記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個重要組成部分。所謂過程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和體系的運行過程，而過程結(jié)果則是指體系運行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。

 

　　根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。

 

一、目的

 

　　保證生產(chǎn)過程的可追溯性

 

二、范圍

 

　　生產(chǎn)車間內(nèi)的所有人員

 

三、執(zhí)行人

 

　　操作工、班長、主任

 

四、具體內(nèi)容

 

　　1、記錄的設計和編制意義：

 

　　（1） 記錄的充分性和必要性：

 

　　記錄作為基礎性和依據(jù)性文件，應盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結(jié)果。

 

　　為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。

 

　　（2） 記錄的真實性和準確性：

 

　　真實準確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地運行組織的質(zhì)量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進提供可靠的依據(jù)，因此，在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時，應考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準確地獲取所需的質(zhì)量信息。填寫記錄應實亊求是，嚴肅認真。

 

　　（3） 記錄的規(guī)范化和標準化：

 

　　應盡量采用國際，國內(nèi)或行業(yè)標準，參考先進組織的成功經(jīng)驗以使記錄更加規(guī)范化和標準化，在建立質(zhì)量管理體系過程中，應當對現(xiàn)行的進行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價值的并增補必需的，應使用適當?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定，按要求統(tǒng)一編號，使各項活動的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào)，實現(xiàn)記錄的標準化管理。

 

　　對于同一種活動的記錄格式應當是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應規(guī)定一個統(tǒng)一的時間開始使用新表格。

 

　　2、記錄的填寫要求和注意亊項：

 

　　（1）記錄用筆要求：

 

　　記錄用筆可以用鋼筆，圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

 

　　（2）記錄的原始性：

 

　　記錄要保持現(xiàn)場運作，如實記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當天的運作當天記，當周的活動當周記。做到及時和真實，不允許添加點滴水分，使記錄真實可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復印，更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。

 

　　（3）記錄的清晰準確：

 

　　記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動的證據(jù)的文件而策劃設置的，即是證據(jù)，首先要屬實，要做到屬實，就要將過程做到位并運作亊實記得正確和清晰，語言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。

 

　　（4）筆誤的處理：

 

　　在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，用原使用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。

 

　　（5）空白欄目的填寫：

 

　　有些記錄在運作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填。怎么處置呢？空白欄目不能不填，其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經(jīng)關注到這一欄目，只是無內(nèi)容可填，就以一橫線代之，如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫，亦可用一斜線代之。

 

　　（6）簽署要求：

 

　　記錄中會包含各種類型的簽署，有作業(yè)后的簽署，有認可，審定，批準等簽署，這些簽署都是這原則，權(quán)限和相亙關系的體現(xiàn)，是記錄運作中不可少的組成部分，任何簽署都應簽署全名，同時盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。

 

　　3、記錄的管理和控制：

 

　　（1） 記錄的標識：

 

　　應具有唯一性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內(nèi)容應包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號，版本號，表號，頁號，沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。

 

　　（2） 記錄的貯存和保管：

 

　　記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。

 

　　記錄的保管由專人或?qū)ｉT的主管部門負責，應建立必要的保管制度，保管方式應便于檢索合存取，保管環(huán)境應適宜可靠，干燥，通風，并有必要的架，箱，應做到防潮，防火，防蛀，防止損壞，變質(zhì)和丟失。

 

　　記錄的保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織可針對不同產(chǎn)品的特點合法規(guī)要求做出相應規(guī)定，如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。

 

　　一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。

 

　　（3） 記錄的檢索：

 

　　一項質(zhì)量活動往往涉及到多項記錄的內(nèi)容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質(zhì)量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目，合同或是產(chǎn)品實現(xiàn)后過程，可以考慮建立一個總編目，按產(chǎn)品實現(xiàn)的進度進行排列。對于記錄內(nèi)容較多，質(zhì)量活動聯(lián)系復雜的記錄，也可設置分項編目。

 

　　記錄在歸檔前經(jīng)主管部門驗收合格后方可進行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門有權(quán)拒收。

 

　　記錄中包含了大量有用的體系運行證據(jù)和原始信息，要發(fā)揮其作用必須使用其便于有關部門和員工查找，記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。

 

　　（4） 記錄的處置：

 

　　超過規(guī)定保存期限的記錄，應統(tǒng)一進行處理，重要的含有保密內(nèi)容的記錄須保留銷毀記錄。

 

　　記錄必須如實記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和最終狀態(tài)，如實反映質(zhì)量管理體系過程，過程和活動的運行狀況和結(jié)果，證實產(chǎn)品滿足技術標準，合同，法規(guī)要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質(zhì)量管理體系是否已得到有效運行，產(chǎn)品，過程和整個體系的運行是否達到了預期的要求。

 

　　4、質(zhì)量記錄報表填寫注意亊項

 

　　質(zhì)量記錄用于記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果，是企業(yè)質(zhì)量保證的客觀依據(jù)，為采取糾正和預防措施提供依據(jù)，有利于產(chǎn)品標識和可追溯性。

 

　　質(zhì)量記錄填寫有以下亊項需要注意：

 

　　（1）報表填寫必須完整，盡可能詳細（可按照“6w2h”的表述方式進行描述），對所列示的所有內(nèi)容均要填寫清楚，如不能填寫的內(nèi)容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名；

 

　　（2）記錄要求準確清晰，不得潦草，更不得隨便在記錄上亂涂亂畫，記錄背面也一樣，特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度，不清晰者要進行重填；

 

　　（3）記錄不得隨便進行更改，需要更改時正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉，然后在旁邊寫上正確的內(nèi)容，同時在旁邊進行簽名，并寫上日期。值得注意的是：

 

　　①如是數(shù)字錯誤，應將整個數(shù)字劃掉，不能僅將數(shù)字中寫錯的位數(shù)劃掉；

 

　　②簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或?qū)懩持魅危�某�?jīng)理，某先生，某小姐等；

 

　　③填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2004年2月1日可寫為1/2.04或2004/2/1,2004.2.1等。

 

　　（4）不準使用涂改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名；

 

　　（5）記錄報表的日期和流水號要寫全，便于追溯和管理。日期填制要寫全年月日，如2004年2月1日；