一、在Word中設置“下拉型窗體域”，實現(xiàn)表格的選擇性錄入方式
在這里我們還是舉個例子來說明我們的設計思路吧！比如，要上報一份“2003年計算中心上機情況統(tǒng)計表”，在這個表格中如職稱、上機課程等幾項是要反復重復輸入的，那不妨將它設置成選擇性下拉列表式輸入方式，只要一點單元格，就會出現(xiàn)一個下拉列表，在列表中選擇要輸入的項就可以了。如圖1所示為此表的一部分。
圖1 2003年計算機中心上機情況匯總表
要實現(xiàn)上面如圖所示的效果需要進行如下設置。
第一步：設計表格
先打開一個Word文檔，在其中根據(jù)需要先設計好表格。可以先將一些不能用下拉輸入的單元格先行輸入。
第二步：插入下拉型窗體域
下拉型窗體域是比較常用的窗體域類型。這種類型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場合。我們設計的這個表格，在“職稱、上機課程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗體域，用戶在填寫表單時可以直接點擊鼠標選定，不必進行輸入，省去了重復輸入的麻煩。
具體方法：將鼠標移到指定位置，比如上機課程下面的單元格，點“視圖→工具欄→窗體”，彈出“窗體”工具欄，點“下拉型窗體域”按鈕，如圖2所示。
圖2窗體工具欄
窗體域插入后，單元格中會顯示出一個帶有灰色陰影的小方塊(在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會顯示陰影)。窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，并不會被打印出來。雙擊插入的窗體域，系統(tǒng)彈出“下拉型窗體域選項”對話框。在“下拉項”的框格內(nèi)添加下拉菜單中的選項。添加的步驟是：首先在“下拉項”項目中輸入需要添加的第一個列表項，并單擊“添加”按鈕(或按回車鍵)，然后依次輸入其余列表項。所有列表項添加完畢后，可以通過向上↑、向下↓這2個“移動”按鈕改變列表項的排列順序。選中“啟用下拉列表”項，點“確定”按鈕即可，如圖3所示。
圖3設計下拉項
這樣一個單元格的下拉型窗體域就設置好了，下面的單元格就可以采用復制、粘貼的方法來完成。依次類推，完成其他項的域插入工作。
第三步：保護窗體
下拉型窗體域插入完成之后，單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護窗體”按鈕，這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其他地方都無法進行修改。此時用鼠標單擊任一窗體域單元格，在單元格的右側(cè)會出現(xiàn)一個下拉三角圖標，點擊該圖標會彈出下拉列表，在其中選擇即可。全部選擇好后，再點“保護窗體”按鈕即可解除鎖定。
二、在Excel中設置“有效性”，實現(xiàn)表格的選擇性錄入方式
還是上面列舉的那個例子吧。在Excel中可不能在玩兒窗體域了，得換個方法才行。
圖4設計表格大體輪廓
先在Excel工作表中設計好表格的大體輪廓，再在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容；選定要使用選擇性輸入的區(qū)域，如圖4所示。
再點“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，在“數(shù)據(jù)有效性”窗體中的選“設置”選項卡，在“允許”欄中選擇“序列”；在“來源”欄中輸入序列來源的單元格絕對地址或點“來源”欄中右側(cè)的隱藏窗體按鈕，再用鼠標選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容單元格，最后單擊“確定”返回，如圖5所示。
圖5數(shù)據(jù)來源設置
此時只要用鼠標點中區(qū)域中的任一單元格，都會在單元格的旁邊出現(xiàn)一個下拉箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設置序列，我們只要從中單擊所需的項目即可完成錄入，如圖6所示。
圖6項目錄入
上面說到的兩種在Word和Excel中實現(xiàn)選擇性錄入的方法是不是省事多了？快試試吧！