)范采購程序，具體可遵循以下步驟和原則：

1.明確采購目的，編制采購文件

實驗室在采購儀器設備和材料時，必須明確需要采購的目的，確定采購物品的功能與系統(tǒng)的需要。這就要求事先制定采購文件或填寫采購申請表，在采購文件或采購申請表中，對所要采購的物品提出足夠的要求，并對其技術要求進行詳細地描述，包括對儀器進行的系統(tǒng)評估，能否滿足用戶的需要，價格是否適當，是否有研究與發(fā)展的空間，是否有質量保證數據質量能否提高，是否符合健康、安全、法規(guī)的要求等。同時還應考察儀器與附件的大小、環(huán)境溫度、濕度、儀器的重量、供電系統(tǒng)(電壓、電流、特殊插座)、水、氣、上下水道、通信系統(tǒng)、網絡聯(lián)結系統(tǒng)、健康與安全方面是否需要特許證等，上述資料可向銷售商索取。

2.評價采購文件

對編制的采購文件或申請表進行評價。評價的內容包括：采購物品的技術指標和對測試方法要求的滿足性；供應商提供的產品質量對測試方法要求的滿足性等，以證明采購物品是否滿足測試工作的要求。對于申請購置的新儀器設備的評價，實驗室相關負責人應組織收集有關儀器設備的信息資料，核實采購文件中申請購置的儀器設備的生產廠家、型號、規(guī)格及性能指標等是否滿足測試方法的需要。大型儀器設備則需要設備管理部門請有關專家進行論證和評價。

3.采購

采購申請經批準后應對儀器設備的供應商進行評價，并保存評價的記錄和獲得批準的供應商名單。儀器設備的采購應選擇信譽高、產品質量好、售后服務好的供應商。與供應商簽訂的技術合同應盡可能詳細，合同中應包括申請書中所有的技術指標信息。購買國產的儀器設備時要注意檢查制造計量器具許可證標志；擬購買的進口的儀器設備若屬于《中華人民共和國進口計量器具型式審查目錄》中的計量器具，應經過型式批準。

二、儀器設備的招標

2000年以來，我國陸續(xù)頒布了《中華人民共和國招標投標法》和《中華人民共和國政府采購法》及一系列實施細則，首次從制度上將采購工作納入到法治化管理的軌道。目前，儀器設備的采購多采用招標的方式進行，從一定程度上規(guī)范了采購行為，強化了財經紀律，提高了投資效益，促進了廉政建設，為實驗室建設提供了有力的物資條件保證。

1.編寫招標采購文件

招投標工作的程序一般為：標書的制定，招標信息的發(fā)布，評標專家的聘請，供貨廠商的資質審查，評標及中標合同的簽訂，合同的執(zhí)行及貨物驗收等環(huán)節(jié)。因此，標書的制定是要做好的第一步工作。

為提高招標采購的效果，在編寫招標文件時，應根據采購的儀器設備物資內容要求，科學合理地選擇評標方法，制定嚴密的評標細則，做到既不量身定制，又不無的放矢。不但要了解幾種評標辦法的適用性及利弊，而且要通過測算規(guī)范評標標準提高評標的操作性。

編寫標書人員要與實驗室技術人員溝通，了解他們的需求，包括擬購儀器設備的性能、配置、技術參數和市場價格等方面，做到心中有數，并可選擇地實地考察一些產品。結合本實驗室的檢測工作及發(fā)展需求，選擇適合自身發(fā)展的儀器設備。利用實驗室技術人員在了解儀器設備結構方面的優(yōu)勢，與技術人員一起共同擬定技術參數要求。注重實用和經濟的原則，合理配置，節(jié)省資金，讓有限的資金發(fā)揮最大效力。

2.對擬采購的儀器設備進行信息篩選

在采購儀器設備前應登陸相關的國家法定的官方網站，如國家食品藥品監(jiān)督管理局、衛(wèi)生部等相關網站，查詢擬購的儀器設備是否有不良事件報道，主要生產廠家的產品注冊證身份否過期，是否已經停產或即將停產等。若發(fā)現有該類信息，應即時加強對招標文件的限制，防止采購回已落伍或存在安全隱患的產品。

