檢查表也稱檢查單，是審核員自己編制的用于在實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)使用的審核提綱和備忘錄，是根據(jù)分配的任務(wù)和審核準(zhǔn)則策劃和編制的工作文件。應(yīng)用檢查表的作用主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

 

1、確保審核目標(biāo)明確。

 

       檢查表中列出了審核條款，明確了檢查內(nèi)容，不至于遺漏項(xiàng)目?jī)?nèi)容；

 

       確定了檢查方式方法，免得臨場(chǎng)慌亂；

 

       按檢查表審核可以避免審核員偏離審核目標(biāo)。

 

2、保持審核內(nèi)容完整。

 

       檢查表是審核員在審核前進(jìn)行策劃準(zhǔn)備的結(jié)果，不但考慮了標(biāo)準(zhǔn)的要求、審核計(jì)劃的統(tǒng)籌安排、對(duì)受審核方提供信息的了解，還考慮了有效實(shí)施審核的方式方法等內(nèi)容。

 

3、保證審核節(jié)奏可控。

 

       審核員在編制檢查表時(shí)考慮了審核時(shí)間、審核方式方法、審核的步驟和內(nèi)容、審核證據(jù)和發(fā)現(xiàn)的記錄等，按檢查表審核，有利于審核員在審核過(guò)程中對(duì)審核節(jié)奏的把控，從而保證審核進(jìn)度。

 

4、避免審核的隨意性。

 

       審核員在審核時(shí)可能會(huì)對(duì)自己熟悉的、感興趣的問(wèn)題進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間深入審核，而對(duì)自己不熟悉的、不感興趣的問(wèn)題就不愿意過(guò)多涉及，按檢查表審核則可以避免這種隨意性情況的發(fā)生。

 

 

二、檢查表的編輯依據(jù)

 

       編制檢查表的主要依據(jù)是：

 

審核計(jì)劃；

 

GB/T 19001標(biāo)準(zhǔn)；

 

受審核方的質(zhì)量管理體系文件化信息；

 

適用的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、合同和其他要求；

 

收集到的受審核方有關(guān)信息。

 

 

三、編制檢查表的思路

（一）基本問(wèn)題的確定

 

本要素有哪些主要活動(dòng)？標(biāo)準(zhǔn)中要求的輸入和輸出是什么？

 

本要素涉及哪幾個(gè)部門的職責(zé)？主控部門是哪些？配合部門又事哪些？

 

受審核方對(duì)本過(guò)程做出了哪些規(guī)定？

 

從哪些方面能反映出本過(guò)程的有效性？

 

（二）審核的方式方法

 

       質(zhì)量管理體系審核中通常主要有以下4種審核方式：

 

       按過(guò)程審核。優(yōu)點(diǎn)是目標(biāo)明確，易與準(zhǔn)則對(duì)照；缺點(diǎn)是審核重復(fù)往返多、效率低，在部門較多的清況下，受審核方的各部門會(huì)全程等候，對(duì)受審核方的正常工作過(guò)程干擾較大。

 

       按部門審核。優(yōu)點(diǎn)是效率較高，減少對(duì)一部門往返重復(fù)的次數(shù)；缺點(diǎn)是審核要素間的接口易遺漏，此時(shí)應(yīng)加強(qiáng)審核小組間信息的溝通工作。

 

       順向追蹤審核。優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)性強(qiáng)、可觀察接口，信息量大；缺點(diǎn)是費(fèi)時(shí)。

 

       逆向追溯審核。優(yōu)點(diǎn)是針對(duì)性強(qiáng)、有利于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題；缺點(diǎn)是問(wèn)題復(fù)雜時(shí)不易理清，信息量小，對(duì)審核員能力要求高。

 

       具體采用哪種或哪些審核方式不可一概而論，應(yīng)結(jié)合受審核方實(shí)際和現(xiàn)場(chǎng)審核情況的變化，結(jié)合審核方式的特點(diǎn)，區(qū)別情況選擇一種活多種方式結(jié)合使用。

 

       審核中收集信息的方法也可以在檢查表中明確，主要方法有以下4種：

 

