管理體系審核是審核員對(duì)組織的管理體系進(jìn)行全面評(píng)估和審查的過程，以確定其是否符合特定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

 

　　在進(jìn)行管理體系審核時(shí)，審核員應(yīng)充分理解并應(yīng)用管理體系PDCA管理方法，使用過程方法，來進(jìn)行審核。

 

　　以下是一些管理體系審核經(jīng)驗(yàn)分享：

 

一、審核前準(zhǔn)備

 

　　1、了解被審核組織

 

　　審核前，盡可能多地收集被審核組織的相關(guān)信息，包括組織的業(yè)務(wù)范圍、組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品或服務(wù)特點(diǎn)、管理體系文件等。這有助于審核員在審核過程中更好地理解組織的運(yùn)作和管理體系的實(shí)施情況。

 

　　可以通過查閱組織的網(wǎng)站、宣傳資料、行業(yè)報(bào)告等方式了解其業(yè)務(wù)和市場(chǎng)情況。由于目前作為市場(chǎng)主體的受審核方的信息通過各種渠道進(jìn)行公開披露，使得以前的信息差越來越小，所以審核員可以利用信息化手段，提前了解受審核方的一些基本情況，以便為后面的審核活動(dòng)作出充分的準(zhǔn)備。

 

　　審查組織提供的管理體系文件，如質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等，了解管理體系的架構(gòu)、流程和控制措施。此外，還可以與組織的相關(guān)人員進(jìn)行溝通，如管理層、體系負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理等，了解組織的管理理念、目標(biāo)和挑戰(zhàn)。

 

　　2、制定審核計(jì)劃

 

　　審核計(jì)劃是審核工作的指導(dǎo)文件，應(yīng)根據(jù)審核的目的、范圍和時(shí)間要求進(jìn)行制定。審核計(jì)劃應(yīng)包括審核的日程安排、審核組成員的分工、審核的重點(diǎn)領(lǐng)域和審核方法等。編制審核計(jì)劃時(shí)應(yīng)充分關(guān)注專業(yè)條款應(yīng)分配給專業(yè)審核員或由技術(shù)專家支持的審核員進(jìn)行審核。

 

　　審核日程安排應(yīng)合理分配時(shí)間，確保對(duì)各個(gè)部門和過程進(jìn)行充分的審核。審核組成員的分工應(yīng)根據(jù)其專業(yè)背景和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行合理分配，確保每個(gè)審核員都能夠發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)。審核的重點(diǎn)領(lǐng)域應(yīng)根據(jù)組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理體系的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行確定，如關(guān)鍵過程、高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域、以往審核中發(fā)現(xiàn)的問題等。審核方法可以包括文件審查、現(xiàn)場(chǎng)觀察、人員訪談等，應(yīng)根據(jù)審核的需要進(jìn)行選擇和組合。

 

　　3、準(zhǔn)備審核文件和工具

 

　　審核員應(yīng)準(zhǔn)備好必要的審核文件和工具，如審核檢查表、不符合報(bào)告表等，還包括可能用到的電腦、手機(jī)（相機(jī)）、夾板（方便現(xiàn)場(chǎng)巡視時(shí)記錄使用）。審核檢查表是審核員進(jìn)行審核的重要工具，應(yīng)根據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)和審核計(jì)劃進(jìn)行編制，列出審核的要點(diǎn)和問題，以便在審核過程中進(jìn)行逐一檢查。

 

　　不符合報(bào)告表用于記錄審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，應(yīng)包括不符合項(xiàng)的描述、標(biāo)準(zhǔn)條款的引用、嚴(yán)重程度的評(píng)估等內(nèi)容。筆記本電腦和手機(jī)（相機(jī)）可以用于記錄審核中的證據(jù)和發(fā)現(xiàn)，方便后續(xù)的整理和報(bào)告。當(dāng)然如需要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)拍照時(shí)要事先與受審核方確認(rèn)，并嚴(yán)格遵守受審核方的相關(guān)管理要求。

 

二、審核過程中的注意事項(xiàng)

 

　　1、保持客觀公正

 

　　審核員在審核過程中應(yīng)保持客觀公正的態(tài)度，不受任何利益關(guān)系的影響，以確保審核結(jié)果的真實(shí)性和可靠性。審核員應(yīng)依據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)和事實(shí)證據(jù)進(jìn)行判斷，不偏袒任何一方，不主觀臆斷。

 

　　例如，在審核過程中，如果發(fā)現(xiàn)被審核組織存在不符合項(xiàng)，審核員應(yīng)客觀地記錄不符合項(xiàng)的事實(shí)，并引用相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行說明。同時(shí)，審核員應(yīng)給予被審核組織充分的解釋和說明的機(jī)會(huì)，聽取其意見和建議，以便更好地理解不符合項(xiàng)的原因和背景。切記不要根據(jù)自己的工作經(jīng)歷進(jìn)行武斷的判定，比如，“我們對(duì)某方面是如何管理的，你們這樣做不對(duì)！”一切不符合事實(shí)要嚴(yán)格與我們的審核準(zhǔn)則進(jìn)行對(duì)照，而不是管理經(jīng)驗(yàn)。

 

