窗體是Outlook中一個重要的概念。實際上，Outlook的所有信息都通過窗體顯示出來，我們的所有操作也必須通過窗體進行。例如，編寫和查看E-mail要用到“郵件”窗體，聯系人信息通過“聯系人”窗體處理。選擇Outllook菜單“工具->窗體->選擇窗體”，可以查看Outlook提供的所有標準窗體，標準窗體的名字都與它能夠處理的任務對應。
要創建定制窗體，最簡單的方式是以“設計模式”打開標準窗體，在標準窗體的基礎上進行修改。在設計模式中，用戶可以編輯、添加、刪除各種窗體元素，如輸入字段和控制按鈕等。但并非所有標準的窗體元素都是可編輯的，有些時候，我們只能添加新的頁面，而不能修改現有的頁面——盡管如此，總的看來，Outlook的窗體自定義機制還是相當靈活的。
要充分發揮自定義窗體的優勢，就必須有VBScript和數據庫操作方面的知識，才能夠方便地把定制窗體收集的數據保存到數據庫，或者根據數據庫數據自動填寫定制窗體的某些字段。但是，即使沒有這方面的知識，我們仍舊能夠設計出簡單、實用的定制窗體。
必須注意的是，Outlook窗體使用RTF格式，因此必須確保發送和接收窗體的各方都把Outlook配置成使用RTF。選擇菜單“工具->選項”，點擊“郵件格式”選項卡，在“以該郵件格式撰寫”中選擇RTF。如果Outlook沒有設置成使用RTF，當你發送窗體時，接收郵件的人將收到名為Winmail.dat的附件。另外還要注意，如果把Outlook設置成用Word撰寫郵件或用Word閱讀RTF，也不能使用窗體，因此必須確保在“郵件格式”選項卡中沒有選中這些選項。
圖一：設置Outlook郵件格式
如果你的工作環境中不使用公用文件夾，而且你打算發送基于定制窗體的E-mail，那么所有接收郵件的人必須有定制窗體的副本。最好以文件的形式把窗體發送給每一個接收郵件的人，并告訴他們如何把窗體發布到“個人窗體庫”(參見本文后面的說明)。
一、定制窗體的基礎知識
下面的說明針對Outlook 2002，但對于版本較早的Outlook，操作方式也相似。首先，以設計模式打開Outlook的標準窗體。如果你正在使用某個窗體(例如，正在閱讀郵件)，可以選擇“工具->窗體->設計該窗體”進入設計模式(便簽窗體除外，因為它是不能定制的)。否則，從“標準窗體庫”選擇一個窗體進入設計模式。圖二就是以設計模式打開的郵件窗體。
圖二：以設計模式打開的郵件窗體
利用窗體上方的選項卡，可以在各個頁之間來回切換。一些選項卡的標簽有圓括號，例如圖一的“(第2頁)”等，收件人無法看到這些頁，除非你按照如下方式進行設置：首先選中要讓收件人看到的頁，然后從“窗體”菜單選擇“顯示此頁”，選擇菜單“窗體->重命名此頁”可以修改每一頁的標簽文字。如果要確定一個頁是否可以修改，點擊該頁的標簽，如果“字段選擇器”窗口出現，則表明該頁可編輯。
在“字段選擇器”中，選中想要的字段并把它拖入窗體。通過字段選擇器上方的下拉列表，可以切換字段選擇器顯示的字段類別。點擊字段選擇器的“新建”按鈕可以創建自定義字段。
如果要向窗體加入控件，例如復選框、單選按鈕，則在以設計模式打開的窗體中，選擇菜單“窗體->控件工具箱”。如果你要使用的控件不在Outlook顯示的控件工具箱中，只需右鍵點擊控件工具箱的空白區域，選擇菜單“自定義控件”，“附加控件”對話框將顯示出所有可用的控件，選中每一個你要用的控件，它們就會自動添加到“控件工具箱”，以后你就可以象使用普通控件一樣使用它們。
當然，除非把控件綁定到字段，否則，通過控件輸入的值不會出現在窗體上。要實現綁定，右擊控件，從菜單選擇“屬性”，再選擇“值”選項卡。然后，你既可以點擊“選擇字段”按鈕選擇預定義的字段，也可以創建新的字段——即，點擊“新建”按鈕并指定名稱、類型和格式。
例如，假設我們要在“郵件”窗體中增加一個多行文本輸入框。首先以設計模式打開郵件窗體，顯示出控件工具箱，把一個文本框拖入到郵件窗體的適當位置，右擊文本框控件，選擇“屬性”菜單，選擇“值”選項卡，如圖三所示，點擊“新建”按鈕為文本框創建一個新的字段。在“新建字段”對話框中，把字段命名為“messText”，字段類型指定為“文本”，點擊“確定”返回字段的“屬性”對話框，選擇“顯示”選項卡，點擊“多行”使檢查框處于選中狀態，最后點擊“確定”關閉控件的“屬性”對話框。
圖三：把控件綁定到自定義字段
如果你要測試窗體，最簡單的方法是選擇菜單“窗體->運行此窗體”，然后給自己發一個郵件。
