規范訂單簽訂時之審查活動和其后的出貨活動，以確立客戶需求，同時確立本公司具有承接訂單的能力，并兼顧訂單的合理性。

 

2、范圍：

 

　　適用于自客戶開發到成品出貨之過程管理

 

3、名詞解釋

 

　　客戶：指經銷商、網購平臺和直用客戶。

 

4、職責：

 

　　4.1 銷售部：

 

　　客戶開發及客戶審查、訂單確認及出貨作業，運費結算。

 

　　4.2 財務部：

 

　　貨款接收與帳款審核

 

5、作業內容

 

　　5.1 營銷管理流程圖

 

　　5.2 客戶開發及開戶審查與登錄：

 

　　銷售部業務員根據業務需要對所轄區域潛在客戶進行商情調查， 并與有購銷我司產品意愿之客戶進行洽談，填寫《客戶基本資料表》， 由相關權責人員核準后，交由財務帳務統一歸檔保存。該客戶即成為本公司正式客戶。

 

　　5.3 客戶資料變更：

 

　　當客戶資料變更時，由業務員重新對該客戶進行商情調查，并根據客戶書面證明填寫《客戶基本資料變更通知單》，由帳務查核后，交由大區經理審核，銷售部總監核準。

 

　　5.4 客戶資料管理

 

　　為確保客戶基本資料的準確性，客戶服務部每月定期列印該所全部客戶的基本資料，交各大區經理復核，復核后應在一周內連同《客戶基本資料變更通知單》一并轉回公司客戶服務部。并由銷售助理負責存檔保管。

 

　　5.5 產品基本資料的建立及維護：

 

　　5.5.1公司有新產品上市時，技術部應及時向各市場部所提供新產品上市計劃及基本資料。

 

　　5.5.2 財務部將公司所有產品之編號、名稱、口味別、箱容、相關價格等基本資料輸入電腦建檔，并傳至各市場部，以作為產品銷售之參考資料。

 

　　5.6訂單接收與審查

 

　　5.6.1客戶服務部客戶專員每日接收所轄區域內客戶的書面訂單需求，依產品基本資料確認所需產品的品種規格、數量、單價、金額、交貨地點等相關資料后，填寫《出貨需求表》，交由銷售總監簽核后轉財務部審查。

 

　　5.6.2 所有出貨需求表必須經各銷售總監核準，如財務審查異常時，需由銷售總監或總經理特批。

 

　　5.7 公司排貨

 

　　5.7.1客戶服務部客戶專員持核準的<出貨需求表>,傳真至生管計統科，并確認。

 

　　5.7.2生產部人員收到需求計劃表后，結合庫存。應出未出量，判斷能否發貨，將可發貨異常情況電話告知客戶服務部客戶專員，征得同意后，作為排貨依據，經電腦列出貨單并由生產部主管核準。

 

　　5.7.3儲運人員依出貨單安排車隊或運輸公司車輛，并領取出貨單且專人簽收。

 

　　5.7.4倉庫人員依出貨單進行發貨裝車，并同車隊或運輸公司確認交貨數量，并開具出廠放行單出貨。司機必須在送交客戶貨物時，請其簽認且回執公司作為已交貨和運費結算依據。

 

　　5.7.5車隊儲運公司管理與異常處理：

 

　　PMC人員依大門保安及各車隊回執，經電腦確認后，及時了解出貨狀況，應出未出、在途資料等，如各車隊未在預定時間到達，各市場部應及時反饋，以利車隊或運輸分司車輛管理。同時，成品庫出貨員在出貨單上需注明發貨時間及成品批號，以便有效追蹤車隊或運輸公司車輛送貨時間與追溯管理。達到顧客滿意。

 

　　5.8 訂單變更

 

　　5.8.1 客戶提出變更

 

　　銷售部依據客戶書面提出變更要求，取消或變更此訂單，并由客戶服務部客戶專員開立〈出貨需求表〉備注欄備注變動情況，經銷售總監核準后傳至生管。

 

　　5.8.2 公司變更

 

　　當公司交貨臨時有困難以至延誤交貨時，由客戶服務部客戶專員電話通知銷售部，并由銷售人員通知客戶，確認彼此可接受之交貨條件，并最終反饋公司生管，由客戶服務部客戶專員在出貨需求表上備注確認變更內容。

 

6、相關文件/資料：

 

　　無

 

7、使用表單：

 

　　7.1 客戶基本資料表

 

　　7.2 出貨需求表

 

　　7.3 產品目錄

 

　　7.4 客戶基本資料表變更通知單

 

　　7.5 出廠放行單

 

　　7.6 實際出貨單