1 明確記錄控制的職責(zé)和權(quán)限
所有管理體系運(yùn)行所涉及的部門都必須保留自己的工作情況和體系運(yùn)行當(dāng)中的記錄和必要的追溯性、證明性記錄。指定一個(gè)部門收集、歸檔和保存相關(guān)質(zhì)量和技術(shù)記錄，負(fù)責(zé)建立和管理人員技術(shù)檔案和設(shè)備技術(shù)檔案和各類記錄表格的審核和發(fā)放等，一般為管理部門。各檢定部門按規(guī)定要求填寫、整理本部門使用的記錄。形成以管理部門為主，檢定部門為輔的記錄控制和管理。

2 記錄管理的明細(xì)

記錄的識(shí)別
所有記錄均按管理體系各個(gè)不同的活動(dòng)和規(guī)范考核分類的目錄納入其具體的對(duì)應(yīng)項(xiàng)目，并且編入體系文件。

記錄的收集
記錄由管理體系各活動(dòng)參與人根據(jù)預(yù)先制定的表格具體記錄，然后定期匯總至管理部門。

記錄的編號(hào)與檢索

①各實(shí)驗(yàn)室可自行制定編號(hào)規(guī)則，例如：某檢定裝置標(biāo)準(zhǔn)檔案號(hào)為71號(hào)，該標(biāo)準(zhǔn)的原始記錄有兩種，所以該檢定裝置的原始記錄編號(hào)分別為71JL2-1、71JL2-2。

②記錄的檢索可以根據(jù)記錄名稱、歸檔編號(hào)、收集日期等信息在臺(tái)帳中查詢。

記錄的存取及儲(chǔ)存
記錄的目錄可以活頁(yè)形式編入體系文件，具體記錄暫時(shí)保存在質(zhì)量活動(dòng)的各個(gè)部門，年底由管理部門裝訂成冊(cè)保存。其目錄同時(shí)存入計(jì)算機(jī)。查取時(shí)，可通過計(jì)算機(jī)檢索目錄，先查到部門，再根據(jù)分類和日期查找。也可通過體系文件目錄來(lái)查找。

記錄的維護(hù)和處理

①所有的記錄分別由各個(gè)不同的質(zhì)量活動(dòng)的職能部門來(lái)填寫，由管理部門定期監(jiān)督檢查。發(fā)現(xiàn)有缺陷或不足，及時(shí)通知具體填寫部門改進(jìn)并作為內(nèi)部審核的依據(jù)。

②記錄的填寫應(yīng)符合客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的原則，填寫的內(nèi)容要清楚、詳細(xì)、完整、字跡清楚，并且應(yīng)隨質(zhì)量活動(dòng)的發(fā)生而進(jìn)行，禁止后補(bǔ)。記錄的填寫出現(xiàn)錯(cuò)誤需要更改時(shí)，應(yīng)在錯(cuò)誤處劃雙橫線以示去除，同時(shí)將正確的內(nèi)容寫在上面的空白處，并加蓋更正人印章，禁止在錯(cuò)誤處涂改；記錄應(yīng)有記錄人簽字并注明日期。

③當(dāng)年記錄保存在具體記錄部門，第二年上交管理部門統(tǒng)一編號(hào)歸檔，確保每本記錄均有唯一的名稱和編號(hào)，規(guī)定出保存期，超過期限的，酌情處理或銷毀。保存應(yīng)確保安全和不丟失，在內(nèi)審時(shí)應(yīng)檢查質(zhì)量記錄的可信度，并督促可信度差的部門及時(shí)改正。

④存入計(jì)算機(jī)的記錄，只有管理部門根據(jù)授權(quán)指令可以修改，并通過密碼進(jìn)入。其他職能部門只能通過共享進(jìn)行閱讀，不能存取和修改。程序員定期對(duì)存儲(chǔ)記錄進(jìn)行光盤刻錄備份。

⑤所有記錄應(yīng)做好保密，管理體系任何環(huán)節(jié)均不得把記錄失密。本所內(nèi)部人員查閱記錄須經(jīng)過批準(zhǔn)后登記方可查閱；外部人員須要查閱，應(yīng)在注意為其他客戶信息保密的前提下，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后登記方可查閱。

3 原始記錄管理注意事項(xiàng)
在記錄控制管理中，原始記錄是重中之重，它是檢定、校準(zhǔn)、檢測(cè)能力的證據(jù)。為確保對(duì)實(shí)驗(yàn)室已進(jìn)行的檢定、校準(zhǔn)和檢測(cè)工作進(jìn)行復(fù)現(xiàn)、追溯，就要對(duì)原始記錄進(jìn)行有效控制。

原始記錄的內(nèi)容與格式
各檢定部門檢定、校準(zhǔn)和檢測(cè)人員必須按計(jì)量檢定規(guī)程或校準(zhǔn)檢測(cè)方法及規(guī)范要求的記錄格式填寫原始記錄，若沒有格式要求，也要按實(shí)驗(yàn)室規(guī)定的通用格式填寫原始記錄。原始記錄要能全面反映檢定、校準(zhǔn)和檢測(cè)的全過程。

內(nèi)容包括:日期、觀察結(jié)果、讀出數(shù)據(jù)、計(jì)算公式、導(dǎo)出數(shù)據(jù)和結(jié)果，必要時(shí)包括圖形、表格等。需要時(shí)還應(yīng)在原始記錄中記錄偏離規(guī)程或校準(zhǔn)方法的情況、測(cè)量不確定度等足夠的信息。并根據(jù)這些信息可以在接近原來(lái)的情況下復(fù)現(xiàn)檢定、校準(zhǔn)和檢測(cè)活動(dòng)并識(shí)別出產(chǎn)生不確定度的影響量。

原始記錄的識(shí)別
實(shí)驗(yàn)室的原始記錄均應(yīng)有唯一性標(biāo)識(shí)。固定實(shí)驗(yàn)室之外的現(xiàn)場(chǎng)檢定、校準(zhǔn)、檢測(cè)的原始記錄也必須達(dá)到上述要求。

原始記錄的使用
所有未填寫的空白原始記錄由管理部門統(tǒng)一管理、發(fā)放、記錄。檢定部門按需領(lǐng)取。嚴(yán)禁檢定部門擅自出具（打印）空白原始記錄。