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現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審前的一項(xiàng)重要的工作就是，將體系完整運(yùn)行一次。而體系的運(yùn)行，需要相關(guān)的文件、記錄來(lái)支持。
所以，合理有序的準(zhǔn)備文檔，就顯得尤為重要，其一般包括：內(nèi)外部文件、檔案、原始記錄、檢測(cè)報(bào)告及體系運(yùn)行的資料。現(xiàn)以某機(jī)構(gòu)迎接現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審前的文檔整理為例進(jìn)行講解說(shuō)明，因這一文檔整理工作涉及到體系的所有過程，內(nèi)容較多，有些地方未能詳細(xì)描述，只針對(duì)大體歸檔要求、責(zé)任崗位、注意事項(xiàng)做了敘述。目的是最后根據(jù)文檔整理的情況，重點(diǎn)性補(bǔ)充完善資料，以便更好迎接現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。（僅供參考）
1、文件（在資料員處需有一份完整的）
（1）內(nèi)部文件：含質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表單等，（質(zhì)量手冊(cè)、程序文件要裝訂成冊(cè)，資料員負(fù)責(zé)）。
（2）外部文件：所有檢測(cè)所需的外部法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范及RB/T214和特殊要求（如果有）應(yīng)有一份。
（3）以上文件，如要發(fā)放，必須運(yùn)行文件發(fā)放程序（如蓋受控章、做發(fā)放記錄）。
2、設(shè)備檔案
每臺(tái)設(shè)備由設(shè)備員做一個(gè)檔案盒，按設(shè)備編號(hào)對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，并確保檔案盒中有以下內(nèi)容：設(shè)備檔案卡、采購(gòu)申請(qǐng)、驗(yàn)收記錄、合格證、使用說(shuō)明書、歷年的檢定證書、使用記錄、定期維護(hù)記錄、維修記錄、期間核查記錄、停用報(bào)廢記錄。（每臺(tái)設(shè)備做一個(gè)檔案盒）
3、人員檔案
由資料員負(fù)責(zé)完善，內(nèi)容包括：人員檔案卡、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、上崗證、職稱證、其他資格證（如內(nèi)審員證），發(fā)表的論文、獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)、年度的考核等資料。每人一檔，與人員一覽表的先后順序?qū)?yīng)。（每人做一個(gè)檔案袋）
4、原始記錄
不管以打印出來(lái)的方式保存，還是以電子檔的形式保存，都要定期存檔，并確保其包含足夠的信息；（必須與報(bào)告單、委托單對(duì)應(yīng)，最好裝訂在一起）
5、報(bào)告
所有報(bào)告必須留存一份，并按一定的順序整理好存檔。（按項(xiàng)目或時(shí)間順序一個(gè)一個(gè)檔案盒放好，并做好目錄）、樣品登記表、設(shè)備使用記錄、委托單、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用記錄等）
6、體系運(yùn)行資料
（不強(qiáng)求一定按要素分配檔案盒，也可按程序文件分配，但一定要知道與下列各要素的關(guān)系）按要素整理成文件夾，具體內(nèi)容包括：（相關(guān)要素都要做一個(gè)檔案盒）
（1）第一個(gè)檔案盒：
6.1 機(jī)構(gòu)
1、機(jī)構(gòu)成立文件、單位法人證書、法人單位對(duì)機(jī)構(gòu)的授權(quán)等法律地位證明材料；（成立文件及單位法人證書找總經(jīng)理要，法人單位對(duì)機(jī)構(gòu)的授權(quán)直接從質(zhì)量手冊(cè)中復(fù)印，由資料員完成）
2、機(jī)構(gòu)最高管理者的任命書；技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、內(nèi)審員、質(zhì)量監(jiān)督員等關(guān)鍵崗位的任命書；（機(jī)構(gòu)最高管理者的任命書找總經(jīng)理取，其余崗位的任務(wù)書直接復(fù)印質(zhì)量手冊(cè)中的內(nèi)容，由資料員完成）
3、授權(quán)簽字人任命書和授權(quán)簽字人情況表；（直接復(fù)印質(zhì)量手冊(cè)中的內(nèi)容，由資料員完成）
4、機(jī)構(gòu)最高管理者、技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人臨時(shí)外出的代理記錄；（由資料員找被代理人提供 如果有）
5、日常檢測(cè)質(zhì)量監(jiān)督記錄；（即《監(jiān)督工作控制程序》中的《監(jiān)督計(jì)劃》和《日常監(jiān)督記錄表》等，由監(jiān)督員負(fù)責(zé)提供）
6、保密執(zhí)行情況的檢查記錄：（即第一個(gè)程序文件中的《保護(hù)客戶機(jī)密信息和所有權(quán)檢查表》，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人和監(jiān)督員負(fù)責(zé)提供）
