圖１
雙擊標(biāo)尺上的灰色區(qū)域，也可以打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框。 如果文稿需要裝訂，就要設(shè)置裝訂線的位置：在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中的“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡里選擇裝訂線的位置，這個(gè)裝訂線的輸入框中的數(shù)值表示的是裝訂線到頁(yè)邊的距離，而現(xiàn)在的頁(yè)邊距表示的就是裝訂線到正文邊框的距離的了。
打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“版式”選項(xiàng)卡，從“垂直對(duì)齊方式”下拉列表框中選擇對(duì)齊方式，單擊“確定”按鈕，單擊“格式”工具欄上的“居中”按鈕，把文檔放到整個(gè)頁(yè)面的中間(圖2)。
圖２
Word是自動(dòng)換行的，所以段落的設(shè)置不用操心，只是圖形對(duì)象要使用相對(duì)對(duì)齊方式。
第二節(jié) 使用分頁(yè)符
想把標(biāo)題放在頁(yè)首處或是將表格完整地放在一頁(yè)上，敲回車(chē)，加幾個(gè)空行的方法雖然可行，但這樣做，在調(diào)整前面的內(nèi)容時(shí)，只要有行數(shù)的變化，原來(lái)的排版就全變了，還需要再把整個(gè)文檔調(diào)整一次。其實(shí)，只要在分頁(yè)的地方插入一個(gè)分頁(yè)符就可以了。
在Word中輸入文本時(shí)，Word會(huì)按照頁(yè)面設(shè)置中的參數(shù)使文字填滿(mǎn)一行時(shí)自動(dòng)換行，填滿(mǎn)一頁(yè)后自動(dòng)分頁(yè)，這叫做自動(dòng)分頁(yè)，而分頁(yè)符則可以使文檔從插入分頁(yè)符的位置強(qiáng)制分頁(yè)。 
若要把兩段分開(kāi)在兩頁(yè)顯示時(shí)，把光標(biāo)定位到第一段的后面，打開(kāi)“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，打開(kāi)“分隔符”對(duì)話框，選擇“分頁(yè)符”，單擊“確定”按鈕，在這里就插入了一個(gè)分頁(yè)符，這兩段就分在兩頁(yè)顯示了(圖3)。
要是又不想把這些內(nèi)容分頁(yè)顯示，把插入的分頁(yè)符刪除就可以了。默認(rèn)的情況下分頁(yè)符是不顯示的，單擊“常用”工具欄上的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕(圖4)，在插入分頁(yè)符的地方就出現(xiàn)了一個(gè)分頁(yè)符標(biāo)記，用鼠標(biāo)在這一行上單擊，光標(biāo)就定位到了分頁(yè)符的前面，按一下Delete鍵，分頁(yè)符就被刪除了。 圖3
圖4
其實(shí)分頁(yè)符就是一個(gè)比較特殊的字符，可以選取、移動(dòng)、復(fù)制和粘貼。不過(guò)一般很少這么用，因?yàn)椴迦敕猪?yè)符有一個(gè)很方便的快捷鍵：Ctrl+回車(chē)。分頁(yè)符插入以后會(huì)自動(dòng)占據(jù)一行，可以很方便地找到。
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第三節(jié) 使用換行符 |
使用換行符
分頁(yè)符只是分隔符的一種，這個(gè)和分段有一些區(qū)別：拿這個(gè)標(biāo)題來(lái)說(shuō)，通常為了排版的需要會(huì)給標(biāo)題設(shè)置一個(gè)比較大的段后間距，如果不使用換行符，而把這個(gè)標(biāo)題分成兩段的話，就要重新設(shè)置段落的格式，而換行符則只是把東西放到了另外的一行中，并沒(méi)有分段，行與行之間還是只有行距在起作用，這樣就不用再設(shè)置段落格式了。換行符主要是在那種要換行但又不想分段的地方使用。
換行符的插入：打開(kāi)“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，打開(kāi)“分隔符”對(duì)話框，選擇“換行符”，單擊“確定”按鈕，就在光標(biāo)所在的地方插入了一個(gè)換行符(圖3)。
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第四節(jié) 使用分節(jié)符 |
使用分節(jié)符