3.對生產商資格進行審查，提高招標邀請質量

在招標采購工作的實踐中發(fā)現，招投標中不可避免地會遇到有些廠商中標后不能很好履行合同，不按合同要求保證交貨質量和交貨時間：也有廠商在招標時互相串通，進行不正當競標和抬高報價：有的不按合同所承諾的服務條款進行售后服務：甚至有的中標后又反悔，不愿繼續(xù)履行合同。這些現象的存在告訴我們，在當前這種不規(guī)范的市場經濟條件下，要做好招投標采購工作，就絕不能忽視對供應廠商的資格審查，要通過考察和調查，了解供應廠商的資質、生產規(guī)模和實力、業(yè)績和用戶意見、質量保證體系和售后服務體系等，真正把那些資質高、信譽好、實力強并在以往的供貨及服務方面表現俱佳的廠商作為邀請投標對象，避免招投標后期各種違背合同條款的現象和糾紛發(fā)生。

4.結合微生物檢測儀器設備特點，正確選擇采購方式和評標方法

微生物檢測用儀器設備具有專業(yè)性強、種類多、每種儀器的絕對數量少，有的生產廠家還具有單一性等特點。對于這類儀器設備的采購有的可以按計劃在規(guī)定的時間完成，有的卻無法預先安排，尤其是一些因突發(fā)事件所緊急采購的儀器設備，往往需臨時添置，短期供貨。在這種情況下，如果仍按照統(tǒng)一模式組織集中采購，勢必會影響到檢測任務的完成。因此，針對不同的儀器設備類別，選擇適當的采購方式是十分必要的。在實際操作中可根據情況分別采用公開招標、邀請招標和詢價議標等不同方式，正確處理操作的規(guī)范性和靈活性的關系。

另外，針對不同類別的儀器設備選取一種客觀實用的評標方法，在招投標中也是十分重要的。評標是整個招標過程中的一個關鍵環(huán)節(jié)，評標是否公平、公正，直接關系到招標的結果和效果。根據《中華人民共和國招標投標法》的規(guī)定，評標時可采用的評標方法通常有“最低投標價法”和”綜合評估法”兩類。采用何種評標方法，要視具體情況靈活決定。要把質量和價格作為重點，以實現效益最大化為目的，針對不同的購置項目，擬定相應的評標細則，保證評標過程更為科學、客觀、公平和公正。

5.認真貫徹招標采購政策法規(guī)，充分發(fā)揮評審專家和使用單位的作用

《中華人民共和國招標投標法》中明確規(guī)定：評標委員會的組成人員中，技術、經濟等方面的專家不得少于成員總數的三分之二。另外，2003年財政部、監(jiān)察部又聯(lián)合下發(fā)了《政府采購評審專家管理辦法》，明確了專家在招投標活動中的重要地位和主導作用。由于被聘專家在相應領域從事工作多年，精通業(yè)務，熟悉產品情況和市場行情，掌握一定的招投標法律法規(guī)知識。他們應享有對招標采購制度及相關情況的知情權；對供應商所供貨物、產品質量和服務質量的評審權和推薦中標商家的表決權。他們應參加招投標的全過程，特別是評標過程。

在整個過程中，評審專家應以科學誠實、客觀公正的態(tài)度進行評標咨詢工作，向招標單位提供真實可靠的評審意見，以確保所購儀器設備在功能上的適用性、技術上的先進性、使用上的可靠性和經濟上的合理性。招標單位應建立包含不同學科、不同專業(yè)、有一定人數的評審專家?guī)欤�評標時可根據產品類型隨機聘用有關專家參加儀器設備的招標評審。

用戶作為儀器設備的直接使用者，他們應熟悉檢測流程，具有豐富的儀器設備操作使用經驗。因此，讓使用單位代表參加儀器設備的招標評審，對搞好儀器設備采購無疑會起到重要的作用。

6.保證全面履行合同，認真做好檢查驗收

合同的簽訂、執(zhí)行與驗收，是整個招標工作的最后環(huán)節(jié)。合同所列條款要符合評標會議紀要的內容。要明確規(guī)定貨物的價款、付款方式、交貨時間和地點。還應把廠商的服務承諾、質保金留取比例、留取時限、是否有贈送物品等一并寫進。合同條款的擬定及合同草簽，由設備部門與廠商共同完成。

甲乙雙方必須按照合同的約定全面履行合同。為了保證合同的正常執(zhí)行，在合同文本中必須詳細規(guī)定有關違約追究處理條款。一般追究違約責任的方式有：違約金和賠償損失等，根據履約的需要，雙方可協(xié)商選取適當的違約責任方式和金額并列入合同條款。