7、確保實(shí)驗(yàn)室人員理解他們活動(dòng)的相互關(guān)系和重要性，以及如何為管理體系質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)做出貢獻(xiàn)（由機(jī)構(gòu)最高管理者提供，可以會(huì)議記錄或培訓(xùn)宣貫記錄的方式出現(xiàn)）
8、最高管理者應(yīng)確保在實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部建立適宜的溝通機(jī)制，并就確保與管理體系有效性的事宜進(jìn)行溝通。（同7）
（2）第二個(gè)檔案盒：
6.2 管理體系
1、質(zhì)量手冊(cè)目錄、程序文件目錄、作業(yè)指導(dǎo)書目錄、各種管理表格目錄；（由資料員整理出來(lái)）
2、質(zhì)量體系文件的宣貫記錄（含考試記錄）；（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人提供相關(guān)的培訓(xùn)記錄及試卷）
3、質(zhì)量目標(biāo)的達(dá)成情況分析報(bào)告（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人對(duì)年度質(zhì)量目標(biāo)的達(dá)成情況用表格化的方式進(jìn)行分析）
4、最高管理者應(yīng)將滿足客戶要求和法定要求的重要性傳達(dá)到組織（由機(jī)構(gòu)最高管理者提供，可以會(huì)議記錄的方式出現(xiàn)）
（3）第三個(gè)檔案盒：
6.3 文件控制
1、體系文件的發(fā)放、回收記錄（即《文件控制和維護(hù)程序》中的〈文件發(fā)放回收登記表〉，由資料員負(fù)責(zé)）（每次發(fā)放和回收都要有記錄）
2、體系文件更改審批表；（由資料員負(fù)責(zé)）
3、文件修改頁(yè)（修改后的文件都應(yīng)有修改頁(yè)，由資料員負(fù)責(zé)）
4、外部文件目錄（即《文件控制和維護(hù)程序》中的〈外來(lái)文件資料登記表〉，由資料員負(fù)責(zé)）
5、 內(nèi)部文件目錄（即《文件控制和維護(hù)程序》中的〈內(nèi)部受控文件登記表〉，由資料員負(fù)責(zé)）
6、 作廢文件，收回的作廢文件都要蓋作廢章（由資料員負(fù)責(zé)）
7、文件定期審查記錄（可以會(huì)議記錄形式在管理評(píng)審前進(jìn)行，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人提供）
8、文件借閱登記表（由資料員負(fù)責(zé)）
9、 文件銷毀記錄表，由資料員負(fù)責(zé)。
（4）第四個(gè)檔案盒：
6.4 要求、標(biāo)書和合同的評(píng)審
1、檢測(cè)任務(wù)合同單（由樣品員或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供）
2、合同評(píng)審記錄表（由技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）
3、合同、協(xié)議登記表（由樣品員負(fù)責(zé)提供）
4、跟委托方簽署的合同或協(xié)議。（由技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）
5、新項(xiàng)目評(píng)審情況（即程序文件《開展新項(xiàng)目評(píng)審程序》中的《開展新項(xiàng)目申請(qǐng)表》、《開展新項(xiàng)目評(píng)審表》，由檢測(cè)組負(fù)責(zé)）
（5）第五個(gè)檔案盒：
6.5 檢測(cè)的分包
1、檢測(cè)分包方評(píng)審表（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人提供）
2、合格分包方名冊(cè)；（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人提供）
3、分包方的證明材料（含分包方法人證書、計(jì)量認(rèn)證證書或?qū)嶒?yàn)室國(guó)家認(rèn)可證書等，資料員負(fù)責(zé)）。
（6）第六個(gè)檔案盒：
6.6 服務(wù)和供應(yīng)品的采購(gòu)
1、儀器設(shè)備、消耗品和服務(wù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄；（即《外部支持服務(wù)和供應(yīng)品管理程序》文件中的〈供應(yīng)商評(píng)價(jià)表〉，由物品員和設(shè)備員負(fù)責(zé)，不但要調(diào)查經(jīng)銷商，重要的是要調(diào)查生產(chǎn)商）
2、儀器設(shè)備、消耗品和服務(wù)供應(yīng)商名錄；（即程序文件中的〈合格供應(yīng)商名冊(cè)〉，由物品員和設(shè)備員負(fù)責(zé)）
3、供應(yīng)商資質(zhì)材料；（由物品員和設(shè)備員歸類存放）
4、儀器設(shè)備購(gòu)置申報(bào)表；（由設(shè)備員負(fù)責(zé)）
5、購(gòu)入儀器設(shè)備驗(yàn)收記錄。（由設(shè)備員負(fù)責(zé)）
（7）第七個(gè)檔案盒：
6.7 服務(wù)客戶
1、客戶滿意度調(diào)查和分析報(bào)告（由樣品員或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供）
（8）第八個(gè)檔案盒：
6.8 投訴
1、客戶投訴登記表（由樣品員或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供 如果有）