分節(jié)符的使用：有時(shí)候會(huì)在文檔的不同部分使用不同的頁(yè)面設(shè)置，若希望將一部分內(nèi)容變成分欄格式的排版，可以選擇這些部分的內(nèi)容，使用分欄的方法來(lái)將它們分欄，但也可以用插入分節(jié)符的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，將光標(biāo)定位到這些內(nèi)容的前面，打開(kāi)“插入”菜單，單擊“分隔符”命令，打開(kāi)“分隔符”對(duì)話框，選擇“分節(jié)符類(lèi)型（連續(xù)）”，單擊“確定”按鈕，在這里插入一個(gè)連續(xù)的分節(jié)符，在后面也插入一個(gè)連續(xù)的分節(jié)符，將光標(biāo)定位在引文中，打開(kāi)“格式”菜單，單擊“分欄”命令，打開(kāi)“分欄”對(duì)話框，選擇“兩欄”，將“應(yīng)用范圍”選擇為“本節(jié)”，單擊“確定”按鈕，現(xiàn)在這篇文檔就按我們的要求排版了。
實(shí)際上前面說(shuō)的許多操作都可以用分節(jié)的方式來(lái)設(shè)置作用區(qū)域的，如頁(yè)面邊框、頁(yè)面的邊距設(shè)置、紙張、紙型、版式等等。
第五節(jié) 頁(yè)眉和頁(yè)腳
一般情況下，頁(yè)眉和頁(yè)腳分別出現(xiàn)在文檔的頂部和底部，在其中可以插入頁(yè)碼、文件名或章節(jié)名稱(chēng)等內(nèi)容。當(dāng)一篇文檔創(chuàng)建了頁(yè)眉和頁(yè)腳后，就會(huì)感到版面更加新穎，版式更具風(fēng)格。
頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置：打開(kāi)“視圖”菜單，單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，Word自動(dòng)彈出“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄，并進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳的編輯狀態(tài)，默認(rèn)的是編輯頁(yè)眉，輸入內(nèi)容，單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的“在頁(yè)眉和頁(yè)腳間切換”按鈕，切換到頁(yè)腳的編輯狀態(tài)，編輯完畢后，單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的“關(guān)閉”按鈕回到文檔的編輯狀態(tài)，設(shè)置好頁(yè)眉和頁(yè)腳后，單擊“打印預(yù)覽”按鈕，可以看到設(shè)置的頁(yè)眉和頁(yè)腳就出現(xiàn)在文檔中。
圖5
這只是最簡(jiǎn)單的頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置，平常看到的書(shū)籍中大多是各個(gè)章節(jié)的頁(yè)眉和頁(yè)腳都不相同，而且奇偶頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳也是不同的，這個(gè)就需要使用分節(jié)來(lái)設(shè)置了。
首先在要設(shè)置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳的兩部分之間插入分節(jié)符，然后打開(kāi)“視圖”菜單，單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的“頁(yè)面設(shè)置”按鈕，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，選中對(duì)話框中的“奇偶頁(yè)不同”前的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，注意現(xiàn)在頁(yè)眉虛線框上的提示，現(xiàn)在的顯示表示我們正在設(shè)置的是第一節(jié)的奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉，輸入內(nèi)容，單擊“下一項(xiàng)”按鈕，設(shè)置第一節(jié)偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉，輸入內(nèi)容后，再單擊“下一項(xiàng)”按鈕，再設(shè)置第二節(jié)的奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉，這里若不做什么改變的話，單擊“下一項(xiàng)”按鈕，來(lái)設(shè)置第二節(jié)的偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉，單擊工具欄上的“與上一節(jié)相同”按鈕，設(shè)置好這個(gè)頁(yè)眉，用同樣的方法設(shè)置好后面的頁(yè)眉和頁(yè)腳。