       問(wèn)。可以向受審核方的員工、管理者、為組織工作活代表組織工作的人員以開(kāi)放式、封閉式活澄清式等形式進(jìn)行交談

 

       查。可以通過(guò)查閱、評(píng)審受審核方的文件、記錄、評(píng)價(jià)和評(píng)審等形式對(duì)相關(guān)審核證據(jù)進(jìn)行收集。

 

       看。觀察受審核方質(zhì)量管理體系覆蓋范圍內(nèi)的運(yùn)行所需工作環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、人員操作、環(huán)境工藝、圖紙規(guī)范、測(cè)量手段等有效性審核證據(jù)進(jìn)行收集。

 

       抽樣。審核是一個(gè)抽樣調(diào)查的過(guò)程，在編制檢查表時(shí)應(yīng)合理設(shè)計(jì)審核抽樣方案，通過(guò)抽樣獲得信息，以使審核員確信能夠?qū)崿F(xiàn)審核目標(biāo)。

 

（三）策劃審核路線

 

       檢查表中應(yīng)根據(jù)確定的審核方式策劃審核展開(kāi)的路線：

 

       按PDCA循環(huán)審核每個(gè)過(guò)程，即：

 

策劃——實(shí)施——檢查——改進(jìn)；

 

從檢查——實(shí)施——規(guī)定；

 

從主管部門——執(zhí)行部門/場(chǎng)所；

 

從執(zhí)行/使用部門——主管部門；

 

關(guān)鍵過(guò)程重點(diǎn)查；

 

從過(guò)程控制的結(jié)果，查控制的有效性，或從控制的有效性查控制的結(jié)果。

 

 

四、檢查表的內(nèi)容

 

       檢查表由審核員在制式表格上編寫，主要應(yīng)能體現(xiàn)審核的思路、方式、方法和抽樣方案，其內(nèi)容包括：

 

1、查什么。

 

       檢查表主要列出檢查項(xiàng)目，確保審核覆蓋內(nèi)容的完整，檢查表中確定的審核內(nèi)容應(yīng)以審核準(zhǔn)則為依據(jù)，考慮審核范圍、審核計(jì)劃的要求。

 

2、如何查。

 

       檢查表中應(yīng)包括對(duì)審核抽樣方案的設(shè)計(jì)，根據(jù)審核準(zhǔn)則、受審核方提供的相關(guān)信息等，確定審核中找誰(shuí)查，采取什么方法查，為確保審核證據(jù)收集的充分性，要考慮可行的審核方法、技巧的應(yīng)用，以及審核抽樣的樣本量。

 

3、怎么記。

 

       審核過(guò)程中要對(duì)審核的證據(jù)進(jìn)行記錄，審核標(biāo)準(zhǔn)條款直接要求的證據(jù)和能證明所審核條款符合性的直接要件為一級(jí)證據(jù)，通常用于具體說(shuō)明或解釋一級(jí)證據(jù)的符合性的由一級(jí)證據(jù)衍生出來(lái)的信息為二級(jí)證據(jù)，一般應(yīng)采用過(guò)程方法審核并記錄；關(guān)鍵/重要過(guò)程和活動(dòng)應(yīng)詳細(xì)記錄，一般過(guò)程和活動(dòng)適當(dāng)簡(jiǎn)化記錄；正面信息適當(dāng)簡(jiǎn)化記錄，負(fù)面信息詳細(xì)記錄；審核記錄應(yīng)具有可追溯性。

 

 

五、抽樣方案的確定

 

       質(zhì)量管理體系審核過(guò)程中，在檢查所有可獲得的信息不實(shí)際或不經(jīng)濟(jì)的情況下，則需要審核進(jìn)行抽樣檢查。審核抽樣的目的是提供信息，以使審核員能夠?qū)崿F(xiàn)審核目標(biāo)。由于審核抽樣的樣本對(duì)審核結(jié)果的有效性影響較大，所以在檢查表中一定要確定審核過(guò)程合理的抽樣方案。

 

（一）審核抽樣的步驟

 

       典型的審核抽樣包括以下步驟：

 

明確抽樣計(jì)劃的目標(biāo)；

 

