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質量月報應該包括哪些內容?為什么?

放大字體  縮小字體 發布日期:2022-10-26  來源:質安選  作者:悅孜咨詢—悅四海
核心提示:質量月報應該包括哪些內容?為什么?
    食品安全和質量管理的一個首要原則就是“全員參與”,但實際質量管理的過程中,其他部門對于食品安全和質量管理的參與度非常有限,甚至老板或者分管質量的管理層參與度也非常低,因為他們沒有足夠的信息,每當找到他們的時候,往往都是出了比較嚴重的質量問題,在其他部門的眼中:“質量部找過來,準沒有好事!”。
 
  分析下來發現,很多工廠的質量部在工廠內部沒有影響力,質量影響力不僅僅取決于質量表現,還取決于從溝通,公式如下:質量影響力=質量表現x充分溝通
 
  質量部沒有足夠的溝通,或者僅有“負面的溝通”,領導層和跨部門沒有足夠的質量信息,關鍵時機,需要獲得領導和跨部門的支持,往往非常困難,想要建立質量影響力,除了提升日常的質量表現外,還需要做好充分溝通。
 
  質量日報、周報、月報都是一個比較好的溝通渠道,但日報、周報往往因為變更頻率較高,沒有時間做深入分析,質量月報則是深度溝通的最佳工具,接下來跟大家討論質量月報的主要內容及其原因,希望能幫助大家做好質量溝通,更好的建立質量影響力。
 
  一、質量月報的框架
 
  質量月報通常按照公司的架構來策劃的,大部分公司可以分為QA、QC和其他三個模塊,當然如果質量部的職責劃分的更明確的話,可以按照架構來分,但內容都是需要包括的。月報的主要框架如圖所示:
 
  
 
  質量月報框架
 
  二、QA相關的內容
 
  從大部分公司分架構來說,QA還是非常重要的,除了現場和化驗室之外的工作,都是QA在做,很大程度上,質量月報也是QA的工作。大致來說,月報中QA的部分應包括投訴、管理體系、合規和供應商管理幾個部分。
 
  1、投訴情況
 
  投訴的重要性不言而喻,對外,投訴是體現公司食品安全和質量管理能力的一個指標;對內,既是質量成本的一個方面,也是推動改善的一個契機;所以,不光要溝通,更是要好好分析,充分溝通。
 
  客戶投訴
 
  月報中的投訴情況,不是簡單的把當月的投訴羅列出來,簡單的羅列是沒有價值的,需要做好分級分類,還需要做好投訴率目標達成情況(通常來說,投訴率都會是質量目標之一)和發展趨勢。還應針對重點投訴進行必要的分析,并給出下一步改善計劃。
 
  媒體曝光/政府抽檢情況
 
  抽檢不合格或者其他的曝光事件都屬于比較嚴重的食品安全事件,是需要各部門做深入調查和注意的關鍵點,所以,需要在月報中體現,讓大家引以為戒,當然不能僅僅羅列,也是需要做分析,并列出需要大家支持的內容。
 
  就抽檢數據而言,是非常有價值的,一直以來都是合格的數據,這個其實是工廠食品安全和質量管理有效的有力證明,可以用在跟客戶溝通中;也可以用在出現不合格時,說明不合格僅僅是偶發情況。
 
  2、管理體系
 
  食品安全和質量管理體系是QA的主要職責,管理體系的推進和執行跟所以部門都有關系,管理體系有效性最直接的體現就是各種審核的結果,包括外部審核、內部審核或者檢查,所以有必要把審核的情況分享給相關部門。
 
  外部審核
 
  外部審核包括政府審核、客戶審核(二方審核)和認證審核(三方審核),現在很多工廠每年都要接受很多次外部審核,最多的可能超過50次,基本上每周都有審核,雖說每次審核側重點不同,但總體上大同小異,審核的過程,其實也是工廠體系完善和提升的機會,需要將審核的結果和主要的不符合項分享給大家,大家都了解,才能更好的改善。方式還是一樣的,不能簡單的羅列,需要識別關鍵問題,才能讓跨部門更好的支持。
 
  內審和檢查
 
  相比于外審而言,內審的頻率會低很多,通常是每年1次,有BRCGS認證的企業會多一些,除了系統的內審外,通常會輔以內部檢查,比如GMP檢查等,這個每家的頻率不一樣,以周或月為單位的居多。外審的時候,大家都想拿個好的分數,所以不會把全部的問題暴露出來;而有效的內審能夠把更多的問題暴露出來,這樣內審結果的溝通,能夠讓管理層和跨部門更好的了解真實的情況,從而更好的改善。
 
  3、合規要求
 
  合規也是QA非常重要的工作之一,其中關系最密切的是新法規/標準發布和標簽審核兩塊。
 
  新標準/新法規發布
 
  近年來,法規和標準密集更新,很多法規/標準會涉及到日常營運,比如包裝換版、工藝參數變更等等,這些內容僅QA了解是遠遠不夠的,相關部門也應該了解,針對特別重要的法規/標準變更,僅僅在月報溝通還是不夠的,還需要做專項的會議溝通或者培訓;日常的更新,通過月報的方式傳達,也讓跨部門有個文件備查。
 
