樣品應具有代表性。以樣品的結果說明總體的情況，對總體作出結論。采樣遵循如下原則：

1.1 代表性：

采樣時應特別注意克服和消除各種因素的影響，使樣品最大限度地接近總體情況，保證樣品對總體有充分的代表性 。

1.2 可獲性：

某些情況下，樣品可能不具備代表性，而是由其可獲性所決定。

1.3 公證性：

采樣必須保證公正，由具有資格的人員（接受過采樣培訓且考核合格的人員）進行。必要時在現場與受檢單位陪同人員一起簽封，并做好現場采樣記錄。填寫樣品采集記錄表，雙方簽字確認。

 

2.1 填寫委托書

無論抽檢還是送檢樣品首先應由委托方填寫“樣品檢驗委托書，一般委托書一式二份，一份留檢驗機構存檔，一份交委托方作為領取報告憑證”。

2.2 審核委托書

接收人員應審核樣品檢驗委托書填寫是否規范，是否有空項，手續是否齊備，資料是否完整，標準引用是否正確、適宜。

2.3 核查樣品

樣品應與“樣品檢驗委托書”填寫內容一致。樣品包裝應完好，如不完好應有文字記錄。送檢樣品數量應符合檢驗、復驗、仲裁的要求，如送檢樣品僅為檢驗樣品應有文字說明。

2.4 正式受理

樣品接收人員在“樣品檢驗委托書”上簽字并承諾出具報告日期。

 

為保證檢驗樣品溯源 ，原則上一份樣品給予一個唯一性編號（CNAS的要求是避免混淆，并不是要唯一性編號，當然唯一性編號肯定也滿足要求）。

 

對于同一事件的若干樣品可視為一份樣品給予一個編號。樣品編號可由年份、樣品類別代碼和樣品序號組成（或者其他的適合實驗室的編號）。為保證樣品編號的唯一性，一般由樣品接收部門負責統一編制，或者有LIMS的實驗室可以由系統生成。

 

樣品的識別包括唯一性編號(樣品受理編號)和樣品不同試驗狀態(未檢、在檢 、檢畢 、留樣)標識 。對檢畢樣品應有“檢畢”、“合格”、“不合格”標識。對于多個包裝的同一樣品應在樣品受理編號后面加橫杠和數字加以細分識別，以確保每個包裝的唯一性。樣品管理員負責將樣品的識別標簽逐一貼在樣品上。

 

樣品受理后，由承辦人根據客戶“樣品檢驗委托書中的要求，向檢測部門（人員）下達“樣品檢驗交接單”，并通知檢測室樣品管理員取待檢樣品。檢測室樣品管理員在交接時應核查樣品狀況并在“樣品檢驗交接單”上簽收認可。樣品傳遞到檢測室后由檢測室樣品管理員統一登記。未檢、在檢、檢畢樣品應分別存放。檢測員領取樣品作試驗時，樣品識別號不得改變。樣品在流轉和檢測過程中應加以防護，避免受到非檢測性損壞或丟失。

 

對外提供給分包實驗室的樣品，在交付前應檢查樣品完好性，交付分包實驗室的樣品應有對方接收憑證。分包管理部門應做好分包樣品的登記工作。分包方應有保護樣品完整性的措施，做好樣品的標記和保管。

 

樣品貯存、保管應設有專門的樣品窒并配備合適的設施；

樣品室由樣品管理員專人負責，限制出入；

樣品貯存環境應安全，無腐蝕，清潔干燥且通風良好，有溫濕度監控；

對要求在特殊環境條件下貯存的樣品，應嚴格控制環境條件，環境條件應定期加以記錄；

留樣應按照規定數量、品種執行，以備復檢、仲裁用；

腐蝕性、易燃、易爆和有毒的危險樣品應隔離存放，做出明顯標記；

樣品管理員要對留樣樣品認真進行驗收登記，不同性質的樣品分類保存。

 

報告發出后留樣樣品留樣期不得少于報告投訴反饋時間，對超標樣品和特殊樣品如有必要可重點延長留樣期，檢畢樣品處理分以下幾種處理方式：

8.1 客戶要求領回的樣品，在留樣期滿后，客戶可領回。客戶領回樣品時，領樣員需憑“樣品檢驗委托書”到樣品室，由樣品管理員辦理退樣手續。

8.2 客戶需提前(留樣期內)領回樣品時，應在樣品檢驗委托書上簽注“對本檢測報告無異議”之后，方可由樣品管理員辦理退樣手續；

8.3 對留樣期已過的客戶委托處理樣品，應按客戶填寫的要求處理；