一、記錄的充分性和有效性
 

記錄應盡可能全面地反映產品形成過程和結果以及質量管理體系的運行狀態(tài)和效果，為質量管理和質量保證工作提供必要的信息。原則是“做有痕、追有蹤、查有據”，體現客觀、規(guī)范、準確及時的精神原則。

在編制記錄時，既要從總體上評價記錄的充分性，也要對每一記錄的必要性進行評審。確保全面、有效地記錄質量信息。

二、記錄應標準化

記錄應做到格式統(tǒng)一，便于填制，便于統(tǒng)計和分析，同時也為進一步使用計算機進行信息管理打下基礎。記錄的填寫必須規(guī)范、正確、清楚，以滿足證實與質量改進的需要。

三、記錄的實用性

在確定每一記錄的內容時，應考慮記錄的實用性，歸檔和保存要符合規(guī)定要求，保證記錄，檢索方便，信息共享對一些不能為質量管理和質量保證提供依據的信息，不要體現在記錄中。

四、記錄的真實性和準確性

只有記錄真實準確的記載質量信息，才能為開展質量管理和質量保證提供科學的依據。記錄的失真、失實、模糊不清都將失去使用價值，甚至會造成產品質量失控和領導決策的失誤。為此，在確定記錄的格式和內容時，應考慮填寫的方便性并保證在現有條件下能準確地獲取所需質量信息。在填寫記錄時，應嚴肅認真，實事求是，能再現檢測過程，必要時可對有關人員進行培訓。

五、記錄應利于管理

不論使用何種載體記錄質量信息，都應易于貯存、查閱、分析和控制。應對記錄的標識做出明確規(guī)定，必要時，應制定記錄的管理程序。

記錄一般分為質量記錄和技術記錄兩大類，質量記錄指實驗室質量管理體系活動中所產生的記錄，技術記錄是進行檢測所得的數據和信息的累積，也是檢測是否達到規(guī)定的質量或過程所表明的信息。記錄不只是檢測的原始記錄，象任務委托、合同評審、質量內審、管理評審、文件發(fā)放、會議簽到等均屬記錄。原始記錄中應包含足夠的信息，以便能再現檢測過程。具體信息一般應包括時間、地點、項目、儀器設備、環(huán)境設施、采用方法、實施過程、相關人員、樣品描述等。

六、檢測分析記錄中常見的不足

1、不計起始與終止值，僅計間隔值，失掉了觀測的原始性，如滴定用量體積、烘干或培養(yǎng)時間等；

2、記錄的次數不夠，不足以證明達到要求，稱量恒重等，至少應有兩個以上讀數，以證明在規(guī)定要求范圍內；

3、記錄格式不規(guī)范，未設計必要的表格，被稱為“萬能”記錄表，常常會丟失必要的信息；

4、記錄更改不規(guī)范，只是用筆重新使勁描寫，看不出原來的數據；

5、記錄的信息量不全，如稀釋的過程相關信息沒有記錄下來等；