手機版
認識作業(yè)指導(dǎo)書
幾個認識上的誤區(qū)：
01.作業(yè)指導(dǎo)書是無用的？
有人認為我從事這項工作已經(jīng)很多年了，作業(yè)步驟已可以倒背如流了，甚至閉著眼睛也能把它做好。
實質(zhì)上這是把作業(yè)指導(dǎo)書僅理解為純粹的操作流程，實際上除此以外作業(yè)指導(dǎo)書還應(yīng)包括更重要的內(nèi)容，如作業(yè)的要求、產(chǎn)品接收與判定的準則等。
有人認為作業(yè)指導(dǎo)書束縛了員工的手腳，難以發(fā)揮其創(chuàng)造性。
實質(zhì)上這是將作業(yè)指導(dǎo)書當作一成不變的真理，很多情況下操作人員可以就作業(yè)指導(dǎo)書的修改、糾正和預(yù)防措施的制定等提出自己的意見，從而發(fā)揮他們的創(chuàng)造性和工作積極性。
02.越多越好還是越少越好？
ISO9001中指出“如果沒有形成文件的程序就不能保證質(zhì)量時，則應(yīng)對生產(chǎn)、安裝和服務(wù)的方法制定形成文件的程序”，對程序文件如此，作業(yè)指導(dǎo)書同樣也是如此，太多的文件會把你壓垮。
有些組織為了使文件的數(shù)量盡可能減少，以利于文件的管理，對于標準中，沒有具體數(shù)量規(guī)定的作業(yè)指導(dǎo)書(程序文件則因標準中規(guī)定了應(yīng)當制定的程序而不可能減少)提出盡可能不編，這就使很多重要的、必不可少的文件也沒有制定，從而使許多影響質(zhì)量的因素未能加以控制。
03.工作標準就是作業(yè)指導(dǎo)書？
有的組織認為很多崗位已有工作標準,沒必要制訂作業(yè)指導(dǎo)書。
其實，工作標準不同于作業(yè)指導(dǎo)書，它是針對工作的責任、權(quán)利、范圍、質(zhì)量要求、程序、效果、檢查方法、考核與獎懲辦法等方面所制定的標準。它與作業(yè)指導(dǎo)書可能有相同之處，但其強調(diào)的內(nèi)容有區(qū)別，并不是所有的作業(yè)指導(dǎo)書都需要規(guī)定職責、權(quán)限、考核與獎懲等內(nèi)容；反過來作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)有的條件和標準在工作標準中卻不一定有。需要說明的是，目前工作標準的發(fā)展趨勢之一是將工作標準與作業(yè)指導(dǎo)書、程序文件有機地結(jié)合為一體。
還有一個問題就是標準過于分散。作業(yè)指導(dǎo)書可以將散落的各類標準統(tǒng)一規(guī)納整理。
04.操作按步驟詳細地描述下來就是作業(yè)指導(dǎo)書？
太多的人認為為與ISO9000一致，公司應(yīng)提供完成日常任務(wù)的書面文件，生產(chǎn)過程的每一個階段都必須文件化，從而使雇員們陷進了把已經(jīng)十分熟悉的操作的每一個細小步驟描述下來的泥潭。但這些逐步展開的作業(yè)指導(dǎo)書又怎么樣呢?
我們經(jīng)�？梢园l(fā)現(xiàn)這樣的話︰“通過撥動計算機左后方的肘節(jié)開關(guān)打計算機直到屏幕上出現(xiàn)“綠光”或“立即輸入口令”。這種指導(dǎo)書不僅無用，也是不必要的.