2、客戶投訴處理通知單（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供 如果有）
（9）第九個(gè)檔案盒：
6.9 不符合檢測(cè)工作的控制
1、不符合工作處置通知單；（由技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）
（10）第十個(gè)檔案盒：
6.10改進(jìn)
1、改進(jìn)的相關(guān)證據(jù)（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）
（11）第十一個(gè)檔案盒：
6.11 糾正措施
1、實(shí)施糾正措施記錄表（由各部門負(fù)責(zé)人和質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）
（12）第十二個(gè)檔案盒：
6.12 預(yù)防措施
1、實(shí)施預(yù)防措施記錄表（由各部門及質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供，如果有）
（13）第十三個(gè)檔案盒：
6.13 記錄的控制
1、記錄保存期限規(guī)定（即《記錄控制程序》文件中的《質(zhì)量記錄清單及保存期表》和《技術(shù)記錄清單及保存期表》，由資料員負(fù)責(zé)定出各種記錄的歸檔周期和保存期 至少6年）
2、記錄歸檔登記表（由資料員和資料交接方負(fù)責(zé)）
3、記錄借閱登記表（由資料員負(fù)責(zé)）
（14）第十四個(gè)檔案盒：
6.14 內(nèi)部審核
1、年度內(nèi)審計(jì)劃表；（對(duì)應(yīng)《管理體系年度內(nèi)部審核計(jì)劃》，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）
2、內(nèi)審組成立文件（可與通知一并）；（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）
3、內(nèi)部審核日程計(jì)劃表；（對(duì)應(yīng)《管理體系內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃》，由內(nèi)審組長(zhǎng)負(fù)責(zé)）
4、首/末次會(huì)議記錄；（由內(nèi)審組長(zhǎng)負(fù)責(zé)）
5、內(nèi)審檢查記錄表；（由內(nèi)審組負(fù)責(zé)）
6、不符合項(xiàng)報(bào)告；（由內(nèi)審組負(fù)責(zé)）。
7、內(nèi)部審核報(bào)告；（由內(nèi)審組長(zhǎng)負(fù)責(zé)）
（15）第十五個(gè)檔案盒：
6.15 管理評(píng)審
1、管理評(píng)審年度計(jì)劃表；（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）
2、管理評(píng)審計(jì)劃表；（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）
3、各崗位及部門的輸入材料；（由各崗位及部門負(fù)責(zé)人人提供）
4、管理評(píng)審會(huì)議記錄；（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）
5、管理評(píng)審報(bào)告（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）
6、管理評(píng)審驗(yàn)證記錄表（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）
（16）第十六個(gè)檔案盒：
6.16 人員
1、檢測(cè)員持證登記表；（由資料員整理）
2、年度人員培訓(xùn)計(jì)劃表；（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人提供）
3、人員培訓(xùn)記錄表；（由技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)）
4、人員考核記錄表；（由技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)）
5、業(yè)務(wù)人員技術(shù)檔案；（由資料員負(fù)責(zé)，具體要求見之前的第三大類人員檔案的要求）
（17）第十七個(gè)檔案盒：
6.17 場(chǎng)所環(huán)境條件
1、檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)掛牌和對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)區(qū)域要有類似“限制進(jìn)入”的標(biāo)識(shí)；（由機(jī)構(gòu)最高管理者負(fù)責(zé)）
2、外來(lái)人員進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室登記表（由檢測(cè)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供）；
3、內(nèi)務(wù)與安全考核表；（《環(huán)境衛(wèi)生檢查表》、《安全檢查表》由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)）
4、檢驗(yàn)檢測(cè)環(huán)境監(jiān)控記錄（《檢驗(yàn)檢測(cè)環(huán)境檢查表》，由檢測(cè)員負(fù)責(zé)）
5、廢液處理交接記錄（如果有）