以設計模式打開窗體時，我們首先看到的是郵件的“撰寫頁”，而收件人看到的是“閱讀頁”。如果你要把窗體發布到公用目錄，或者通過郵件發送，可以為窗體設計分離的撰寫頁和閱讀頁，這樣，收件人看到的窗體將與發件人發送的窗體不同。你可以通過“窗體->分離讀寫版面”開啟或關閉這一功能。
測試窗體時，如果你收到的結果與發送的不同，請重新以設計模式打開窗體，取消“分離讀寫版面”的選中狀態，強制Outlook為郵件發送者和接收者提供同一版面。如果你既想分離撰寫頁和閱讀頁，又想讓撰寫頁中的某些定制元素出現在閱讀頁中，那么必須把這些元素從撰寫頁復制到閱讀頁：首先在撰寫頁中選中這些元素，復制，然后從“設計”工具條點擊“編輯閱讀頁”，把剛才復制的元素粘貼到閱讀頁。
設計好窗體之后，應當把它保存下來。不要用“文件->保存”菜單來保存定制窗體，而是應該在設計模式中選擇菜單“工具->窗體->將窗體發布為”，如圖四，在對話框中選擇一個Outlook文件夾或窗體庫，指定定制窗體的名字，最后點擊“發布”按鈕。發布窗體之后，關閉以設計模式打開的窗體，如果Outlook詢問是否要保存它，選擇“否”，因為我們已經通過“發布”操作保存它了。如果窗體被發布到了公用的Outlook文件夾，所有能夠訪問該文件夾的用戶都能夠使用該窗體。
圖四：發布窗體
發布到“個人窗體庫”的窗體僅供個人使用。如果你收到了別人用定制窗體發送的郵件，只要在閱讀郵件時選擇菜單“工具->窗體->將窗體發布為”，就可以把定制窗體保存到“個人窗體庫”。
二、設計實例：調查
下面來看一個定制窗體的設計實例。假設我們要通過E-mail發起一項調查，我們希望讓參與調查的人只需簡單地點擊鼠標即可完成調查過程，不一定要手工輸入信息。在這種調查中，使用定制窗體的好處是收件人的應答很規范，容易收集和整理。
我們要定義兩個定制的郵件窗體。第一個是“初始窗體”，我們定制其“答復”動作，使得收件人在收到該類郵件并作出答復時，自動使用第二個定制郵件窗體“調查窗體”進行答復。在調查窗體中我們定義調查的具體內容，假設是一次對食堂飯菜質量滿意程度的調查。
首先創建答復窗體。選擇菜單“工具->窗體->設計窗體”，從“標準窗體庫”選擇“郵件”，點擊“打開”以設計模式打開郵件窗體。點擊標簽為“(第2頁)”的頁，選擇菜單“窗體->顯示此頁”，使得收件人能夠看到該頁，選擇菜單“窗體->重命名此頁”，把第2頁的名字改成“調查”。利用字段選擇器和控件工具箱，在調查頁中加入各種調查選項。注意，對于每一個加入到調查頁的控件，應當打開它的“屬性”對話框，把控件綁定到Outlook預定義的字段或新建的字段。圖五就是我們設計完成后的調查窗體。
圖五：調查窗體
在這個定制窗體中，我們加入了一組單選按鈕，要求用戶選擇其中一個表示他對食堂飯菜質量的滿意程度，另外還有一個文本框，用來輸入具體的意見。設計要點是：三個單選按鈕控件綁定到同一個字段，這個字段是一個自定義字段，名稱是messButton；另外，應當使文本框能夠接受多行輸入(右鍵點擊文本框，選擇“屬性”，在“顯示”選項卡中設置)。
完成后，把窗體發布到“個人窗體庫”，把該窗體命名為surveyForm，顯示名稱是“調查窗體”。發布窗體時，Outlook將詢問是否“將項目與窗體定義一同保存”，回答“是”。最后，關閉窗體時Outlook詢問是否要保存窗體，回答“否”。
接下來設計發起調查的初始窗體。以設計模式打開一個新的郵件窗體，點擊“動作”頁(注意不是“動作”菜單)。在“動作名稱”欄雙擊“答復”，在“窗體動作屬性”對話框的“窗體名稱”欄目中選擇“窗體...”，在“選擇窗體”對話框“查找”欄中選擇“個人窗體庫”，然后選擇“調查窗體”，最后點擊“打開”，圖六是選擇好之后的結果。我們這是在告訴Outlook，當用戶應答該類郵件時應當用“調查窗體”作為應答郵件的窗體。將窗體發布到“個人窗體庫”，為該窗體取名initForm，顯示名稱是“初始窗體”。
圖六：答復時使用調查窗體
下面來看看如何用這兩個定制窗體完成一次調查過程。作為調查的發起人，你在Outlook主窗口中選擇菜單“文件->選擇窗體”，選擇“個人窗體庫”，打開“初始窗體”。指定所有參與調查的郵件收件人，指定主題“調查”，然后發送郵件。收件人收到郵件后，如果他的“個人窗體庫”中包含了“調查窗體”，當他應答郵件時，Outlook自動顯示出“調查窗體”作為答復郵件，圖七就是收件人在應答時看到的調查窗體。收件人在調查窗體中選擇他對食堂飯菜質量的意見，然后發回郵件。
圖七：收件人通過定制窗體響應調查
總之，Outlook定制窗體是一種非常強大和靈活的工具。恰到好處地運用定制窗體，能夠為你的日常工作帶來很多方便。