管理體系審核是審核員對組織的管理體系進行全面評估和審查的過程，以確定其是否符合特定的標準和要求。

 

　　在進行管理體系審核時，審核員應充分理解并應用管理體系PDCA管理方法，使用過程方法，來進行審核。

 

　　以下是一些管理體系審核經驗分享：

 

一、審核前準備

 

　　1、了解被審核組織

 

　　審核前，盡可能多地收集被審核組織的相關信息，包括組織的業務范圍、組織結構、產品或服務特點、管理體系文件等。這有助于審核員在審核過程中更好地理解組織的運作和管理體系的實施情況。

 

　　可以通過查閱組織的網站、宣傳資料、行業報告等方式了解其業務和市場情況。由于目前作為市場主體的受審核方的信息通過各種渠道進行公開披露，使得以前的信息差越來越小，所以審核員可以利用信息化手段，提前了解受審核方的一些基本情況，以便為后面的審核活動作出充分的準備。

 

　　審查組織提供的管理體系文件，如質量手冊、程序文件、作業指導書等，了解管理體系的架構、流程和控制措施。此外，還可以與組織的相關人員進行溝通，如管理層、體系負責人、部門經理等，了解組織的管理理念、目標和挑戰。

 

　　2、制定審核計劃

 

　　審核計劃是審核工作的指導文件，應根據審核的目的、范圍和時間要求進行制定。審核計劃應包括審核的日程安排、審核組成員的分工、審核的重點領域和審核方法等。編制審核計劃時應充分關注專業條款應分配給專業審核員或由技術專家支持的審核員進行審核。

 

　　審核日程安排應合理分配時間，確保對各個部門和過程進行充分的審核。審核組成員的分工應根據其專業背景和經驗進行合理分配，確保每個審核員都能夠發揮自己的優勢。審核的重點領域應根據組織的業務特點和管理體系的薄弱環節進行確定，如關鍵過程、高風險區域、以往審核中發現的問題等。審核方法可以包括文件審查、現場觀察、人員訪談等，應根據審核的需要進行選擇和組合。

 

　　3、準備審核文件和工具

 

　　審核員應準備好必要的審核文件和工具，如審核檢查表、不符合報告表等，還包括可能用到的電腦、手機（相機）、夾板（方便現場巡視時記錄使用）。審核檢查表是審核員進行審核的重要工具，應根據審核標準和審核計劃進行編制，列出審核的要點和問題，以便在審核過程中進行逐一檢查。

 

　　不符合報告表用于記錄審核中發現的不符合項，應包括不符合項的描述、標準條款的引用、嚴重程度的評估等內容。筆記本電腦和手機（相機）可以用于記錄審核中的證據和發現，方便后續的整理和報告。當然如需要進行現場拍照時要事先與受審核方確認，并嚴格遵守受審核方的相關管理要求。

 

二、審核過程中的注意事項

 

　　1、保持客觀公正

 

　　審核員在審核過程中應保持客觀公正的態度，不受任何利益關系的影響，以確保審核結果的真實性和可靠性。審核員應依據審核標準和事實證據進行判斷，不偏袒任何一方，不主觀臆斷。

 

　　例如，在審核過程中，如果發現被審核組織存在不符合項，審核員應客觀地記錄不符合項的事實，并引用相應的標準條款進行說明。同時，審核員應給予被審核組織充分的解釋和說明的機會，聽取其意見和建議，以便更好地理解不符合項的原因和背景。切記不要根據自己的工作經歷進行武斷的判定，比如，“我們對某方面是如何管理的，你們這樣做不對！”一切不符合事實要嚴格與我們的審核準則進行對照，而不是管理經驗。

 

　　2、善于溝通交流

 

　　審核是一個與被審核組織進行溝通交流的過程，審核員應善于與不同層次的人員進行有效的溝通，包括管理層、部門經理、一線員工等。溝通應采用恰當的方式和語言，尊重被審核組織的文化和習慣，以建立良好的合作關系。

 

　　在溝通交流中，審核員應注意傾聽被審核組織的意見和建議，了解其管理體系的實施情況和存在的問題。同時，審核員應及時反饋審核中的發現和問題，與被審核組織共同探討解決方案，促進管理體系的持續改進。

 

　　3、注重現場觀察

 

　　現場觀察是審核過程中的重要環節，審核員應深入到被審核組織的生產現場、辦公場所等實地進行觀察，了解管理體系的實際運行情況。現場觀察可以幫助審核員發現文件與實際操作不符的情況，以及潛在的風險和問題。

 

　　在現場觀察中，審核員應注意觀察工作環境、設備設施、人員操作等方面的情況，檢查是否符合管理體系的要求。同時，審核員還可以與現場工作人員進行交流，了解他們對管理體系的認識和執行情況。

 

　　4、準確記錄審核發現

 

　　審核員應準確記錄審核中的發現和問題，包括符合項和不符合項。記錄應詳細、清晰、客觀，能夠準確反映審核的實際情況。審核發現的記錄應包括發現的事實、標準條款的引用、嚴重程度的評估等內容。

 

　　對于不符合項，審核員應在記錄中明確指出不符合的具體內容和要求，并提出相應的整改建議。審核發現的記錄應及時整理和歸檔，以便后續的審核報告和跟蹤驗證。

 

三、審核后的總結和跟蹤

 

　　1、編寫審核報告

 

　　審核結束后，審核員應及時編寫審核報告，對審核的結果進行總結和評價。審核報告應包括審核的目的、范圍、依據、方法、審核組成員、審核時間、審核發現、不符合項的分布情況、審核結論和建議等內容。

 

　　審核報告應客觀、準確地反映審核的實際情況，語言簡潔明了，易于理解。審核報告應經審核組長審核后，提交給被審核組織的管理層和相關部門。

 

　　2、跟蹤驗證不符合項

 

　　被審核組織應在規定的時間內對審核中發現的不符合項進行整改，并向審核組提交整改報告。審核組應對被審核組織的整改情況進行跟蹤驗證，確保不符合項得到有效整改。

 

　　跟蹤驗證可以采用現場復查、文件審查等方式進行。審核員應檢查被審核組織是否采取了有效地糾正措施，是否消除了不符合項的原因，是否防止了不符合項的再次發生。如果被審核組織的整改措施有效，審核員應關閉不符合項；如果整改措施無效，審核員應要求被審核組織重新整改。

 

　　3、總結經驗教訓

 

　　審核結束后，審核組應及時總結審核過程中的經驗教訓，對審核工作進行評估和改進。總結經驗教訓可以包括審核方法的改進、審核技巧的提高、審核標準的理解等方面。

 

　　審核組可以通過召開審核總結會議、填寫審核反饋表等方式進行經驗教訓的總結。總結的結果應作為今后審核工作的參考，不斷提高審核的質量和效率。

 

　　總之，管理體系審核是一項重要的管理活動，需要審核員具備扎實的專業知識、豐富的審核經驗和良好的溝通能力。

 

　　通過做好審核前的準備、審核過程中的注意事項和審核后的總結和跟蹤，可以提高審核的質量和效率，為組織的管理體系持續改進提供有力的支持。