為什么說 80% 的管理問題，都是溝通問題？杰克?韋爾奇曾強(qiáng)調(diào)：“管理就是溝通、溝通再溝通”。

 

　　在食品生產(chǎn)企業(yè)中，從原料采購到成品出廠，每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開溝通協(xié)作。例如，生產(chǎn)部門抱怨采購的原料質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致生產(chǎn)進(jìn)度受阻；質(zhì)量管控人員發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在潛在安全隱患，卻未及時(shí)與生產(chǎn)人員同步信息…… 這些問題追根溯源，往往都是溝通出了問題。

 

　　溝通，是企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基石，它決定了各部門行動是否在正確的方向上，能否按計(jì)劃、有質(zhì)量地完成生產(chǎn)目標(biāo)。

 

　　那么，在食品生產(chǎn)企業(yè)管理中，什么才是會溝通？又該如何做好溝通呢？

 

一、溝通不閉環(huán)，生產(chǎn)沒成果

 

　　一個(gè)完整的溝通通常涉及信息、發(fā)送者、接收者、反饋四個(gè)要素。

 

　　在食品生產(chǎn)企業(yè)管理中，當(dāng)管理者向生產(chǎn)人員布置生產(chǎn)任務(wù)時(shí)，管理者是信息發(fā)送者，任務(wù)內(nèi)容及預(yù)期效果是信息，生產(chǎn)人員接收信息后需給出反饋，以確保正確執(zhí)行。

 

　　然而，實(shí)際工作中溝通常無法形成閉環(huán)，主要體現(xiàn)在信息環(huán)節(jié)和反饋環(huán)節(jié)的斷裂。

 

　　（一）信息環(huán)節(jié)斷裂

 

　　在食品生產(chǎn)企業(yè)，信息環(huán)節(jié)斷裂的情況屢見不鮮。比如，在制定新產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃時(shí)，管理者僅告知生產(chǎn)人員生產(chǎn)某種食品，卻未說明產(chǎn)品的特殊工藝要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及該產(chǎn)品在市場上的定位和目標(biāo)客戶群體。

 

　　生產(chǎn)人員不了解這些關(guān)鍵信息，只能憑借經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行生產(chǎn)，最終產(chǎn)品可能因不符合市場需求或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致大量返工。再如，采購部門在向供應(yīng)商下達(dá)原料采購訂單時(shí)，沒有清晰說明原料的規(guī)格、質(zhì)量要求以及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果供應(yīng)商送來的原料與生產(chǎn)需求不符，影響生產(chǎn)進(jìn)度。這都是因?yàn)榘l(fā)起者沒有將信息說清楚，導(dǎo)致接收者產(chǎn)生誤解。

 

　　此外，部分管理者存在“傳聲筒”現(xiàn)象。上級領(lǐng)導(dǎo)提出改進(jìn)食品包裝的要求，管理者直接將任務(wù)傳達(dá)給包裝部門，卻沒有結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)化要求，也未向包裝部門解釋改進(jìn)包裝對產(chǎn)品銷售和品牌形象的重要性。包裝部門因缺乏全面信息，難以做出符合預(yù)期的設(shè)計(jì)，工作效率和質(zhì)量大打折扣。在管理工作中，“你以為”是溝通的大忌，信息不對等必然導(dǎo)致工作低效甚至無效。

 

　　（二）反饋環(huán)節(jié)斷裂

 

　　溝通存在漏斗效應(yīng)，每個(gè)人的理解能力不同，若缺乏反饋，極易導(dǎo)致執(zhí)行偏差。

 

　　在食品生產(chǎn)企業(yè)的質(zhì)量檢測環(huán)節(jié)，質(zhì)檢員發(fā)現(xiàn)某批次產(chǎn)品微生物指標(biāo)接近臨界值，存在潛在安全風(fēng)險(xiǎn)，但未及時(shí)向生產(chǎn)部門反饋，也未上報(bào)管理層。

 

　　生產(chǎn)部門繼續(xù)按原計(jì)劃生產(chǎn)，最終導(dǎo)致該批次產(chǎn)品因微生物超標(biāo)而被召回。這就是反饋環(huán)節(jié)斷裂造成的嚴(yán)重后果。

 

　　缺乏反饋還會引發(fā)一系列問題。

 

　　一方面，發(fā)送者因未收到反饋，誤以為接收者已理解信息，不再進(jìn)一步解釋，而接收者可能始終處于一知半解的狀態(tài)；

 

　　另一方面，接收者誤解了信息內(nèi)容，卻未與發(fā)送者確認(rèn)，按照錯(cuò)誤理解進(jìn)行操作，最終導(dǎo)致生產(chǎn)出來的產(chǎn)品不符合要求。

 

　　所以，在食品生產(chǎn)企業(yè)管理中，目標(biāo)無法達(dá)成、產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題，很多時(shí)候并非是員工能力不足，而是溝通沒有形成閉環(huán)。實(shí)現(xiàn)溝通閉環(huán)的關(guān)鍵，在于信息的精準(zhǔn)對齊和及時(shí)有效的反饋。

 

二、有效溝通的四個(gè)原則

 

　　管理培訓(xùn)公司RainmakerThinking的創(chuàng)始人布魯斯?圖爾甘提出的“FAST”原則，同樣適用于食品生產(chǎn)企業(yè)管理。

 

　　（一）頻率

 

　　在食品生產(chǎn)企業(yè)，定期溝通至關(guān)重要。管理者應(yīng)充分利用早晚會、周會、月會等機(jī)會與員工進(jìn)行溝通。

 

