每學期末，學校都會向各科教師收集論文歸檔，盡管事先布置了論文的排版格式，但交上來的很多論文依然格式不統一，歸納起來主要存在以下幾個方面的問題：

　　1. 紙張大小和頁邊距不統一。

　　2. 首行縮進不規范，縮進距離有大有小，有很大一部分論文用一兩個空格來縮進。

　　3. 行間距設置不統一。

　　4. 標題及正文的字體、字號設置不統一。

　　要統一這些文檔格式，如果用逐篇、逐項重新設置的方法來處理的話，上百篇論文真不知要進行多少煩瑣重復的勞動。想用輕松便捷的方法嗎？那就跟我一起用自定義宏按鈕的方法來解決吧。

　　定制?統一格式?按鈕

　　1. 在Word XP中依次單擊“工具/宏(M)/錄制新宏…”，在“錄制宏”對話框中，給將要錄制的宏取一個名字，如“Macro1”（如圖1）。

　　2. 單擊[工具(T)]按鈕，在彈出的對話框中選擇“命令”選項卡。

　　3. 在“命令”選項卡中，“類別”欄選擇“宏”，“命令”欄選擇要錄制的宏命令“Normal.NewMacros. Macro1”，并將它拖動到工具欄的合適位置。

　　4. 右擊工具欄上的“Normal.NewMacros. Macro1”，在彈出的快捷菜單中選擇“命名(N)”，并將“命名”后面框中的“Normal.NewMacros. Macro1”改名為“統一格式”作為工具按鈕的名稱（如圖2）。

　　5. 單擊[關閉]按鈕，完成宏按鈕的建立。

　　錄制宏

　　建好按鈕后，Word會自動彈出錄制宏工具圖標，進入錄制宏狀態。接著可做以下幾步操作：

　　1． 刪除段首空格

　　（1）按“Ctrl+Home”鍵，將光標移到段首，按回車鍵在段首插入一個段落標記。

　　（2）單擊“編輯/替換”，打開“替換”對話框，設定“查找內容”為“^p　”（“^p”為段落標記，后面跟一個中文空格），“替換為”設為“^p”，“搜索范圍”為“全部”，然后單擊[全部替換]按鈕。替換結束后，再次單擊此按鈕，這樣可刪除段首的連續兩個中文空格。

　　（3）將“查找內容”改為“^p ”（“^p”后跟一個英文空格），“替換為”和“搜索范圍”不變，然后單擊四次[全部替換]按鈕，這樣可刪除段首的連續四個英文空格。替換結束后單擊[關閉]按鈕退出對話框。

　　2． 設置首行縮進兩字符，行距調整為單倍行距

　　（1）按“Ctrl+A”選定全文。

　　（2）單擊“格式/段落”，在彈出的對話框中設定“首行縮進”兩字符，行距為“單倍行距”，然后單擊[確定]退出對話框。

　　3． 設置字體

　　（1）單擊“格式/字體”，在彈出的字體對話框中設置宋體、小四號，再單擊[確定]退出對話框。

　　（2）按“Ctrl+Home”鍵將光標移到段首，再按“Delete”鍵刪除段首的一個空行。

　　（3）單擊“格式/段落”，在彈出的對話框中設定“首行縮進”為“無”，“對齊方式”為“居中”，然后單擊[確定]退出對話框。

　　（4）按“Shift+End”鍵選中第一行，然后單擊“格式/字體”，在彈出的字體對話框中設置黑體、三號，再單擊[確定]退出對話框。

　　（5）按“Home”鍵取消選定。

　　4． 設置頁面

　　單擊“文件/頁面設置”，在“頁面設置”對話框中設定紙張大小為“19.5×27厘米”（即16開紙），上下左右邊界分別設為“2.5”、“2.5”、“3”、“2”厘米，然后單擊[確定]關閉對話框。

　　在完成以上操作后，單擊[停止錄制宏]按鈕結束宏的錄制，這樣全部工作就完成了。

　　現在，你隨便打開一個文檔，然后單擊[統一格式]按鈕，格式不一的文檔會自動轉為你預設的格式（如段首還有空格，可再次單擊[統一格式]按鈕去除）。用這種方法，我們還可輕松處理從網頁上復制到的文檔呢，是不是很方便？