相關設備部門要對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，合同執(zhí)行完畢后，要組織有關專家和用戶對合同的履行結果進行驗收，以確定所提供的儀器設備和服務是否符合要求。從以往合同執(zhí)行情況看，貨物的質量問題是合同執(zhí)行的難點。因此，在訂立合同時，就要規(guī)定出明確詳盡的檢驗標準和方法。

7.簽訂合同應明確的要求

在注重儀器設備性能指標的同時，還應對以下方面作出明確要求，以便有效控制后續(xù)成本，保證儀器設備的順利安裝和使用。

(1)明確儀器設備的安裝、調試時間。要求廠商明確儀器設備安裝時間，若儀器設備對場地、電源、使用人員有特殊要求，廠商必須提前告之使用單位。對于大型儀器設備的安裝，如果安裝調試時間較長，還應要求商家提供進度實施表，以保證儀器設備安裝的順利實施。

(2)明確儀器設備維修響應時間，加強對修復時間的限制。

(3)對采購的儀器設備，應加強風險防范。由于招標帶有不可確定性，有時采購的儀器設備，可能是實驗室不熟悉的儀器設備，因此在招標前，最好能限定部份商務條款，從而加強風險防范。

(4)要求廠商明確常用耗材、主要元件保用時間及價格的詳細清單。為此，在招標談判中應特別注意易損件、耗材、備件的優(yōu)惠折扣價等問題。定標之前應獲得廠商的書面承諾。

(5)采購前要求廠家書面承諾所售儀器設備機型的備件及耗材，廠家應保證供貨時間不少于多少年；備件庫設在何地；備件送達實驗室的時間多長；若不能維修，有何補償措等。

(6)應注重對重要附屬設備或備件的配置。

(7)應注意明確儀器設備所攜帶軟件的安裝、使用等方面的責任。目前許多儀器設備，尤其是分析儀器設備都設計了相關的分析和數據處理軟件，這些軟件需要安裝到計算機中。因此，在標書中應對專業(yè)的軟件安裝、使用以及數據處理等要求進行規(guī)范。

(8)在可能的情況下，應明確廠家有義務對實驗室的使用人員和維修保養(yǎng)人員進行儀器設備的短期技術培訓。保證實驗室的儀器設備使用人員在做好日常保養(yǎng)工作的同時，也能處理一般的故障。同時廠家還應提供必備的技術手冊、電路圖紙等資料，為用戶自行處理提供可能。

(9)應對儀器設備的品牌、型號和生產商加以確定，防止供貨商提供假冒的儀器設備，并對相關承擔責任進行規(guī)定。

三、儀器設備的安裝與驗收

對測試質量有影響的儀器設備，試劑和材料在使用之前必須根據采購文件進行符合性檢查并記錄。對經常使用、質量穩(wěn)定的試劑和材料應根據采購文件進行符合性查收。對新的設備儀器購買后，首先要對該儀器設備進行安裝確認，儀器設備必須由專業(yè)人員安裝在合適操作的環(huán)境場所，其基本程序是：開箱驗收、安裝和運行性能確認。

安裝確認的主要內容有：

(1)清點儀器設備的軟件、硬件是否與裝箱單一致，檢查有無可見的損傷，確認軟件與硬件的版本。

(2)登記儀器設備名稱，型號，生產廠商名稱，儀器設備的唯一性編號，生產日期，儀器設備使用者姓名，內部固定資產設備的登記及安裝地點。

(3)收集匯編和翻譯儀器設備使用說明書和維護保養(yǎng)手冊。

(4)檢查并記錄所驗收的儀器設備是否符合廠方規(guī)定的規(guī)格標準。

(5)檢查并確保有該儀器設備的使用說明書、維修保養(yǎng)手冊和備件清單。

(6)檢查儀器設備的安裝是否恰當，氣、電、水及管路連接是否符合要求，模塊之間的通信是否良好，根據需要校驗模塊、軟件(版本)、安裝及硬件與軟件是否相容，是否有電磁干擾等。

(7)制定使用規(guī)程和維修保養(yǎng)制度，建立使用登記本。

(8)制定清洗規(guī)程。

(9)明確儀器設備技術資料(圖、手冊、備件清單、各種指南及該設備有關的其他文件)的專管人及存放地點。

(10)最后對確認的結果進行評估，有效的制定出設備的校驗、維修保養(yǎng)、驗證計劃以及相關的標準操作規(guī)程。校驗的目的是為了確保計量儀表在其量程范圍內運行良好，并且測量結果符合既定標準。根據生產商建議要求和該儀器的用途來確定校驗或維修頻率。