　　在發(fā)布生產(chǎn)任務(wù)時(shí)，詢問員工是否理解任務(wù)目標(biāo)，讓員工分享自己的理解，以便及時(shí)糾正偏差。例如，在周會上，管理者可以了解各生產(chǎn)線的生產(chǎn)進(jìn)度，詢問員工在生產(chǎn)過程中遇到的難點(diǎn)和卡點(diǎn)，共同商討解決方案，協(xié)助員工完成生產(chǎn)目標(biāo)。

 

　　作為接收者，員工也應(yīng)主動與上級溝通。

 

　　在食品生產(chǎn)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如新產(chǎn)品試產(chǎn)成功、原料到貨驗(yàn)收、產(chǎn)品批量生產(chǎn)等階段，及時(shí)向上級匯報(bào)進(jìn)展情況，讓上級了解工作動態(tài)，增強(qiáng)彼此信任。例如，研發(fā)部門在完成新產(chǎn)品的配方研發(fā)后，應(yīng)及時(shí)向生產(chǎn)部門和管理層匯報(bào)，以便安排后續(xù)的試產(chǎn)和市場推廣工作。恰當(dāng)?shù)臏贤�頻率是保證信息有效傳遞、確保生產(chǎn)順利進(jìn)行的關(guān)鍵。

 

　　（二）準(zhǔn)確

 

　　溝通必須基于準(zhǔn)確的信息。

 

　　在食品生產(chǎn)企業(yè)，無論是原料采購、生產(chǎn)過程監(jiān)控還是產(chǎn)品質(zhì)量檢測，都需要以數(shù)據(jù)為依據(jù)。例如，采購部門在與供應(yīng)商溝通原料采購事宜時(shí)，必須提供準(zhǔn)確的原料規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，同時(shí)要求供應(yīng)商提供原料的檢測報(bào)告，確保采購的原料符合生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)。

 

　　在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門要及時(shí)記錄生產(chǎn)數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)時(shí)間、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)、產(chǎn)品產(chǎn)量、原料消耗等，并定期向管理層匯報(bào)。管理層根據(jù)這些準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)盤和決策，避免出現(xiàn) “公說公有理，婆說婆有理” 的情況。當(dāng)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題時(shí)，質(zhì)量管控部門要通過詳細(xì)的檢測數(shù)據(jù)和案例分析，準(zhǔn)確找出問題原因，為生產(chǎn)部門提供改進(jìn)建議。準(zhǔn)確的信息能有效減少誤解，大大提高溝通效率和管理決策的準(zhǔn)確性。

 

　　（三）具體

 

　　溝通內(nèi)容要具體明確，避免模糊表述。

 

　　在食品生產(chǎn)企業(yè)，模糊的指令會導(dǎo)致員工理解偏差，影響生產(chǎn)效率和產(chǎn)品質(zhì)量。例如，管理者要求生產(chǎn)部門 “提高產(chǎn)品合格率”，這樣的表述過于模糊，生產(chǎn)部門無法明確具體的改進(jìn)方向和目標(biāo)。如果管理者改為 “將本季度產(chǎn)品合格率從90%提高到95%，重點(diǎn)解決包裝密封不嚴(yán)和配料比例不準(zhǔn)確的問題”，生產(chǎn)部門就能清晰地知道該做什么、怎么做。

 

　　在安排生產(chǎn)任務(wù)時(shí)，要明確具體的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、操作步驟和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如“明天上午10點(diǎn)前完成A產(chǎn)品的原料調(diào)配，嚴(yán)格按照配方比例操作，確保誤差不超過 ±0.5%”。具體、無歧義的溝通內(nèi)容能讓員工準(zhǔn)確理解工作要求，避免因猜測而出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而提高工作質(zhì)量和效率。

 

　　（四）時(shí)效

 

　　食品生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)節(jié)奏快，對溝通時(shí)效要求極高。管理者必須分清事情的輕重緩急，合理安排溝通時(shí)間。例如，當(dāng)生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障，影響正常生產(chǎn)時(shí)，管理者應(yīng)立即與維修部門溝通，及時(shí)安排維修，而不能等到周會時(shí)再討論。對于重要但不緊急的事情，如新產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝改進(jìn)方案等，可以在月會上進(jìn)行詳細(xì)討論和決策。

 

　　作為員工，也要把握好溝通的時(shí)效性。在發(fā)現(xiàn)原料質(zhì)量問題、生產(chǎn)工藝缺陷或產(chǎn)品質(zhì)量隱患等情況時(shí)，要第一時(shí)間向上級匯報(bào)，不能拖延。例如，生產(chǎn)線上的員工發(fā)現(xiàn)某臺設(shè)備出現(xiàn)異常振動，可能影響產(chǎn)品質(zhì)量，應(yīng)立即停機(jī)并向班組長和設(shè)備維護(hù)部門報(bào)告，以便及時(shí)處理，避免造成更大損失。忽視溝通時(shí)效，可能會導(dǎo)致問題擴(kuò)大化，增加解決問題的成本和難度。

 

總結(jié)

 

　　在食品生產(chǎn)企業(yè)管理中，80%的問題源于溝通不暢。好的溝通要遵循頻率、準(zhǔn)確、具體和時(shí)效四個(gè)原則，確保溝通形成閉環(huán)。只有溝通到位，各部門之間才能高效協(xié)作，生產(chǎn)計(jì)劃才能順利執(zhí)行，產(chǎn)品質(zhì)量才能得到保障，企業(yè)才能在激烈的市場競爭中穩(wěn)步發(fā)展。