選擇抽樣總體的范圍和組成；

 

選擇抽樣方法；

 

確定樣本量；

 

進(jìn)行抽樣活動(dòng)；

 

收集、評(píng)價(jià)和報(bào)告結(jié)果并形成文件。

 

（二）審核抽樣的方法

 

       審核可以采用條件抽樣。條件抽樣依賴于審核組的知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)，是目前在管理體系審核中經(jīng)常使用的一種抽樣方法，但這種方法可能無(wú)法對(duì)審核發(fā)現(xiàn)和審核結(jié)論的不確定性進(jìn)行統(tǒng)計(jì)估計(jì)。

 

       審核也可以采用統(tǒng)計(jì)抽樣。統(tǒng)計(jì)抽樣就是隨機(jī)選取樣本，運(yùn)用概率論評(píng)價(jià)樣本的結(jié)果，一般分為簡(jiǎn)單隨機(jī)抽樣、等距抽樣、類型抽樣和整群抽樣。當(dāng)每個(gè)樣本只有兩種可能的結(jié)果時(shí)使用計(jì)數(shù)抽樣，當(dāng)樣本的結(jié)果是連續(xù)值時(shí)使用計(jì)量抽樣。

 

（三）影響抽樣的因素

 

       影響審核抽樣方案的關(guān)鍵因素主要有：組織的規(guī)模、勝任的審核員的數(shù)量、審核的頻次、單次審核時(shí)間、外部所要求的置信水平、可接受置信水平。

 

       審核抽樣方案如果遵循“明確總體，合理抽樣”原則，就已經(jīng)采用了“統(tǒng)計(jì)抽樣”，該原則的充分實(shí)施可以有效地降低抽樣帶來(lái)的審核風(fēng)險(xiǎn)。明確總體是指要圈定擬審核對(duì)象的總體；合理抽樣是指要一定數(shù)量、分層抽樣、適度均衡、隨機(jī)抽樣、獨(dú)立抽樣、有代表性的抽樣和覆蓋全面。

 

       值得一提的是，不同性質(zhì)的場(chǎng)所、職能、產(chǎn)品和過(guò)程不能進(jìn)行抽樣審核。

 

 

六、編制檢查表應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

 

       檢查表的編制不能脫離審核準(zhǔn)則，包括質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、受審核方質(zhì)量管理體系形成文件的信息及其他相關(guān)文件、信息，應(yīng)結(jié)合受審核方實(shí)際，將審核準(zhǔn)則的相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)化為檢查表中的審核內(nèi)容。

 

       檢查表中不能只列審核項(xiàng)目，即只明確查什么而忽視審核方法和抽樣方案的設(shè)計(jì)。

 

       不能僅按GBT19001要求編制檢查表，不能簡(jiǎn)單地將標(biāo)準(zhǔn)中肯定句變?yōu)橐蓡?wèn)句。

 

       要注意應(yīng)用檢查表的風(fēng)險(xiǎn)，即當(dāng)關(guān)鍵過(guò)程未能識(shí)別，或樣本沒(méi)有代表性時(shí)會(huì)影響審核結(jié)果的正確性。

 

 

七、意見(jiàn)建議

 

       檢查表是審核員自用的工作文件，所以不需要向受審核方展示，也不需由受審核方確認(rèn)；

 

       現(xiàn)場(chǎng)審核中應(yīng)按所編制的檢查表實(shí)施審核，不要隨意偏離；

 

       審核中如果發(fā)現(xiàn)審核范圍有改變，可不局限于原審核范圍；

 

       審核中如遇到不符合或重大線索，如事先編制的檢查表中無(wú)此內(nèi)容，可臨時(shí)追加審核內(nèi)容，嚴(yán)重不符合是質(zhì)量管理體系存在系統(tǒng)性的、重復(fù)出現(xiàn)的、全面性區(qū)域性失效或者后果嚴(yán)重的情況，而一般不符合對(duì)質(zhì)量管理體系來(lái)說(shuō)是偶發(fā)的、個(gè)別的、孤立的且性質(zhì)輕微的問(wèn)題。