詳細的作業(yè)步驟必須文件化嗎?是的，它們可能應(yīng)該的，但有些卻不是必須的。辦公設(shè)備的操作、程序中已經(jīng)有詳細說明的等情況不用重復(fù)寫。
05.程序與作業(yè)指導(dǎo)書有什么區(qū)別？
a.功能：
作業(yè)指導(dǎo)書:
·程序中的某個環(huán)節(jié)
·強調(diào)細節(jié)和方法、標準
程序：
·涉及多崗位、多部門、多環(huán)節(jié)
·過程的順序和相互作用
·強調(diào)職能、協(xié)調(diào)工作
b.內(nèi)容：
作業(yè)指導(dǎo)書:
·對程序的補充
·強調(diào)細節(jié)、具體方法、標準
·具有可操作性
程序：
·強調(diào)職責、流程
·統(tǒng)一解釋
06.作業(yè)指導(dǎo)書的定義
作業(yè)指導(dǎo)書是用以指導(dǎo)某個具體過程，事物形成的技術(shù)性細節(jié)描述的可操作性文件。常用的作業(yè)指導(dǎo)書、工作細則、標準、作業(yè)規(guī)范通常應(yīng)包含的內(nèi)容。
作業(yè)指導(dǎo)書是針對某個部門內(nèi)部或某個崗位的作業(yè)活動的文件，側(cè)重描述如何進行操作，是對程序文件的補充或具體化。對這類文件有不同的具體名稱，如工作指令、操作規(guī)程等。
07.作業(yè)指導(dǎo)書的作用
a、作業(yè)指導(dǎo)書是指導(dǎo)保證過程質(zhì)量的最基礎(chǔ)的文件和為開展純技術(shù)性質(zhì)量活動提供指導(dǎo)。
b、作業(yè)指導(dǎo)書是質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。
作業(yè)指導(dǎo)書的作用說通俗點∶
a、積累經(jīng)驗，并把經(jīng)驗、技術(shù)記錄下來，以防流失。
b、新員工可以快速掌握操作要領(lǐng)。
c、最有效的管理工具和生產(chǎn)資料。
d、規(guī)范化、標準化的操作.
e、工作質(zhì)量檢測和追溯的依據(jù)。
作業(yè)指導(dǎo)書的種類
a、按發(fā)布形式可分為:
書面作業(yè)指導(dǎo)書、口述作業(yè)指導(dǎo)書.
b、按內(nèi)容可分為:
·用于施工、操作、檢驗、安裝等具體過程的作業(yè)指導(dǎo)書。
·用于指導(dǎo)具體管理工作的各種工作細則、計劃和規(guī)章制度等。
·用于指導(dǎo)自動化程度高而操作相對獨立的標準操作規(guī)范。
作業(yè)指導(dǎo)書的編寫
01.作業(yè)指導(dǎo)書的編寫原則
a.確定性
作業(yè)指導(dǎo)書的重點內(nèi)容應(yīng)該是解決如何作業(yè)的問題，應(yīng)列出具體操作的詳細過程，包括每一步驟所使用的材料（筆、紙等辦公用品就不要寫了，下同)、儀器設(shè)備以及過程作業(yè)的結(jié)果和判定標準等。
b、實用性
作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容和形式應(yīng)以實用為原則，盡量簡潔、易懂，而且要符合文件控制的要求。以文字敘述作業(yè)過程時，應(yīng)選擇通俗易懂的語句來表達，方便各個層次人員的理解和領(lǐng)悟。同時盡量多采用圖表、圖示、流程圖和照片等形式，或圖文并茂，更容易為使用者接受。
c.必要性
沒有必要每個崗位每個活動都必須有作業(yè)指導(dǎo)書，應(yīng)該充分考慮活動的復(fù)雜性、事實活動的方式、完成活動所需的技能、人員和資源要求等，以便確定最能適合組織運作需要的作業(yè)指導(dǎo)書。
d、協(xié)調(diào)性
煽寫作業(yè)指導(dǎo)書時，應(yīng)認真分析現(xiàn)有文件的特點和適用性，以相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范、標準和有關(guān)技術(shù)文件作為編寫依據(jù)，同時也應(yīng)注意作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容并非一定要限制在所依據(jù)的質(zhì)量管理標準要求的范圍之內(nèi)，還可以包括對其他業(yè)務(wù)活動的控制要求。
02.作業(yè)指導(dǎo)書的編寫要求
最基本要求
a、內(nèi)容應(yīng)滿足:5W1H原則
where :即在哪里使用此作業(yè)指導(dǎo)書。