  標簽審核
 
  如今,新產品的競爭異常激烈,每家工廠都有大量的新產品,產品上新多、周期短、速度快給標簽審核帶來很大壓力,標簽的內容需要跟多個部門溝通,將標簽審核的主要內容、難度和主要問題跟跨部門溝通,既是一個預防措施,也是一次難得的培訓機會。
 
  4、供應商管理
 
  供應商管理主要包括供應商審核和新供應商準入,當然還包括績效評估,但績效評估通常是以年度為單位的,所以月報中可以不放。
 
  供應商審核
 
  目前,很多公司還沒有獨立的SQA(供應商質量管理)團隊,尚未開展現場審核,這樣的話,月報中就可以不放;如果已經有常規的供應商審核,那就需要把供應商審核的情況在月報中做溝通,包括完成進度、分數等級、主要問題和下一步計劃等等,讓采購和倉儲部門及時了解變更和推動改善。
 
  供應商準入
 
  供應商準入是每家都會去做的,同樣的,準入之后會有一系列的變化需要夸部門知道,比如計劃、生產和倉儲部門等,在準入初期可能還需要做特別的關注,比如驗收情況、生產穩定性等。
 
  三、QC相關的內容
 
  1、化驗室
 
  從廣義上講,化驗室從職責上分是QC的一部分,當然也有很多公司把化驗室作為一個獨立職能部門。從工作內容上講,主要包括原料驗收、成品檢驗和環境監控三個部分。也有工廠的化驗室會協助完成一部分在線檢驗的內容,這部分通常還是放到在線品控中去。
 
  原料驗收
 
  原料驗收就是保證原料、輔料和包材符合要求,原料驗收是QC的重點工作之一,通常也是質量目標之一。同樣,原料驗收不能簡單羅列不合格率、不合格問題,也需要做必要的分析,包括分級分類、主要問題,還包括特殊放行,以及下一步的計劃,如此才能推動采購改善。
 
  成品檢驗
 
  成品檢驗是法規的要求,確保放行產品符合相應的標準,其實也是內部發現和改善機會點的必備步驟,正常情況下,應該是100%合格的,實際上很難做到,成品檢驗的結果用于反饋生產過程的問題,以便做原因調查和改善。
 
  環境監控
 
  環境監控是用于管理生產環境的衛生狀況,主要關注清潔消毒有效性,包括指示菌監控和致病菌監控,主要內容見圖4;如果企業沒有開展致病菌監控,重點關注指示菌即可。其實,環境監控結果是跟生產部溝通的好材料,比如要求員工按照要求洗手20秒,員工可能覺得沒有必要,因為微生物是不可見的,往往很難溝通,手部微生物的結果就非常能說明問題;不同車間的清潔效果也能反映不同人員執行情況,所以是環境監控結果放到月報中,能促進現場環境的改善。
 
  可能有些伙伴有點擔心,超標的情況比較多,假如被客戶看到不太好,坦白說,從客戶的角度,確實是這樣,但是,如果內部問題不暴露出來,又如何才能改善呢?
 
  
 
  環境監控主要內容
 
  2、在線品控
 
  雖然,大家總說“好產品是生產出來的,不是檢驗出來的”,但是很多企業的生產部還沒有建立很強的食品安全文化,在線品控(Online QC)的過程管理中依然非常重要,還是會起到比較重要的作用,在線品控現場主要關注內部包括工藝類的CCP/QCP和非工藝類的GMP。
 
  工藝類:CCP/QCP
 
  CCP/QCP的重要性不言而喻,如果CCP/QCP失控對產品的影響非常大,帶來損失也非常大,實際上CCP/QCP失控的情況還是蠻多的,把每月CCP/QCP符合情況和失控情況整理出來,做好分級分類,溝通到生產部門,才能夠更有針對性的建立糾正措施和預防措施,從而提升食品安全管理,降低不良成本。
 
  非工藝類:GMP
 
  除了工藝類的關鍵生產參數,其他的各種各樣的問題統稱為GMP問題,比如:開機點檢、員工衛生、蟲害問題、清潔消毒……現在大家通常的做法:拍下來,發到群里,讓生產跟進,然后缺得不到滿意的結果;然后經常聽到品控說:“這些問題都跟生產講過100遍了,他們就就是不改……”,其實這個對于生產來說,還是挺難的,生產各個環節問題都挺多的,如果品控講一次就能記住并做到,那才奇怪呢?針對這樣的問題,品控逐個把問題丟到群里往往不是最好的處理方式,而是需要把所有的問題匯總后,做好分級分類,然后呈現出來,挑最重要的內容,分步驟、分階段的跟生產部一起想辦法來解決,每次解決1-2個問題,這樣才能有重點的解決,否則胡子眉毛一把抓,很難抓出來效果。
 
  四、我們可以從哪里開始?
 
  如果您一直在做月報,可以看看是否可以更完善;
 
  如果您還沒有做月報,那么無論數據是否完善,可以先拉一個框架出來,并盡快的發出去一個月報;
 
  如果您暫時還沒有開始收集數據,那么可以按照職責,讓各個環節建立數據。
編輯:foodqm

 
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