（18）第十八個(gè)檔案盒：
6.18 檢測(cè)方法選擇、驗(yàn)證及確認(rèn)
1、方法確認(rèn)資料；（《非標(biāo)準(zhǔn)/自定方法確認(rèn)表》 如果有，由技術(shù)負(fù)責(zé)人提供）
2、標(biāo)準(zhǔn)方法查新記錄；（由技術(shù)負(fù)責(zé)人提供）
3、例外情況下允許偏離的申請(qǐng)、驗(yàn)證、批準(zhǔn)記錄。（《標(biāo)準(zhǔn)（規(guī)范）例外許可申請(qǐng)審批表》，即程序《允許方法偏離控制程序》中的《允許偏離申報(bào)審批表》，由檢測(cè)員負(fù)責(zé)）
4、計(jì)算機(jī)軟件登記表和計(jì)算機(jī)內(nèi)容變更申請(qǐng)表（由設(shè)備員負(fù)責(zé)）
5、測(cè)量不確定度的評(píng)定記錄（《檢測(cè)結(jié)果不確定度報(bào)告》，由檢測(cè)部門負(fù)責(zé)人提供）
（19）第十九個(gè)檔案盒：
6.19 設(shè)備
1、儀器設(shè)備臺(tái)帳；（由設(shè)備員負(fù)責(zé)）
2、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)一覽表及標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)證書；（由設(shè)備員負(fù)責(zé)）
3、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用記錄表（由檢測(cè)員負(fù)責(zé)）
4、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)報(bào)廢申請(qǐng)表（由設(shè)備員負(fù)責(zé)）
5、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)期間核查（由檢測(cè)員負(fù)責(zé)）
6、儀器設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)采購(gòu)計(jì)劃、驗(yàn)收記錄（在外部服務(wù)和供應(yīng)品的采購(gòu)管理程序》中體現(xiàn)）；
7、儀器設(shè)備使用記錄（由檢測(cè)人員負(fù)責(zé)）
8、儀器設(shè)備定期維護(hù)記錄（由設(shè)備責(zé)任人負(fù)責(zé)）
9、儀器使維修記錄；（由設(shè)備員負(fù)責(zé)）
10、儀器報(bào)廢（停用）單（由設(shè)備員負(fù)責(zé)）
11、儀器設(shè)備檔案材料；（由設(shè)備員負(fù)責(zé)，詳見之前的第2大項(xiàng)資料）
12、儀器設(shè)備狀態(tài)標(biāo)識(shí)標(biāo)簽。（由設(shè)備員負(fù)責(zé)）
13、儀器設(shè)備使用授權(quán)表（重要設(shè)備授權(quán)表，由設(shè)備員負(fù)責(zé)）
（20）第二十個(gè)檔案盒：
6.20 測(cè)量溯源性
1、周期檢定計(jì)劃表；（由設(shè)備員負(fù)責(zé)）
2、儀器設(shè)備期間核查計(jì)劃；（由設(shè)備員負(fù)責(zé)）
3、儀器設(shè)備期間核查記錄；（由設(shè)備責(zé)任人負(fù)責(zé)）
4、對(duì)檢定、校準(zhǔn)證書的確認(rèn)；（由設(shè)備員負(fù)責(zé)）
（21）第二十一個(gè)檔案盒：
6.21 抽樣
1、抽樣記錄；（如果有）
（22）第二十二個(gè)檔案盒：
6.22 檢驗(yàn)檢測(cè)物品的處置
1、樣品的接收、編碼、流轉(zhuǎn)記錄；（《樣品及資料交接登記表》，即《樣品處置和管理程序》中的《樣品臺(tái)帳》，由樣品員負(fù)責(zé)）
2、樣品檢驗(yàn)狀態(tài)標(biāo)識(shí)（樣品標(biāo)識(shí)卡）；（由樣品員和檢測(cè)人員負(fù)責(zé)）
3、樣品損壞、丟失報(bào)告表（由樣品員和檢測(cè)人員負(fù)責(zé) 如果有）
（23）第二十三個(gè)檔案盒：
6.23 檢測(cè)結(jié)果質(zhì)量的保證
1、年度質(zhì)量控制計(jì)劃（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)）
2、質(zhì)量控制實(shí)施和評(píng)審記錄；（《質(zhì)量監(jiān)控活動(dòng)評(píng)審報(bào)告》，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)）
3、質(zhì)量控制異常情況記錄表（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)）
4、能力驗(yàn)證、實(shí)驗(yàn)室比對(duì)、測(cè)量審核材料；（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)）
5、內(nèi)部質(zhì)控資料。（由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)）
（24）第二十四個(gè)檔案盒：
6.24 結(jié)果報(bào)告
1、報(bào)告發(fā)放登記表（由樣品員負(fù)責(zé)）
2、報(bào)告更改申請(qǐng)表（由檢測(cè)員負(fù)責(zé)）
3、留存報(bào)告副本。（由檢測(cè)員、資料員負(fù)責(zé)）
4、報(bào)告抽查情況登記表（由監(jiān)督員負(fù)責(zé)）