Who : 什么樣的人使用該作業(yè)指導(dǎo)書。
What:此項作業(yè)的名稱及內(nèi)容是什么。
Why :此項作業(yè)的目的是干什么。
When : 什么時候使用該作業(yè)指導(dǎo)書。
How:如何按步驟完成作業(yè)。
b、格式要求︰
基本框架
目的:本作業(yè)指導(dǎo)書是用來做什么的
范圍:適用于哪些人，哪些工作
職責:涉及哪些崗位，這些崗位在本次工作中的各自承擔的任務(wù)或功能
術(shù)語︰如有必要
步驟:—步一步怎么做這個工作的，應(yīng)達到什么樣的標準。意外情況（不正常情況下的操作）
c、文字要求:
作業(yè)指導(dǎo)書用于具體指導(dǎo)現(xiàn)場生產(chǎn)或管理工作，其結(jié)構(gòu)和形式完全取決于作業(yè)的性質(zhì)和復(fù)雜程度，不像質(zhì)量手冊和程序文件那么單一，不必也不可能采用統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)和形式。因而根據(jù)其應(yīng)當包括的內(nèi)容可以全部用文字描述，也可以用圖表來表示，或兩者結(jié)合起來使用。
描述簡單、實際就好�？陀^陳述，條理清淅就好。不需要復(fù)雜的描述方法，修辭手法。
03.作業(yè)指導(dǎo)書的編寫
·由實際操作人員編寫
·編寫之前、之后可以展開討論
·寫你該做的
·做你所寫的
·記你所做的
·實際、簡明扼要、便于理解
·保持一致性
·明確目的:用來做什么的
·明確范圍:適用于哪些人，哪些工作
·明確職責︰涉及哪些崗位，這些崗位在本次工作中的各自承擔的任務(wù)或功能
·明確術(shù)語:一些專業(yè)用語（如果有)
工作步驟幾種寫法
a.按時間順序∶什么時間做什么（按時間鐘順序)
b.按流程順序∶先做什么，后做什么
c.按崗位順序（和流程順序雷同）﹔先是哪個崗位做什么，接下來哪個崗位做什么。
以上幾種穿插編寫。
工作步驟描述注意事項:
A、如果涉及到了操作標準，都要列明標準。
比如填開貨單，每張貨單的錯誤不能超過兩處，超過要作廢。
B.5W1H原則要交待清楚
where :即在哪里做。
Who:是誰做?
What:做什么?
Why :為什么做(標準)。
When:什么時候做。
How :怎么做（詳細過程，操作方法)
要考慮意外情況的應(yīng)急處置。
比如設(shè)備突然失效，比如人員不在崗，比如收錯了錢，比如貨單填寫錯誤，但航班已離港，怎么辦?寫清楚，這是非常重要的經(jīng)驗，也是作業(yè)指導(dǎo)書精髓之—。
交接班要求
交接班時哪些事情要交待清楚，怎么交待，如何記錄。
相關(guān)質(zhì)量記錄的填寫
每一步驟中如涉及到要填寫工作記錄，必須予以明確說明。并在最后附上質(zhì)量記錄的樣本。
特殊的安全要求
04.作業(yè)指導(dǎo)文件的編寫注意事項︰
a、協(xié)調(diào)好作業(yè)指導(dǎo)書和程序文件之間的關(guān)系
作業(yè)指導(dǎo)書的編寫要以程序文件為依據(jù)，程序文件一般都用于管理層，主要規(guī)定實施某一相活動的職責、范圍和工作步驟等，而工作步驟所涉及到的具體的純技術(shù)性的細節(jié)則要在作業(yè)指導(dǎo)書中加以細化和展開，因此，處理好作業(yè)指導(dǎo)書和程序文件之間的接口關(guān)系非常重要。
b、形式多樣而寫法各異
作業(yè)指導(dǎo)書控制的對象不同就導(dǎo)致作業(yè)指導(dǎo)書的編寫形式和方法不同，因此，在編寫作業(yè)指導(dǎo)書時，應(yīng)根據(jù)欲控制的對象，決定控制的內(nèi)容和要求，并選取相應(yīng)的表達方式,
c、切合實際并全面控制
作業(yè)指導(dǎo)書是為了指導(dǎo)實際工作而編寫的，因此要求其內(nèi)容應(yīng)符合實際運行情況，作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)注重全面性，每一項活動其實都可以對特定事物質(zhì)量的控制、指導(dǎo)和評價作用，每一項活動其實都可被視為一個過程，過程必定有輸入和輸出，所以要想使過程受控，就必須全面分析過程的輸入和輸出，對各方面因素進行綜合考慮，然后明確對各個環(huán)節(jié)的要求，這樣編寫出的作業(yè)指導(dǎo)書才具有可操作性。在實際運用當中，也會反映出一些存在的問題和缺陷，應(yīng)根據(jù)實施情況和活動的結(jié)果加以研究分析，對不適宜的內(nèi)容進行修改和完善，從而實現(xiàn)增值和持續(xù)改進。
