1. 記錄 的標識。應具有惟一性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件 的編號、版本號、表號、頁號等。
2. 記錄的儲存和保管。記錄應當按照檔案要求立卷保管。記錄的保管由專人或專門 的主管部門負責，應建立必要的保管制度，保管方式方便檢索和取用，保管環境要適宜可靠。同時針對不同要求確定各類記錄的保存 期限。
3. 記錄的檢索。一項質量活動往往涉及多項記錄的內容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目。編目具 有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質量活動的記錄能有一個整體的了解。最好將記錄的查閱納入計算機 管理。
4. 記錄的處置。超過規定保存期限的記錄，應統一進行處理，銷毀時應有企業文件記錄管理的相關部門簽發銷 毀許可并有現場銷毀記錄。