　　2、善于溝通交流

 

　　審核是一個(gè)與被審核組織進(jìn)行溝通交流的過程，審核員應(yīng)善于與不同層次的人員進(jìn)行有效的溝通，包括管理層、部門經(jīng)理、一線員工等。溝通應(yīng)采用恰當(dāng)?shù)姆绞胶驼Z言，尊重被審核組織的文化和習(xí)慣，以建立良好的合作關(guān)系。

 

　　在溝通交流中，審核員應(yīng)注意傾聽被審核組織的意見和建議，了解其管理體系的實(shí)施情況和存在的問題。同時(shí)，審核員應(yīng)及時(shí)反饋審核中的發(fā)現(xiàn)和問題，與被審核組織共同探討解決方案，促進(jìn)管理體系的持續(xù)改進(jìn)。

 

　　3、注重現(xiàn)場(chǎng)觀察

 

　　現(xiàn)場(chǎng)觀察是審核過程中的重要環(huán)節(jié)，審核員應(yīng)深入到被審核組織的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、辦公場(chǎng)所等實(shí)地進(jìn)行觀察，了解管理體系的實(shí)際運(yùn)行情況。現(xiàn)場(chǎng)觀察可以幫助審核員發(fā)現(xiàn)文件與實(shí)際操作不符的情況，以及潛在的風(fēng)險(xiǎn)和問題。

 

　　在現(xiàn)場(chǎng)觀察中，審核員應(yīng)注意觀察工作環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、人員操作等方面的情況，檢查是否符合管理體系的要求。同時(shí)，審核員還可以與現(xiàn)場(chǎng)工作人員進(jìn)行交流，了解他們對(duì)管理體系的認(rèn)識(shí)和執(zhí)行情況。

 

　　4、準(zhǔn)確記錄審核發(fā)現(xiàn)

 

　　審核員應(yīng)準(zhǔn)確記錄審核中的發(fā)現(xiàn)和問題，包括符合項(xiàng)和不符合項(xiàng)。記錄應(yīng)詳細(xì)、清晰、客觀，能夠準(zhǔn)確反映審核的實(shí)際情況。審核發(fā)現(xiàn)的記錄應(yīng)包括發(fā)現(xiàn)的事實(shí)、標(biāo)準(zhǔn)條款的引用、嚴(yán)重程度的評(píng)估等內(nèi)容。

 

　　對(duì)于不符合項(xiàng)，審核員應(yīng)在記錄中明確指出不符合的具體內(nèi)容和要求，并提出相應(yīng)的整改建議。審核發(fā)現(xiàn)的記錄應(yīng)及時(shí)整理和歸檔，以便后續(xù)的審核報(bào)告和跟蹤驗(yàn)證。

 

三、審核后的總結(jié)和跟蹤

 

　　1、編寫審核報(bào)告

 

　　審核結(jié)束后，審核員應(yīng)及時(shí)編寫審核報(bào)告，對(duì)審核的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)。審核報(bào)告應(yīng)包括審核的目的、范圍、依據(jù)、方法、審核組成員、審核時(shí)間、審核發(fā)現(xiàn)、不符合項(xiàng)的分布情況、審核結(jié)論和建議等內(nèi)容。

 

　　審核報(bào)告應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映審核的實(shí)際情況，語言簡(jiǎn)潔明了，易于理解。審核報(bào)告應(yīng)經(jīng)審核組長(zhǎng)審核后，提交給被審核組織的管理層和相關(guān)部門。

 

　　2、跟蹤驗(yàn)證不符合項(xiàng)

 

　　被審核組織應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)進(jìn)行整改，并向?qū)徍私M提交整改報(bào)告。審核組應(yīng)對(duì)被審核組織的整改情況進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，確保不符合項(xiàng)得到有效整改。

 

　　跟蹤驗(yàn)證可以采用現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查、文件審查等方式進(jìn)行。審核員應(yīng)檢查被審核組織是否采取了有效地糾正措施，是否消除了不符合項(xiàng)的原因，是否防止了不符合項(xiàng)的再次發(fā)生。如果被審核組織的整改措施有效，審核員應(yīng)關(guān)閉不符合項(xiàng)；如果整改措施無效，審核員應(yīng)要求被審核組織重新整改。

 

　　3、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

 

　　審核結(jié)束后，審核組應(yīng)及時(shí)總結(jié)審核過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)審核工作進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)。總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)可以包括審核方法的改進(jìn)、審核技巧的提高、審核標(biāo)準(zhǔn)的理解等方面。

 

　　審核組可以通過召開審核總結(jié)會(huì)議、填寫審核反饋表等方式進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)。總結(jié)的結(jié)果應(yīng)作為今后審核工作的參考，不斷提高審核的質(zhì)量和效率。

 

　　總之，管理體系審核是一項(xiàng)重要的管理活動(dòng)，需要審核員具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、豐富的審核經(jīng)驗(yàn)和良好的溝通能力。

 

　　通過做好審核前的準(zhǔn)備、審核過程中的注意事項(xiàng)和審核后的總結(jié)和跟蹤，可以提高審核的質(zhì)量和效率，為組織的管理體系持續(xù)改進(jìn)提供有力的支持。