不過(guò)還要注意“與上一節(jié)相同”和“奇偶頁(yè)不同”等問(wèn)題。一般普通的文檔只要能看到頁(yè)碼就可以了，此時(shí)沒(méi)有必要使用頁(yè)眉和頁(yè)腳來(lái)設(shè)置，Word中有一個(gè)簡(jiǎn)單的插入頁(yè)碼的功能：打開(kāi)“插入”菜單，單擊“頁(yè)碼”命令，打開(kāi)“頁(yè)碼”對(duì)話框，選擇要插入頁(yè)碼的位置和對(duì)齊方式，單擊“確定”按鈕就可以了。
圖6
第六節(jié) 文檔的背景
可以給Word的編輯區(qū)換個(gè)顏色，打開(kāi)“格式”菜單，單擊“背景”選項(xiàng)，從彈出的面板中選擇“寶石藍(lán)”單擊，就把背景色設(shè)置成了寶石藍(lán)的顏色。不過(guò)背景色只能在Web版式視圖中才會(huì)有，在設(shè)置了背景色以后，Word就自動(dòng)切換成Web視圖。
用一張圖片也可以作背景：打開(kāi)“格式”菜單中的“背景”面板，單擊“填充效果”命令，打開(kāi)“填充效果”對(duì)話框，單擊“圖片”選項(xiàng)卡，單擊“選擇圖片”按鈕，選擇一個(gè)圖片，單擊“插入”按鈕，把這個(gè)圖片插入進(jìn)來(lái)，單擊“確定”按鈕，在文檔中就把剛才選擇的圖片作為背景了。要是不想要了，打開(kāi)“格式”菜單的“背景”面板，選擇“無(wú)填充顏色”就可以去掉背景。
設(shè)置其他格式的背景：打開(kāi)“格式”菜單的“背景”子菜單，單擊“填充效果”命令，在“顏色”項(xiàng)里選擇“預(yù)設(shè)”，單擊“預(yù)設(shè)顏色”下拉列表框，選擇“金色年華”項(xiàng)，在底紋式樣中選擇“中心輻射”，單擊“確定”按鈕，文檔中就出現(xiàn)了選擇的背景樣式。 其它的幾種效果：打開(kāi)剛才的對(duì)話框，單擊“紋理”選項(xiàng)卡，可以選擇紋理；單擊“圖案”選項(xiàng)卡，可以選擇“前景”和“背景”色等等。
圖7 圖8
這些設(shè)置都不能打印出來(lái)，只是在編輯的時(shí)候看著好看。不過(guò)Word 2000提供了一個(gè)簡(jiǎn)易的水印功能：打開(kāi)“格式”菜單的“背景”面板，單擊“水印”命令，打開(kāi)“水印”對(duì)話框，從左邊的“文本”列表中選擇文字，在“字體”列表框中選擇字體，然后設(shè)置尺寸，選擇顏色，單擊“Ok”按鈕，頁(yè)面中就出現(xiàn)了顯示在文字下面的水印了；單擊“打印預(yù)覽”按鈕，可以看到設(shè)置的水印效果。 前面曾經(jīng)把一個(gè)剪貼畫(huà)放到文字底部，這個(gè)圖片是可以打印出來(lái)的，而且所有的圖形對(duì)象都可以這么做，不過(guò)那樣的話圖片要每頁(yè)單獨(dú)設(shè)置，如果我們一篇文檔有比較多的頁(yè)，那就太麻煩了。
圖9
使用頁(yè)眉和頁(yè)腳來(lái)設(shè)置背景圖片，為每節(jié)或整個(gè)文檔設(shè)置一個(gè)水印：打開(kāi)“視圖”菜單，單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，在頁(yè)眉中插入一個(gè)圖片：打開(kāi)“插入”菜單，打開(kāi)“圖片”子菜單，單擊“來(lái)自文件”命令，選擇文件，單擊“插入”按鈕，把文件插入進(jìn)來(lái)；單擊圖片選中它，單擊“圖片”工具欄上的“圖像控制”按鈕，選擇“水印”，單擊“文字環(huán)繞”按鈕，選擇“襯于文字下方”，然后設(shè)置一下圖片的位置：?jiǎn)螕?ldquo;常用”工具欄上的“繪圖”按鈕，打開(kāi)“繪圖”工具欄，單擊繪圖工具欄上的“繪圖”按鈕，單擊菜單中的“對(duì)齊或分布”項(xiàng)，選擇“相對(duì)于頁(yè)”命令，然后再打開(kāi)這個(gè)菜單，分別選擇“水平居中”和“垂直居中”；單擊“常用”工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕可以查看效果。
第七節(jié) 文檔網(wǎng)絡(luò)
通常我們編輯的稿件沒(méi)有辦法使上下的文字對(duì)齊是因?yàn)槭褂玫膬啥藢?duì)齊方式，同時(shí)又設(shè)置了標(biāo)點(diǎn)壓縮等段落格式的原因，而這些都是Word的默認(rèn)設(shè)置，如果要實(shí)現(xiàn)精確的對(duì)齊，可以用文檔網(wǎng)格來(lái)做。
