Word認為有問題的地方,就在文字的下面加一些紅色和綠色的曲線，按F7鍵，Word就開始自動檢查文檔了。
打開“工具”菜單，單擊“拼寫和語法”命令，同樣可以打開“拼寫和語法”對話框進行檢查(圖1)。
圖1
Word 只能查出文檔中一部分比較簡單或者低級的錯誤，一些邏輯上和語氣的錯誤還要自己去檢查。
Word在進行校對時對某些詞提出修改意見，下面的提示框
中顯示出建議修改成的單詞，選中正確的單詞，單擊“更改”按鈕，就可以將Word認為錯誤的單擊替換為它提供的詞了。
如果不喜歡利用對話框來進行拼寫和語法檢查，也可以這樣：在文檔中下面有錯誤標記的文字中單擊右鍵，彈出菜單(圖2)，可以看到錯誤的原因以及Word的提示，同樣選擇相應的選項就可以了。 圖2
在我們對文檔進行了校對時，如果選擇了“忽略”，那么下次校對時Word將不會對這些地方提出疑問，如果想讓Word對文檔的所有可能錯誤再重新來一遍，就必需這么做：打開“工具”菜單，單擊“選項”命令，在彈出的對話框中單擊“拼寫和語法”選項卡，單擊“重新檢查文檔”按鈕，單擊“是”就可以了。
第二節 語言的設置
一般安裝后的Word默認的語言設置是中文和英文，現在Word 2000還有自動測定語言的功能，可以自己來設置文字的語言：選取文字，打開“工具”菜單，單擊“語言”選項，單擊“設置語言”命令，打開“語言設置”對話框(圖3)，可以把選擇的文字標記為相應的語種(圖4)；不過一般情況下使用Word的自動測定語言功能就可以了。
圖3 圖4
Word2000還提供了一個中文簡繁體轉換的功能：單擊“常用”工具欄上的這個“中文簡繁轉換”按鈕的下拉箭頭，從彈出的菜單中選擇“轉換為繁體中文”命令，這個文檔就轉換成繁體的了(圖5)。
圖5
在進行中英文互譯時，可以用Word中提供的詞典：打開“工具”菜單，單擊“語言”項，單擊“詞典”命令(見圖6)，打開詞典，在“查閱”輸入框中輸入要查看的詞，右邊的“替換為所譯內容”輸入框中顯示的就是Word在詞典中找到的相應的詞，單擊“插入”按鈕就可以把翻譯的結果直接插入到文檔中了。
圖6
同義詞庫：先選中要查看同義詞的單詞，打開“工具”菜單，單擊“語言”項，單擊“同義詞庫”命令，打開“同義詞庫”對話框，在這里就出現了所選單詞的同義詞了，單擊“替換”按鈕可以把當前選中的詞替換為“替換為同義詞”輸入框中的文字了(圖7)。
圖7
第三節 批注和修訂
添加和使用批注：
選中文字，打開“插入”菜單，單擊“批注”命令，在界面中出現了批注窗口，單擊“選項”按鈕，設置“修訂”后確定，同時批注中可以顯示這是誰的批注，輸入修改意見，單擊“關閉”按鈕(圖8)，剛才選中的部分已經是黃色的底色了，這樣在翻閱文檔時容易看到，把鼠標放到這里，過一會兒就會出現批注的內容了。
圖8
打開“視圖”菜單，單擊“批注”命令，就會出現“批注”窗口，就可以修改批注了；單擊“關閉”按鈕關閉批注窗口；在文檔中插入批注的文字中間單擊右鍵，從菜單中選擇“刪除批注”命令，就可以把插入的批注刪除了。
單擊剛才菜單中的“編輯批注”命令可以打開批注窗口。
使用修訂：
打開“工具”菜單，單擊“修訂”選項，單擊“突出顯示修訂”命令(圖9)，選中對話框中“編輯時標記修訂”前的復選框(圖10)，單擊“確定”按鈕。
圖9 圖10
此時用Delete鍵刪除文字，它們就變成了藍色帶刪除線的樣子，這就表示已經被刪除了；輸入文字，可以看到輸入的文字和一般的文字不一樣，這就表示新添加的文字，把鼠標移動到這些文字上面，可以看到是誰進行的修改，是刪除還是插入的。
如果覺得修改地很好，直接在修訂處單擊右鍵，從快捷菜單中選擇“接受修訂”命令就可以(如圖11)，這樣比批注要方便。 圖11
批注和修訂各有各的作用，如果把這兩種方法結合起來，綜合使用，改稿就更方便。
第四節 使用審閱
Word中有一個“審閱”工具欄(圖12)，在這里可以插入和刪除批注、接受和拒絕修訂、突出顯示文本、保存文檔版本等。
圖12
選中文字，單擊“插入批注”按鈕，可以在選中的文字中插入批注。
“編輯批注”按鈕可以打開/關閉批注窗口。
“前一批注”和“下一批注”按鈕可以快速定位查找批注。
“刪除批注”按鈕則可以刪除批注。
雙擊狀態欄中的“修訂”，可以快速切換文檔的修訂狀態。
“審閱”工具欄中的“修訂”按鈕同樣切換編輯時是否標記修訂。
“前一處修訂”和“下一處修訂”按鈕可以快速定位修訂的位置。
“接受修訂”和“拒絕修訂”按鈕接受和拒絕修訂。
“保存版本”按鈕則可以保存當前文檔的版本。
第五節 版本保存和文檔比較
保存版本
有時希望能夠將修改前后的稿件的進行對比，此時可以使用“版本”來實現這一目的。在寫一個文檔時，總是會做一些改動，如果不希望所做的修改將最原始稿覆蓋掉，就可以使用版本來做。
打開“文件”菜單，單擊“版本”命令(圖13)，打開“版本”對話框，單擊“現在保存”按鈕，輸入版本信息，單擊“確定”按鈕，就可以把當前狀態的文檔保存一個版本(圖14、圖15)。
圖13
圖14
圖15
當我們對文檔做了較大的改動以后可以再保存一個版本，現在再打開“版本”對話框，就可以打開以前保存的版本進行查看了。
文檔的比較
有時可能會需要對兩個文檔進行比較，以知道文檔到底在哪些地方不一樣，這時我們就可以使用Word提供的“比較文檔”功能來做：打開“工具”菜單，單擊“修訂”選項，單擊“比較文檔”命令，從文件列表中選擇要比較的文檔，單擊“打開”按鈕，Word就會自動進行兩個文檔的比較了。而且把當前的文檔與所比較文檔的不同之處也都以修訂的形式顯示了出來。
第六節 字數統計和編寫摘要
字數統計的使用
Word有一個“字數統計”功能，可以統計整個文檔或文檔的一部分的字數。
打開“工具”菜單，單擊“字數統計”命令，Word就會自動統計出我們文檔中字數的信息；單擊“關閉”按鈕(圖18)。
選中要統計字數的文字，打開“工具”菜單，單擊“字數統計”命令，統計出來的就是選中的文字的數量了(圖19)。
圖18 圖19
自動編寫摘要
可以用“自動編寫摘要”功能來實現對文檔的快速查閱：打開“工具”菜單，單擊“自動編寫摘要”命令，選擇摘要類型和在文檔中所占的百分比，單擊“確定”按鈕，Word就會自動從文檔中找到合適的摘要語句并著重顯示出來(圖20)。
界面中出現了一個“自動編寫摘要”工具欄(圖21)，單擊上面的“關閉”按鈕，就可以退出自動編寫摘要狀態了。
圖20
圖21