先把Word的度量單位設(shè)置為字符單位：打開(kāi)“工具”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡，選中“使用字符單位”前的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。
圖10
然后打開(kāi)“文件”菜單，單擊“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，選擇“文字對(duì)齊文檔網(wǎng)格”，注意這里是每行25個(gè)字符，每頁(yè)30行，單擊“繪圖網(wǎng)格”按鈕，打開(kāi)“繪圖網(wǎng)格”對(duì)話框，將網(wǎng)格設(shè)置中的“水平間距”設(shè)置為“1字符”，“垂直間距”設(shè)置為“1行”，選中“在屏幕上中顯示網(wǎng)格線”前的復(fù)選框，確保“水平間隔”前面的復(fù)選框是選中的，設(shè)置水平間隔和垂直間隔都是1，然后單擊“確定”按鈕回到“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置，效果就出來(lái)了。
圖11
第八節(jié) 打印預(yù)覽和打印
也可以在打印時(shí)選擇一些參數(shù)來(lái)設(shè)置。打開(kāi)“文件”菜單，單擊“打印”命令，打開(kāi)“打印”對(duì)話框，在“縮放”選擇區(qū)中有一個(gè)“按紙型縮放”下拉列表框，從中選擇要縮放成的紙型就可以了。
打印幾份同樣的稿件，可以在打印對(duì)話框中設(shè)置：打開(kāi)“打印”對(duì)話框，在“副本”選擇區(qū)的“份數(shù)”輸入框中輸入要打印的稿件數(shù)量，單擊“確定”按鈕就可以了。
打印一部分頁(yè)碼：打開(kāi)“打印”對(duì)話框，在“頁(yè)面范圍”選擇區(qū)中選擇“頁(yè)碼范圍”，填入要打印的頁(yè)碼，每?jī)蓚�(gè)頁(yè)碼之間加一個(gè)半角的逗號(hào)，連續(xù)的頁(yè)碼之間加一個(gè)半角的連字符就可以了；也可以選擇打印當(dāng)前頁(yè)，或者打印選定的內(nèi)容。
圖12
把一個(gè)文檔像一般的書(shū)籍那樣打印出來(lái)：打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，在“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡中選中“對(duì)稱(chēng)頁(yè)邊距”前的復(fù)選框，頁(yè)邊距的“左”和“右”就變成了“內(nèi)側(cè)”和“外側(cè)”，在裝訂線后面的輸入框中輸入1，單擊“確定”按鈕，然后打開(kāi)“打印”對(duì)話框，從“打印”下拉列表框中選擇“奇數(shù)頁(yè)”，單擊“確定”按鈕進(jìn)行打印，打印完畢后再將打印出來(lái)的紙翻過(guò)來(lái)，放回打印機(jī)中，在剛才的對(duì)話框中選擇“偶數(shù)頁(yè)”進(jìn)行打印，打印時(shí)一定要注意紙張的放置順序。
一般在打印之前先預(yù)覽一下打印的內(nèi)容：?jiǎn)螕?ldquo;打印預(yù)覽”按鈕，將窗口轉(zhuǎn)換到打印預(yù)覽窗口中，在這里看到的文檔的效果就是打印出來(lái)的效果，預(yù)覽有多頁(yè)同時(shí)顯示，也有單頁(yè)顯示：?jiǎn)螕?ldquo;單頁(yè)”按鈕，在預(yù)覽窗口中的文檔就按照單頁(yè)來(lái)顯示，單擊“多頁(yè)”按鈕，選擇一種多頁(yè)的方式，回到了多頁(yè)顯示的狀態(tài)；同頁(yè)面視圖中一樣，可以設(shè)置顯示的比例，還可以設(shè)置標(biāo)尺的顯隱，單擊“查看標(biāo)尺”按鈕，取消按下?tīng)顟B(tài)，可以將標(biāo)尺隱藏起來(lái)；單擊這個(gè)放大鏡按鈕，使它不再按下，可以在這里直接編輯文檔，如果對(duì)預(yù)覽的效果感到滿(mǎn)意，直接單擊這個(gè)“打印”按鈕，就可以把文檔打印出來(lái)。
圖13
使用快捷鍵Ctrl+P鍵也可以打開(kāi)打印對(duì)話框； 打開(kāi)“打印”對(duì)話框，在“副本”選擇區(qū)中可以設(shè)置文檔是否按份打印，如果選擇了按份打印，則文檔在打印時(shí)將從第一頁(yè)打印到最后一頁(yè)后再開(kāi)始打印第二份，否則在打印時(shí)Word會(huì)把一頁(yè)的份數(shù)打印完以后再打印后面的頁(yè)。
除了使用“常用”工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕可以進(jìn)入打印預(yù)覽狀態(tài)外，使用“文件”菜單中的“打印預(yù)覽”命令也可以進(jìn)入打印預(yù)覽狀態(tài)。